Serie de retención de servicios de automatización (L12)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Registros de mantenimiento de sistemas informáticos (L12-001)

Los registros de mantenimiento de sistemas informáticos documentan el mantenimiento de los sistemas y se utilizan para garantizar el cumplimiento de las garantías o contratos de servicio; programar el mantenimiento periódico y diagnosticar problemas del sistema o de sus componentes; y documentar las copias de seguridad del sistema. Estos registros pueden incluir, entre otros, inventarios de equipos informáticos, informes de rendimiento del hardware, registros de mantenimiento de componentes (facturas, garantías, registros de mantenimiento, correspondencia, informes de mantenimiento y documentación relacionada), informes y procedimientos de copia de seguridad del sistema, inventarios de cintas de copia de seguridad y documentación relacionada. (OAR 166-150-0125(6))

Retención:

• L12-001(a) Registros relacionados con la reparación o el servicio del sistema o componente: Conservar durante 1 año después de la vida útil del sistema o componente.

• L12-001(b) Registros relacionados con copias de seguridad de registros: Conservar durante 1 año después de que sean reemplazados u obsoletos.

Nota: La retención de la parte (a) se incrementó de retener durante la vida útil del sistema o componente.

Documentación de programas de sistemas informáticos (L12-002)

Los registros documentan la adición, modificación o eliminación de software de un sistema informático. Generalmente, se clasifican en seis categorías: 1) registros que documentan sistemas operativos; 2) registros que documentan la creación y modificación interna de programas de aplicación; 3) registros que documentan la estructura y el formato de los conjuntos de datos; 4) registros que documentan el uso de paquetes de software comerciales; 5) registros que documentan la estructura del sistema; y 6) registros que documentan la comunicación entre sistemas. Los registros pueden incluir, entre otros, resúmenes del sistema, registros de operaciones, listados de tareas, manuales de instrucciones para el operador, registros de desarrollo del sistema, especificaciones y cambios del sistema (incluidas descripciones narrativas y diagramas de flujo), notas de conversión, registros de conjuntos de datos, inventarios de conjuntos de datos, diseños de registros de conjuntos de datos, copias impresas de tablas, diccionarios de datos, directorios de datos, registros de programación, especificaciones y cambios de programas, diseños de registros, vistas de usuario, documentación de tablas de programas de control, listados de programas, manuales de software comercial y correspondencia y documentación relacionada. (OAR 166-150-125(4))

Retención:

• L12-002(a) Planes de migración: Consérvelos hasta que sean reemplazados.

• L12-002(b) Registros de la estructura del sistema: Conservar durante la vida útil del sistema.

• L12-002(c) Otros registros: Conservar durante 2 años después de que el sistema haya sido reemplazado.

Registros de seguridad de sistemas informáticos (L12-003)

Registros que documentan la seguridad de los sistemas informáticos. Incluye solicitudes de acceso de empleados, contraseñas, autorizaciones de acceso, claves de cifrado y documentación relacionada. (OAR 166-150-0125(1)(d))

Retención:

• Consérvese durante 3 años después de que sea reemplazado o la autorización haya expirado.

Correspondencia

Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia Y 2. se relacionan directamente con un programa o la administración de la agencia Y 3. no están especificados de otra manera en los Calendarios de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comuniquen aprobaciones formales, instrucciones para la acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos. (OAR 166-150-0005(8))

Retención:

• Archivar junto con el programa o los registros administrativos correspondientes. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario.

Registros de suscripción al servicio de información (L12-004)

Los registros documentan las suscripciones a servicios de información. Estos registros pueden incluir, entre otros, suscripciones, facturas y correspondencia. (OAR 166-150-0140(7))

Retención:

• Conservar hasta que sea reemplazado u obsoleto.

Nota: Reducción reciente de 3 años.

Registros de planificación y desarrollo de sistemas de información (L12-005)

Los registros documentan la planificación y el desarrollo de los sistemas de información. Si bien estos registros suelen documentar sistemas de información informatizados, también pueden documentar sistemas de archivo manual y sistemas de microfilm. Se utilizan para garantizar que los sistemas planificados ayuden a la institución a cumplir su misión, sean rentables, cumplan con los estándares de información adoptados y se integren con los sistemas de información institucionales existentes. Los registros pueden variar según el nivel de documentación requerido para cada sistema, pero pueden incluir planes de tecnología de la información, estudios de viabilidad, análisis de costo-beneficio, estudios e investigaciones institucionales, registros de proyectos de gestión de la información, especificaciones y revisiones del sistema, evaluaciones de software, propuestas de componentes, literatura técnica, literatura y propuestas de proveedores y correspondencia. (OAR 166-150-0125(7))

Retención:

• L12-005(a) Sistemas implementados: Conservar la vida útil del sistema.
• L12-005(b) Sistemas no implementados: Conservar durante 3 años.

Registros de gestión de software (L12-006)

Los registros documentan el uso del software en los sistemas de información para garantizar la compatibilidad de los paquetes de software de la institución, el cumplimiento de las licencias y los derechos de autor, y la obtención oportuna de las actualizaciones. Estos registros pueden incluir, entre otros, registros de compra de software, inventarios de software, licencias de software, licencias de sitio y correspondencia. (OAR 166-150-0125(10))

Retención:

• Conserve la garantía durante 1 año después de desechar o actualizar el software.

Nota: El plazo se redujo recientemente de 2 años tras la eliminación o actualización del software.

Registros de reuniones de personal (L12-010)

Registros que documentan reuniones internas del gobierno que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal tratan sobre tareas y acciones dentro del marco de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. (OAR 166-150-0005(18))

Retención:

• Consérvelo hasta que ya no sea necesario.

Nota: Recientemente reducido de 2 años.

Registros de soporte al usuario (L12-007)

Registros que documentan la asistencia para la resolución de problemas y la solución de incidencias proporcionada por el personal de sistemas de información a los usuarios de los sistemas (computadoras, telecomunicaciones, etc.). Los registros pueden incluir solicitudes de asistencia, registros de resolución y documentación relacionada. La información puede incluir el nombre del solicitante, la fecha, la hora, la ubicación y una descripción del problema y su solución. (OAR 166-150-0125(12))

Retención:

• L12-007(a) Registros de asistencia de rutina, conservar hasta que se resuelva el problema.
• L12-007(b) Registros con valor de referencia continuo, hasta que sean reemplazados u obsoletos.

Nota: Recientemente dividido en 2 partes y actualizado de retención de 1 año.