Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Propiedades Abandonadas (GL1-001) : Documenta la disposición de propiedades no reclamadas o abandonadas, ya sea al estado, de acuerdo con los ORS 98.352 a ORS 98.436, o a clientes de diversos servicios de búsqueda. Incluye el Informe Anual de Propiedades No Reclamadas/Resumen de Remesas 1A, que indica los cheques pendientes con más de dos años de antigüedad, los montos, las fechas, los números de cheque, las direcciones (si el monto supera los $50), el destinatario del cheque y el monto total remitido al estado; registros de crédito fiscal sobre propiedades no reclamadas, que indican el número de cuenta, la fecha y el destinatario del cheque; y la correspondencia y las autorizaciones legales para que los servicios de búsqueda cobren los cheques pendientes en nombre de los clientes.
Conservación: Informes de remisión de bienes y documentación de respaldo: conservar 5 years after la remisión de los bienes a la División Estatal de Tierras Estatales; otros registros: conservar durante 5 años. (ORS 98.354)
Registros de Estructura de Códigos de Cuentas (GL1-002) : Documenta la estructura de códigos de cuenta utilizada en el módulo de contabilidad general del sistema SAP del condado. Incluye tablas de códigos de cuenta SAP para agencias, requisiciones, proveedores, garantías, conciliación de órdenes de compra y otros fines.
Conservación: Conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (2003-0030/001)
Registros de Cuentas por Pagar (GL1-035): Registros que documentan el pago de facturas de agencias para cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares. La información se mantiene principalmente en el sistema SAP.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar (GL1-003) : Registros que documentan los ingresos adeudados al condado por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, que se acreditarán a las cuentas generales, excluyendo las subvenciones. También documentan la facturación y el cobro de fondos, así como las cancelaciones de cuentas. Pueden incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares. Las facturaciones y cancelaciones de cuentas de los distritos de servicio se mantienen en formato impreso. La mayor parte de la información restante se conserva en SAP, principalmente en el módulo de cuentas por cobrar.
Retención: Conservar durante 3 years after su cobro o baja. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros del Plan Anual de Asignación de Costos (GL1-004) : Documenta la determinación de la tasa de costos indirectos que se aplicará a las actividades financiadas por subvenciones, de acuerdo con los requisitos federales. Incluye información sobre la asignación de servicios centrales que indica el uso de los servicios de apoyo; información de costos departamentales relacionada con los gastos indirectos asociados a las funciones de la subvención, pero no financiados directamente por la subvención; hojas de cálculo que indican los cargos permitidos y no permitidos relacionados con los costos departamentales; cálculos de tasas; el Plan Anual de Asignación de Costos; y materiales relacionados. Gran parte de esta información se mantiene en formato electrónico en SAP y en diversas hojas de cálculo.
Retención: Conservar durante 5 años a partir del final del año fiscal cubierto por el plan. (2003-0030/002)
Informe Anual del Censo Financiero del Condado (GL1-005) : Documenta los ingresos y gastos totales del Condado de Multnomah, recopilados para la Oficina Federal del Censo. Incluye el Informe Anual del Censo Financiero del Condado y hojas de cálculo de respaldo para categorizar los datos del condado en formatos de informe federales adecuados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (14))
Registros de Conciliación Financiera Anual (GL1-006) : Concilia las cuentas del balance general de diversos fondos a lo largo del ejercicio fiscal para mantener los controles internos y garantizar su correcta implementación. Se utiliza para elaborar el Informe Financiero Anual Integral. Incluye correspondencia, cuadros financieros, análisis de devengo, inventarios, documentos de conciliación, hojas de cálculo electrónicas y documentación de ajustes contables según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Los fondos incluyen cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, asistencia federal, devengos, fondos de evaluación, distritos de servicio y arrendamientos.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (5))
Informe Financiero Anual (GL1-033) : Este informe documenta la situación financiera general y el funcionamiento del condado. Incluye información sobre el valor de todos los bienes de la agencia y una contabilidad de todos los ingresos y gastos en relación con el presupuesto final.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0110 (14))
Programa Anual de Asistencia Financiera Federal (GL1-007) : Documenta el monto de las subvenciones federales otorgadas y recibidas por el Condado de Multnomah durante el año fiscal, de conformidad con la Ley de Auditoría Única. Incluye el Informe de Auditoría Única, los documentos de trabajo, los informes departamentales con información sobre subvenciones y gastos, hojas de cálculo con detalles de los montos de las subvenciones, los gastos permitidos, los ingresos, los anticipos y las cuentas por cobrar por agencia financiera, y los números del Catálogo de Asistencia Financiera Federal.
