Chuỗi bài viết về Giữ chân nhân sự thư viện (L03)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Hồ sơ kỷ luật nhân viên (ES04-016)

Hồ sơ ghi lại mọi bước mà quận thực hiện khi hiệu suất hoặc hành vi của nhân viên dẫn đến kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng. Hồ sơ bao gồm tài liệu về kỷ luật tăng dần (cảnh cáo bằng lời nói, cảnh cáo bằng văn bản, hành động, sa thải); hồ sơ điều tra với các cuộc phỏng vấn nhân chứng và bằng chứng vật lý hoặc hình ảnh liên quan đến một sự việc; hồ sơ cuộc họp kỷ luật (bao gồm cả các phiên điều trần, nếu có); tài liệu về quyết định cuối cùng; và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(7))

Khả năng ghi nhớ:

• ES04-016(a) Các cuộc điều tra dẫn đến hành động kỷ luật, tuyên bố vô tội hoặc được xác định là không có cơ sở: Giữ lại 5 năm sau khi kết thúc.
• ES04-016(b) Điều tra dẫn đến chấm dứt hợp đồng: Lưu giữ 10 năm sau khi nhân viên thôi việc.

Hồ sơ phơi nhiễm nguy hiểm của nhân viên (L03-015)

Những hồ sơ này ghi lại việc nhân viên tiếp xúc với các điều kiện không lành mạnh hoặc không an toàn, bao gồm các chất độc hại, như hóa chất, độc tố, bức xạ hoặc bụi; các rủi ro sinh học, như vi rút, vi khuẩn hoặc nấm; và các tác động vật lý như nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp, tiếng ồn lớn, rung động mạnh và các chuyển động lặp đi lặp lại. Hồ sơ có thể bao gồm các xét nghiệm trong phòng thí nghiệm, báo cáo sự cố, hồ sơ sơ cứu, chụp X-quang, lấy mẫu không khí, đo bức xạ và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(10))

Khả năng ghi nhớ:

• L03-015(a) Hồ sơ đo lường mức độ tiếp xúc với tiếng ồn, 2 năm.
• L03-015(b) Hồ sơ kiểm tra độ nhạy thính giác, cho đến khi nhân viên thôi việc.
• L03-015(c) Tất cả các hồ sơ khác, 30 năm sau khi ly thân.

Bảng chấm công nhân viên (L03-003)

Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên thư viện. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên và số an sinh xã hội, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(2))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 5 năm.

Mẫu đơn xác minh tư cách đủ điều kiện làm việc (L03-011)

Bộ phận lưu trữ tài liệu tuân thủ các quy định của INS yêu cầu xác minh quyền làm việc của nhân viên tại Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm mẫu đơn INS I-9 và bản sao các giấy tờ tùy thân liên quan. Cũng có thể bao gồm thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ của nhân viên, bản đính kèm có chữ ký của nhân viên xác nhận rằng họ đang cung cấp thông tin đúng sự thật, xác minh có chữ ký của người sử dụng lao động về danh tính và các giấy tờ cần thiết của nhân viên, và thông tin sửa đổi. (OAR 166-150-0160(14))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong vòng 3 năm kể từ ngày bắt đầu làm việc hoặc 1 năm sau ngày chấm dứt hợp đồng lao động, tùy theo thời điểm nào muộn hơn.

Hồ sơ nghỉ phép theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế (FMLA) (L03-005)

Tài liệu ghi lại các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên theo FMLA và phản hồi của thư viện. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu nghỉ phép và tài liệu hỗ trợ, thông báo cho nhân viên, nhật ký nghỉ phép và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0155(5)) (OAR 166-150-0160(11))

Khả năng ghi nhớ:

• L03-005(a) Yêu cầu không liên quan đến y tế, lưu giữ 4 năm.
• L03-005(b) Yêu cầu y tế, lưu giữ 6 năm sau khi nhân viên thôi việc.

Hồ sơ y tế cá nhân của nhân viên (L03-004)

Thông tin y tế của nhân viên phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự của nhân viên theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế, thông tin bồi thường tai nạn lao động, khám sức khỏe, kết quả xét nghiệm ma túy và rượu, các yêu cầu y tế và đánh giá của bác sĩ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ sức khỏe thể chất hoặc tâm thần khác, bất kỳ tài liệu nào về nghỉ phép y tế bao gồm lý do y tế cho việc nghỉ phép, và bất kỳ loại thông tin tương tự nào khác. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ nguy hiểm của nhân viên theo L03-015. Lưu trữ hồ sơ nhân sự theo L03-002.) (OAR 166-150-0160(11))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại hồ sơ trong 6 năm sau khi ly thân.

