Chuỗi chương trình giữ chân khách hàng dịch vụ tự động hóa (L12)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính (L12-001)

Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính ghi lại việc bảo trì hệ thống máy tính và được sử dụng để đảm bảo tuân thủ mọi bảo hành hoặc hợp đồng dịch vụ; lên lịch bảo trì định kỳ và chẩn đoán các sự cố hệ thống hoặc linh kiện; và ghi lại các bản sao lưu hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở danh mục thiết bị máy tính, báo cáo hiệu suất phần cứng, hồ sơ bảo trì linh kiện (hóa đơn, bảo hành, nhật ký bảo trì, thư từ, báo cáo bảo trì và các hồ sơ liên quan), báo cáo và quy trình sao lưu hệ thống, danh mục băng sao lưu và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0125(6))

Khả năng ghi nhớ:

• L12-001(a) Hồ sơ liên quan đến việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng hệ thống hoặc linh kiện: Lưu giữ 1 năm sau khi hệ thống hoặc linh kiện hết hạn sử dụng.

• L12-001(b) Hồ sơ liên quan đến bản sao lưu hồ sơ: Giữ lại 1 năm sau khi bị thay thế hoặc lỗi thời.

Lưu ý: Phần (a) mức giữ lại tăng từ mức giữ lại trong suốt vòng đời của hệ thống hoặc linh kiện.

Tài liệu chương trình hệ thống máy tính (L12-002)

Hồ sơ ghi lại việc thêm, sửa đổi hoặc gỡ bỏ phần mềm khỏi hệ thống máy tính. Hồ sơ thường được chia thành sáu loại: 1) hồ sơ ghi lại hệ điều hành; 2) hồ sơ ghi lại việc tạo và sửa đổi các chương trình ứng dụng nội bộ; 3) hồ sơ ghi lại cấu trúc và hình thức của các tập dữ liệu; 4) hồ sơ ghi lại việc sử dụng các gói phần mềm thương mại; 5) hồ sơ ghi lại cấu trúc của hệ thống; và 6) hồ sơ ghi lại giao tiếp giữa các hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở tổng quan hệ thống, nhật ký hoạt động, danh sách công việc, hướng dẫn sử dụng, nhật ký phát triển hệ thống, thông số kỹ thuật và thay đổi hệ thống (bao gồm mô tả bằng văn bản và sơ đồ), ghi chú chuyển đổi, nhật ký tập dữ liệu, danh mục tập dữ liệu, bố cục bản ghi tập dữ liệu, bản sao cứng của bảng, từ điển dữ liệu, thư mục dữ liệu, nhật ký lập trình, thông số kỹ thuật và thay đổi chương trình, bố cục bản ghi, chế độ xem người dùng, tài liệu bảng chương trình điều khiển, danh sách chương trình, hướng dẫn sử dụng phần mềm thương mại và thư từ và tài liệu liên quan. (OAR 166-150-125(4))

Khả năng ghi nhớ:

• L12-002(a) Kế hoạch di cư: Giữ lại cho đến khi được thay thế.

• L12-002(b) Hồ sơ cấu trúc hệ thống: Lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống.

• L12-002(c) Các hồ sơ khác: Giữ lại 2 năm sau khi hệ thống được thay thế.

Hồ sơ an ninh hệ thống máy tính (L12-003)

Hồ sơ ghi chép về tính bảo mật của hệ thống máy tính. Bao gồm yêu cầu truy cập của nhân viên, mật khẩu, quyền truy cập, khóa mã hóa và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0125(1)(d))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm sau khi bị thay thế hoặc giấy phép hết hạn.

Thư từ

Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc quản lý của cơ quan VÀ 3. không được quy định khác trong Lịch trình Lưu giữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua hàng, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể. (OAR 166-150-0005(8))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết.

Hồ sơ đăng ký dịch vụ thông tin (L12-004)

Hồ sơ ghi lại việc đăng ký các dịch vụ thông tin. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các đăng ký, hóa đơn và thư từ. (OAR 166-150-0140(7))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.

Lưu ý: Giảm gần đây từ 3 năm.

Hồ sơ lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin (L12-005)

Hồ sơ ghi lại quá trình lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin. Mặc dù các hồ sơ này thường ghi lại các hệ thống thông tin được vi tính hóa, nhưng chúng cũng có thể ghi lại các hệ thống lưu trữ thủ công và hệ thống vi phim. Hồ sơ được sử dụng để đảm bảo rằng các hệ thống được lên kế hoạch sẽ giúp tổ chức hoàn thành sứ mệnh của mình, tiết kiệm chi phí, tuân thủ các tiêu chuẩn thông tin đã được thông qua và tích hợp với các hệ thống thông tin hiện có của tổ chức. Hồ sơ có thể khác nhau tùy theo mức độ tài liệu được yêu cầu cho mỗi hệ thống, nhưng có thể bao gồm các kế hoạch công nghệ thông tin, nghiên cứu khả thi, phân tích chi phí-lợi ích, nghiên cứu và khảo sát của tổ chức, hồ sơ dự án quản lý thông tin, thông số kỹ thuật và sửa đổi hệ thống, đánh giá phần mềm, đề xuất thành phần, tài liệu kỹ thuật, tài liệu và đề xuất của nhà cung cấp và thư từ. (OAR 166-150-0125(7))

Khả năng ghi nhớ:

• L12-005(a) Hệ thống đã triển khai: Duy trì tuổi thọ của hệ thống.
• L12-005(b) Hệ thống chưa triển khai: Giữ lại 3 năm.

Hồ sơ quản lý phần mềm (L12-006)

Hồ sơ ghi lại việc sử dụng phần mềm trong hệ thống thông tin để đảm bảo các gói phần mềm của tổ chức tương thích, các điều khoản về giấy phép và bản quyền được tuân thủ và các bản nâng cấp được thực hiện kịp thời. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở hồ sơ mua phần mềm, kiểm kê phần mềm, giấy phép phần mềm, giấy phép sử dụng tại chỗ và thư từ. (OAR 166-150-0125(10))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại phần mềm trong 1 năm sau khi đã loại bỏ hoặc nâng cấp.

Lưu ý: Thời gian bảo hành gần đây đã được rút ngắn từ 2 năm kể từ khi phần mềm bị loại bỏ hoặc nâng cấp.

Biên bản cuộc họp nhân viên (L12-010)

Hồ sơ ghi lại các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. (OAR 166-150-0005(18))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.

Lưu ý: Thời hạn đã được giảm từ 2 năm xuống còn 2 năm.

Hồ sơ hỗ trợ người dùng (L12-007)

Hồ sơ ghi lại việc khắc phục sự cố và hỗ trợ giải quyết vấn đề do nhân viên hệ thống thông tin cung cấp cho người dùng hệ thống (máy tính, viễn thông, v.v.). Hồ sơ có thể bao gồm yêu cầu hỗ trợ, hồ sơ giải quyết và tài liệu liên quan. Thông tin có thể bao gồm tên người yêu cầu, ngày, giờ, địa điểm và mô tả vấn đề và giải pháp. (OAR 166-150-0125(12))

Khả năng ghi nhớ:

• L12-007(a) Hồ sơ hỗ trợ thường xuyên, lưu giữ cho đến khi vấn đề được giải quyết.
• L12-007(b) Hồ sơ có giá trị tham khảo liên tục, cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.

Lưu ý: Gần đây đã được chia thành 2 phần và cập nhật từ thời gian lưu trữ 1 năm.