Trên trang này
- Hồ sơ đối chiếu ngân hàng (L02-005)
- Sổ ghi sổ của cửa hàng sách (L02-004)
- Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L02-006)
- Hồ sơ nhân viên tình nguyện cá nhân (L02-001)
- Phiếu giới thiệu phân bổ tình nguyện viên (L02-010)
- Yêu cầu phân bổ tình nguyện viên (L02-003)
- Hồ sơ chương trình tình nguyện (L02-002)
CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Hồ sơ đối chiếu ngân hàng (L02-005)
Tài liệu này ghi lại việc đối chiếu các tài khoản ngân hàng với sao kê ngân hàng. Bao gồm các báo cáo đối chiếu ngân hàng hàng tháng được sử dụng để đối chiếu tiền gửi, chuyển khoản điện tử, ghi nợ thẻ tín dụng và các giao dịch khác; sao kê ngân hàng; và các tài liệu liên quan. Tài liệu được gửi đến Bộ phận Tài chính để xử lý cuối cùng. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
- Lưu giữ báo cáo kiểm toán thường niên trong 3 năm sau khi được ban hành.
Sổ ghi sổ của cửa hàng sách (L02-004)
Sổ nhật ký ghi lại tất cả các giao dịch trong cửa hàng sách. Sổ nhật ký hiển thị số tiền nhận được, số lượng mặt hàng đã bán theo loại, số lượng khách hàng và ngày tháng. Bao gồm cả sổ nhật ký hàng ngày và sổ nhật ký hàng tháng. (OAR 166-150-0110(25))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L02-006)
Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình được trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm.
Hồ sơ nhân viên tình nguyện cá nhân (L02-001)
Hồ sơ ghi lại việc lựa chọn, hoạt động và giám sát các tình nguyện viên của bộ phận. Hồ sơ bao gồm giấy đồng ý tiết lộ thông tin, kiểm tra lý lịch và tham khảo, đơn xin làm tình nguyện viên, người giới thiệu, thỏa thuận tình nguyện, lý lịch phục hồi chức năng nghề nghiệp, ghi chú của người giám sát và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(26))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm sau khi ly thân.
Lưu ý: Mới đây đã tăng lên sau 3 năm kể từ khi ly thân.
Phiếu giới thiệu phân bổ tình nguyện viên (L02-010)
Tài liệu này ghi lại các trường hợp tình nguyện viên được giới thiệu đến cơ quan/bộ phận/chương trình để đáp ứng các yêu cầu. Các trường hợp giới thiệu này thể hiện chức danh vị trí, tên tình nguyện viên, cơ quan/bộ phận/chương trình yêu cầu và ngày giới thiệu. (OAR 166-150-0160(25))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
Lưu ý: Mức tăng gần đây so với 1 năm trước.
Yêu cầu phân bổ tình nguyện viên (L02-003)
Tài liệu yêu cầu từ cơ quan/bộ phận/chương trình về hỗ trợ và bố trí tình nguyện viên. Yêu cầu thể hiện chi nhánh yêu cầu, kỹ năng tình nguyện viên cần thiết, địa điểm làm việc và số giờ cần thiết. (OAR 166-150-0160(25))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
Lưu ý: Mức tăng gần đây so với 2 năm trước.
Hồ sơ chương trình tình nguyện (L02-002)
Hồ sơ ghi chép các hoạt động và quản lý các chương trình tình nguyện và tình nguyện viên trong bộ phận. Có thể bao gồm thống kê giờ làm tình nguyện, hồ sơ quảng bá chương trình tình nguyện, thông tin yêu cầu bảo hiểm, danh sách tình nguyện viên, bản tin, danh sách gửi thư và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(25))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.