Lưu ý: Hồ sơ về mức độ phơi nhiễm nguy hiểm hiện là một chuỗi hồ sơ riêng biệt - xem L03-015.

Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (L03-002)

Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin việc ban đầu và các đơn xin việc tiếp theo, các hành động nhân sự, tài liệu thông tin nhân sự, bảng tổng hợp đánh giá, biểu mẫu lịch sử nhân viên, đơn xin nghỉ việc, đơn sa thải, danh sách chứng nhận, thỏa thuận dàn xếp, thư giới thiệu và khen thưởng, xếp hạng thành tích, thông tin làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất, đơn xin nghỉ phép, biểu mẫu thông báo khẩn cấp, thông tin thẻ xe buýt, sơ yếu lý lịch, thư từ và các hồ sơ liên quan. (LƯU Ý: Hồ sơ kỷ luật nhân viên và hồ sơ y tế có thời gian lưu giữ khác nhau. Vui lòng lưu trữ theo loạt hồ sơ thích hợp.) (OAR 166-150-0160(12)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong 6 năm sau khi nhân viên thôi việc.

Đơn xin nghỉ phép (L03-006)

Đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ việc cá nhân, nghỉ phép gia đình và y tế, nghỉ dài hạn và các loại nghỉ phép khác do nhân viên nộp. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên, phòng ban, ngày, ngày nghỉ phép được yêu cầu, loại nghỉ phép được yêu cầu và các dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(5))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Hồ sơ tài khoản cá nhân của Hệ thống hưu trí thư viện (L03-012)

Tài liệu ghi chép về thời gian phục vụ của nhân viên trong hệ thống hưu trí Thư viện Quận Multnomah. Việc đăng ký và đóng góp vào hệ thống đã bị tạm dừng khi Thư viện trở thành một phần của quận vào năm 1991, nhưng hệ thống vẫn hoạt động và tích lũy lãi suất cũng như thực hiện các khoản thanh toán trợ cấp. Hồ sơ bao gồm hồ sơ kế hoạch hưu trí, tính toán trợ cấp, tính toán trợ cấp nghỉ ốm, chỉ định người thụ hưởng, báo cáo thu nhập hàng năm, báo cáo chấm dứt hợp đồng, thư từ và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(9)(a))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong vòng 75 năm kể từ ngày thuê ban đầu.

Báo cáo quản lý hệ thống hưu trí thư viện (L03-013)

Tài liệu này ghi lại việc quản lý các quyền lợi của nhân viên theo hệ thống hưu trí. Các báo cáo bao gồm báo cáo chi trả, hiển thị các quyền lợi và báo cáo thường niên cho nhà thầu của chương trình. Thông tin bao gồm tên người nghỉ hưu, số tiền chi trả quyền lợi hàng tháng và hàng năm, thay đổi thông tin nhân viên và các thông tin liên quan. (OAR 166-150-0160(9)(a))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại 75 năm.

Báo cáo lương (L03-010)

Báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng để lập ngân sách, dự báo, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, nghiên cứu và tham khảo chung. Thường bao gồm các báo cáo tóm tắt sắp xếp tiền lương, các khoản khấu trừ và dữ liệu khác thành các danh mục như từ đầu quý đến nay, từ đầu năm đến nay, từ đầu năm tài chính đến nay, phòng ban, bộ phận, phân khu, đóng góp của người lao động/người sử dụng lao động và các danh mục khác. (OAR 166-150-0155(7))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm

Lưu ý: Mới đây đã được tăng từ 2 năm.

Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (L03-001)

Hồ sơ liên quan đến quá trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong thư viện. Hồ sơ bao gồm thông báo tuyển dụng vị trí, đơn xin việc, kỳ thi (bao gồm bản sao có đánh giá của bài thi viết, tiêu chí chấm điểm, câu hỏi và tiêu chí chấm điểm của hội đồng phỏng vấn, bài kiểm tra thực hành và tiêu chí chấm điểm), chứng nhận của người đánh giá từ các thành viên hội đồng phỏng vấn, phân tích tác động bất lợi, danh sách ứng viên đủ điều kiện chính, báo cáo tóm tắt ứng viên từ TRAC, báo cáo luồng ứng viên từ TRAC, hồ sơ về bất kỳ khiếu nại nào của ứng viên và cách giải quyết, chứng nhận đủ điều kiện, tài liệu về quy trình lựa chọn và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(24))

Khả năng ghi nhớ:

• L03-001(a) Lưu giữ hồ sơ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá trong 10 năm.
• L03-001(b) Giữ lại tất cả các hồ sơ khác trong 5 năm sau khi vị trí được lấp đầy hoặc quá trình tuyển dụng bị hủy bỏ.