Serie de retención de servicios administrativos de biblioteca (L01)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Informes contables (L01-004)

Documenta los gastos e ingresos de la biblioteca en personal, materiales y servicios, así como los costos indirectos. Los informes se utilizan para preparar la sección de ingresos y gastos del informe anual de la Biblioteca Estatal. Consta de copias de los informes generados por los sistemas contables del condado, incluidos informes detallados y resumidos de ingresos, gastos, compromisos, saldos de efectivo, balances de comprobación, nómina y otros informes utilizados para el seguimiento y la conciliación de las cuentas presupuestarias. (OAR 166-150-0110(17)(b))

Retención:

• Retener 3 años.

Presupuesto departamental aprobado (L01-008)

Registros que documentan el plan financiero anual final aprobado por un órgano rector para todos los gastos del departamento. La información puede incluir el mensaje presupuestario, resúmenes financieros, ingresos y gastos, programas operativos, servicio de la deuda, análisis de puestos y salarios, asignación de gastos generales, organigramas, importes reales y presupuestados anteriores, y datos relacionados. Se deben conservar copias duplicadas según sea necesario. (OAR 166-150-0110(12)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Nota: Aumento reciente en los últimos 10 años.

Registros de preparación del presupuesto (L01-007)

Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del departamento presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. (OAR 166-150-0110(11))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Registros de administración de contratos (L01-005)

Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de la Biblioteca. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluidos memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, enmiendas de contratos, lista de verificación de revisión de contratos, pantallas de entrada de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copia del contrato, certificados de seguro, información del contratista (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0005(7)(a))

Retención:

• Conservar durante 10 años.

Registros de depósito (L01-002)

Documenta los depósitos realizados con los ingresos procedentes de las operaciones de la biblioteca. No incluye los recibos de las sucursales. Los registros incluyen avisos de depósito, recibos de depósito, copias de cheques, correspondencia y documentación relacionada. (OAR 166-150-0110(9))

Retención:

• Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.

Comprobantes del Libro Diario General (L01-006)

Se utiliza para corregir errores de codificación en los comprobantes de pago. Muestra la fecha, la información de codificación de la cuenta original, la información de codificación de la cuenta correcta, observaciones e iniciales del contador. (OAR 166-150-0110(25)(c))

Retención:

• Retener 3 años.

Registros de informes de subvenciones (L01-010)

Documenta las subvenciones otorgadas, los gastos reportados y las solicitudes de reembolso de subvenciones provenientes de fuentes de financiamiento federales, estatales y locales. Incluye notificaciones de adjudicación de subvenciones, contratos de subvención (incluidas enmiendas y modificaciones), informes de progreso y gastos finales, solicitudes de reembolso con su documentación de respaldo y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0110(20))

Retención:

• L01-010(a) Registros que documentan la compra o enajenación de bienes inmuebles, 10 años después de la finalización sustancial [según se define en ORS 12.135], o 3 años después de la enajenación final, o según se especifique en el acuerdo, lo que sea más largo.
• L01-010(b) Solicitudes de subvención no aprobadas, 1 año después del rechazo o retiro.
• L01-010(c) Todos los demás registros de subvenciones, 10 años después de la aprobación del informe final de gastos o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo.

Nota: Recientemente dividido en varias partes.

Comprobantes de pago (L01-003)

Documenta los pagos realizados por bienes y servicios. Incluye comprobantes de pago que indican el monto y la descripción del pago, la firma autorizada y el código contable desde el cual se realizará el pago, así como copias de las facturas. (OAR 166-150-0110(1))

Retención:

• Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.

Informes estadísticos del servicio público (L01-009)

Documenta el uso público del sistema de bibliotecas del condado de Multnomah. Los registros incluyen informes estadísticos mensuales del sistema integrado de la biblioteca, información estadística de las bibliotecas sucursales, hojas de cálculo (Excel 97) con resúmenes de la información estadística y un sitio web en la intranet de la biblioteca que enlaza con los resúmenes de las hojas de cálculo. La información incluye estadísticas mensuales sobre el uso público de cada biblioteca del sistema y totales para todo el sistema. (OAR 166-150-0140(6)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• L01-009(a) Informes estadísticos: conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
• L01-009(b) Registros de preparación: conservar durante 2 años.

Registros de compras (L01-001)

Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del departamento. No incluye registros de compras para el programa de servicios técnicos. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contratos, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacén central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares. (OAR 166-150-0110(23))

Retención:

• Retener 3 años.