Serie sobre retención de personal en librerías y servicios de voluntariado (L02)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Registros de conciliación bancaria (L02-005)

Documenta la conciliación de cuentas bancarias con los extractos bancarios. Incluye informes mensuales de conciliación bancaria utilizados para conciliar depósitos, transferencias electrónicas, débitos de tarjetas de crédito y otras transacciones; extractos bancarios; y materiales relacionados. La documentación se envía al departamento de Finanzas para su resolución final. (OAR 166-150-0110(9))

Retención:

• Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.

Diario de registro de la librería (L02-004)

Documenta todas las transacciones de la librería. El libro diario muestra el monto recibido, la cantidad de artículos vendidos por tipo, el número de clientes y la fecha. Incluye un libro diario y un libro diario mensual. (OAR 166-150-0110(25))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Registros de preparación del presupuesto (L02-006)

Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del programa presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. (OAR 166-150-0110(11))

Retención:

• Retener 2 años.

Registros individuales de trabajadores voluntarios (L02-001)

Registros que documentan la selección, las actividades y la supervisión de los voluntarios del departamento. Estos registros incluyen el consentimiento para la divulgación de información, la verificación de antecedentes y referencias, la solicitud de voluntariado, las referencias, el acuerdo de voluntariado, los antecedentes de rehabilitación vocacional, las notas del supervisor y la correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(26))

Retención:

• Conservar durante 4 años después de la separación.

Nota: Recientemente se incrementó a partir de los 3 años posteriores a la separación.

Remisiones para la asignación de voluntarios (L02-010)

Documenta las referencias de voluntarios realizadas a la agencia/sección/programa para cubrir las solicitudes. Las referencias muestran el título del puesto, el nombre del voluntario, la agencia/sección/programa solicitante y la fecha de referencia. (OAR 166-150-0160(25))

Retención:

• Retener 4 años.

Nota: Aumento reciente en el último año.

Solicitudes de asignación de voluntarios (L02-003)

Documentos que solicitan asistencia y colocación de voluntarios por parte de agencias, secciones o programas. Las solicitudes indican la sucursal solicitante, las habilidades requeridas para los voluntarios, el lugar de trabajo y las horas necesarias. (OAR 166-150-0160(25))

Retención:

• Retener 4 años.

Nota: Aumento reciente en los últimos 2 años.

Registros del programa de voluntariado (L02-002)

Registros que documentan las actividades y la administración de los programas de voluntariado y de los voluntarios en el departamento. Pueden incluir estadísticas de horas de voluntariado, registros de publicidad de los programas de voluntariado, información sobre los requisitos de seguro, listas de voluntarios, boletines informativos, listas de correo y registros relacionados. (OAR 166-150-0160(25))

Retención:

• Retener durante 5 años.