Serie de retención de personal de la biblioteca (L03)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Registros de disciplina de empleados (ES04-016)

Los registros documentan cada paso que da el condado cuando el desempeño o la conducta de un empleado conllevan medidas disciplinarias o el despido. Estos registros incluyen la documentación de las medidas disciplinarias progresivas (advertencias verbales, advertencias escritas, medidas disciplinarias, despido); los registros de las investigaciones con entrevistas a testigos y pruebas físicas o fotografías relacionadas con un incidente; los registros de las reuniones disciplinarias (incluidas las audiencias, si se celebraron); la documentación de la decisión final; y otros registros relacionados. (OAR 166-150-0160(7))

Retención:

• ES04-016(a) Investigaciones que resulten en medidas disciplinarias, exoneración o que se determine que no tienen fundamento: Conservar durante 5 años después de su resolución.
• ES04-016(b) Investigaciones que resultan en despido: Conservar durante 10 años después de la separación del empleado.

Registros de exposición a riesgos para empleados (L03-015)

Estos registros documentan la exposición de los empleados a condiciones insalubres o inseguras, incluyendo sustancias nocivas como productos químicos, toxinas, radiación o polvo; riesgos biológicos como virus, bacterias u hongos; y esfuerzos físicos como calor o frío extremos, ruidos fuertes, vibraciones intensas y movimientos repetitivos. Los registros pueden incluir análisis de laboratorio, informes de incidentes, registros de primeros auxilios, radiografías, muestreo de aire, mediciones de radiación y otros registros relacionados. (OAR 166-150-0160(10))

Retención:

• L03-015(a) Registros de medición de exposición al ruido, 2 años.
• L03-015(b) Registros de pruebas de sensibilidad auditiva, hasta la separación del empleado.
• L03-015(c) Todos los demás registros, 30 años después de la separación.

Registros de asistencia de empleados (L03-003)

Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia disfrutadas por los empleados de la biblioteca. La información generalmente incluye el nombre y el número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y la cantidad de horas de licencia disfrutadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. (OAR 166-150-0155(2))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Formularios de verificación de elegibilidad para el empleo (L03-011)

Documenta el cumplimiento del departamento con las regulaciones del INS que exigen la verificación del derecho de un empleado a trabajar en los Estados Unidos. Los registros incluyen el formulario I-9 del INS y copias de la documentación de identificación correspondiente. También puede incluir correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, una declaración adjunta firmada por el empleado que confirma que la información proporcionada es veraz, la verificación firmada por el empleador de la identificación del empleado y la documentación necesaria, e información sobre revisiones. (OAR 166-150-0160(14))

Retención:

• Conservar durante 3 años a partir de la fecha de contratación o 1 año después de la finalización de la relación laboral, lo que ocurra más tarde.

Registros de licencias según la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) (L03-005)

Documenta las solicitudes de licencia de los empleados conforme a la FMLA y la respuesta de la biblioteca. Los registros incluyen las solicitudes de licencia y la documentación de respaldo, las notificaciones a los empleados, el registro de licencias y la correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0155(5)) (OAR 166-150-0160(11))

Retención:

• L03-005(a) Solicitudes no médicas, conservar durante 4 años.
• L03-005(b) Solicitudes médicas, conservar durante 6 años después de la separación del empleado.

Registros médicos individuales de los empleados (L03-004)

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) exige que la información médica del empleado se mantenga separada de su expediente personal. Estos registros incluyen solicitudes de licencia familiar y médica, información sobre compensación laboral, exámenes físicos, resultados de pruebas de detección de drogas y alcohol, consultas médicas y evaluaciones de médicos u otros profesionales de la salud física o mental, cualquier documentación de licencia médica que incluya los motivos médicos de la misma, y ​​cualquier otro tipo de información similar. (NOTA: Los registros de riesgos laborales del empleado deben archivarse bajo el código L03-015. Los expedientes personales deben archivarse bajo el código L03-002). (OAR 166-150-0160(11))

Retención:

• Conservar durante 6 años después de la separación.

