Bộ tài liệu lưu trữ của Dịch vụ Quản lý Thư viện (L01)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Báo cáo kế toán (L01-004)

Tài liệu này ghi lại chi phí và doanh thu của thư viện về nhân sự, vật liệu và dịch vụ, cũng như chi phí gián tiếp. Các báo cáo được sử dụng để chuẩn bị phần doanh thu và chi phí của báo cáo thường niên của Thư viện Tiểu bang. Bao gồm các bản sao báo cáo được tạo ra bởi hệ thống kế toán của quận, bao gồm các báo cáo chi tiết và tóm tắt về doanh thu, chi phí, cam kết, số dư tiền mặt, bảng cân đối thử, bảng lương và các báo cáo khác được sử dụng trong việc theo dõi và đối chiếu các tài khoản ngân sách. (OAR 166-150-0110(17)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Ngân sách Bộ đã được thông qua (L01-008)

Hồ sơ ghi lại kế hoạch tài chính hàng năm cuối cùng được cơ quan quản lý phê duyệt cho tất cả các khoản chi tiêu của bộ phận. Thông tin có thể bao gồm thông điệp ngân sách, tóm tắt tài chính, doanh thu và chi tiêu, chương trình hoạt động, dịch vụ nợ, phân tích vị trí và tiền lương, phân bổ chi phí chung, sơ đồ tổ chức, số tiền thực tế và ngân sách trước đó, và dữ liệu liên quan. Bản sao cần được lưu giữ khi cần thiết. (OAR 166-150-0110(12)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Lưu ý: Mức tăng gần đây so với 10 năm trước.

Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L01-007)

Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(11))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 5 năm.

Hồ sơ quản lý hợp đồng (L01-005)

Tài liệu này ghi lại việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của Thư viện. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0005(7)(a))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 10 năm.

Hồ sơ tiền gửi (L01-002)

Tài liệu ghi lại các khoản tiền gửi thu được từ hoạt động thư viện. Không bao gồm biên lai của thư viện chi nhánh. Hồ sơ bao gồm thông báo gửi tiền, biên lai gửi tiền, bản sao séc, thư từ và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(9))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ báo cáo kiểm toán thường niên trong 3 năm sau khi được ban hành.

Phiếu ghi sổ kế toán chung (L01-006)

Được sử dụng để sửa lỗi mã hóa trên phiếu thanh toán. Hiển thị ngày, thông tin mã hóa tài khoản gốc, thông tin mã hóa tài khoản chính xác, ghi chú và chữ viết tắt của kế toán. (OAR 166-150-0110(25)(c))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Hồ sơ báo cáo tài trợ (L01-010)

Tài liệu này ghi nhận các khoản tài trợ, chi tiêu đã báo cáo và các yêu cầu bồi thường cho các khoản tài trợ từ các nguồn tài trợ liên bang, tiểu bang và địa phương. Bao gồm thông báo về việc trao tặng khoản tài trợ, hợp đồng tài trợ bao gồm các sửa đổi và bổ sung, báo cáo tiến độ và chi tiêu cuối cùng cũng như các yêu cầu bồi thường kèm theo tài liệu hỗ trợ và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0110(20))

Khả năng ghi nhớ:

• L01-010(a) Hồ sơ ghi lại việc mua hoặc bán bất động sản, 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản [như được định nghĩa bởi ORS 12.135], hoặc 3 năm sau khi thanh lý cuối cùng, hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn.
• L01-010(b) Các đơn xin tài trợ không thành công, 1 năm sau khi bị từ chối hoặc rút lại.
• L01-010(c) Tất cả các hồ sơ tài trợ khác, 10 năm sau khi báo cáo chi tiêu cuối cùng được phê duyệt hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn.

Lưu ý: Gần đây đã được chia thành nhiều phần.

Phiếu thanh toán (L01-003)

Tài liệu thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ. Bao gồm phiếu thanh toán ghi rõ số tiền và mô tả khoản thanh toán, chữ ký được ủy quyền và mã tài khoản mà khoản thanh toán được thực hiện từ đó, cùng với bản sao hóa đơn. (OAR 166-150-0110(1))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.

Báo cáo thống kê dịch vụ công (L01-009)

Tài liệu ghi lại việc sử dụng công cộng hệ thống thư viện Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm các báo cáo thống kê hàng tháng từ hệ thống thư viện tích hợp của Thư viện, thông tin thống kê từ các thư viện chi nhánh, bảng tính (Excel 97) chứa tóm tắt thông tin thống kê và một trang web trên mạng nội bộ của thư viện liên kết đến các bảng tính tóm tắt. Thông tin bao gồm thống kê hàng tháng về việc sử dụng công cộng của từng thư viện trong hệ thống thư viện quận và tổng số cho toàn bộ hệ thống. (OAR 166-150-0140(6)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• L01-009(a) Báo cáo thống kê: lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
• L01-009(b) Hồ sơ chuẩn bị: lưu giữ 2 năm.

Hồ sơ mua hàng (L01-001)

Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận được việc mua hàng hóa và dịch vụ của bộ phận. Không bao gồm hồ sơ mua hàng cho chương trình dịch vụ kỹ thuật. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(23))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.