Nota: Los registros de exposición a riesgos ahora constituyen una serie independiente; consulte L03-015.

Registros individuales de personal de los empleados (L03-002)

Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información del personal, hojas de rotación combinadas, formularios de historial del empleado, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y felicitaciones, calificaciones de mérito, información sobre horas extras, evaluaciones de desempeño, solicitudes de licencia, formulario de notificación de emergencia, información sobre pases de autobús, currículum vitae, correspondencia y registros relacionados. (NOTA: Los registros disciplinarios y los expedientes médicos de los empleados tienen diferentes plazos de conservación. Por favor, archive en la serie correspondiente). (OAR 166-150-0160(12)(b))

Retención:

• Conservar durante 6 años después de la separación del empleado.

Solicitudes de licencia (L03-006)

Solicitudes o peticiones presentadas por los empleados para licencias por enfermedad, vacaciones, compensación, asuntos personales, familia y medicina, licencia de larga duración y otros tipos de licencia. La información suele incluir el nombre del empleado, el departamento, la fecha, las fechas de licencia solicitadas, el tipo de licencia solicitada y datos relacionados. (OAR 166-150-0155(5))

Retención:

• Retener 3 años.

Registros de cuentas individuales del Sistema de Jubilación de Bibliotecas (L03-012)

Documenta el servicio de los empleados en el sistema de jubilación de la Biblioteca del Condado de Multnomah. La inscripción y las contribuciones al sistema se suspendieron cuando la Biblioteca pasó a formar parte del condado en 1991, pero el sistema sigue activo y genera intereses y realiza pagos de beneficios. Los registros incluyen el expediente del plan de jubilación, cálculos de beneficios, cálculos de beneficios por licencia por enfermedad, designaciones de beneficiarios, estados de cuenta anuales de ganancias, informe de terminación, correspondencia y registros relacionados. (OAR 166-150-0160(9)(a))

Retención:

• Conservar durante 75 años a partir de la fecha original de contratación.

Informes de gestión del sistema de jubilación de bibliotecas (L03-013)

Documenta la gestión de las prestaciones de los empleados en el marco del sistema de jubilación. Los informes incluyen informes de pagos, información sobre las prestaciones y un informe anual para el contratista del plan. La información incluye los nombres de los jubilados, los importes de los pagos mensuales y anuales de las prestaciones, los cambios en la información de los empleados y otros datos relacionados. (OAR 166-150-0160(9)(a))

Retención:

• Conservar 75 años.

Informes de nómina (L03-010)

Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y consulta general. A menudo consisten en informes de recapitulación que organizan los salarios, las deducciones y otros datos en categorías como acumulado trimestral, acumulado anual, acumulado del ejercicio fiscal, departamento, división, sección, contribuciones de empleados/empleadores, entre otras. (OAR 166-150-0155(7))

Retención:

• Retener 3 años

Nota: Recientemente se ha incrementado de 2 años.

Registros de reclutamiento y selección (L03-001)

Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en la biblioteca. Estos registros incluyen anuncios de reclutamiento, solicitudes, exámenes (incluida la copia digitalizada del examen escrito, los criterios de calificación, las preguntas y los criterios de calificación de la entrevista oral, el examen práctico y sus criterios de calificación), la certificación de los evaluadores por parte de los miembros de la entrevista oral, los análisis de impacto adverso, la lista maestra de candidatos elegibles, el informe resumido de solicitantes de TRAC, el informe de flujo de solicitantes de TRAC, el registro de cualquier impugnación de candidatos y su resolución, la certificación de elegibilidad, la documentación del proceso de selección y la correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(24))

Retención:

• L03-001(a) Conservar los registros de anuncios, la descripción del puesto y los registros que documentan la creación de la prueba y la escala de calificación durante 10 años.
• L03-001(b) Conservar todos los demás registros 5 años después de que se haya cubierto el puesto o se haya cancelado el proceso de contratación.