Retención: Conservar durante 3 years after la emisión del informe. (MOAR 166-150-0110 (14))
Registros de Conciliación de Cuentas Bancarias (GL1-008) : Documenta la conciliación de cuentas bancarias con los extractos bancarios. Incluye informes mensuales de conciliación bancaria utilizados para conciliar depósitos, transferencias electrónicas, débitos de tarjetas de crédito y otras transacciones; extractos bancarios; y documentación relacionada. A excepción de los extractos bancarios, estos registros se mantienen en tablas de SAP u hojas de cálculo electrónicas.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Cheques (GL1-012) : Documenta los pagos de nómina, reembolsos de impuestos, transacciones del fondo general, honorarios de testigos y otras transacciones. Incluye cheques pagados, cancelados, anulados o extraviados. Los cheques pagados se conservan como archivos de imagen, y la documentación de respaldo se conserva tanto en papel como en formato electrónico.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Registros del Fondo de Tasación e Impuestos del Condado (GL1-034) : Documentan la recaudación y la transferencia de impuestos prediales del Fondo de Tasación e Impuestos del Condado (CATF) a la Cuenta de Asistencia para el Financiamiento de la Función de Tasación del Condado (CAFFA). Este proceso permite la declaración uniforme de los impuestos prediales. Los registros incluyen el informe de la cantidad recaudada, el informe de distribución y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 25 años. (2003-0030/010)
Registros de Estado de Cuenta de Compensación Diferida (GL1-013) : Documenta las actividades de las cuentas de compensación diferida utilizadas por los empleados del condado participantes. Incluye informes resumidos mensuales y de fin de año presentados por los proveedores de servicios, que indican el número de cuenta, el nombre del participante, el tipo de cuenta, los débitos/créditos, los intereses, el saldo y las transferencias de fondos.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (15))
Registros de Activos Fijos (GL1-014) : Documenta el inventario físico de equipos con costos superiores al límite de capital, edificios, terrenos, parques, vehículos, puentes y otros activos fijos. Incluye informes contables acumulativos de activos fijos que indican los activos mantenidos, adquiridos, enajenados, transferidos y depurados, por fondo, función y actividad; estados de cambios de fin de año para activos de capital utilizados en actividades gubernamentales; inventarios organizados por organización y número de identificación de activo; registros de transferencia, adquisición y enajenación de activos; verificaciones de inventario; registros de pagos de capital, que incluyen registros de pagos y compras relacionados con equipos, terrenos, edificios y mejoras de capital; y programas de activos fijos que incluyen informes que indican las tasas de depreciación y otra información relacionada con los activos fijos. Estos registros se mantienen principalmente en un sistema mainframe cuya migración a SAP está prevista para 2003.
Retención: Conservar durante 5 years after la enajenación del activo. (MOAR 166-150-0110 (19))
Registros de Distribución de Fideicomisos de Decomiso (GL1-015) : Documenta el desembolso de dinero o bienes incautados en respuesta a sentencias judiciales. Incluye hojas de cálculo que listan las cuentas individuales por número de caso, órdenes judiciales, cartas del fiscal de distrito que describen el desembolso de activos y hojas de cálculo para la asignación de intereses.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Registros de Reclamaciones de Devolución de Impuestos sobre el Combustible (GL1-016(a) y GL1-016(b)): Documenta las solicitudes de devolución de impuestos estatales y federales sobre el combustible por condado. Incluye un informe de combustibles que indica el consumo de combustible por condado, facturas de combustible, solicitudes de devolución de impuestos estatales sobre el combustible y solicitudes de devolución de impuestos federales sobre el combustible.
Retención: GL1-016(a) Registros de reclamaciones estatales: conservar durante 3 años; GL1-016(b) Registros de reclamaciones federales: conservar durante 6 años. (2003-0030/003)
Sistema de Libro Mayor (GL1-032) : Registros que documentan el resumen de las cuentas que reflejan la situación financiera del condado. La información incluye débitos, créditos y saldos por cuenta; tablas de presupuestos, fondos y números de departamento; y totales de fondos y cuentas. También puede incluir información sobre transacciones subsidiarias. Desde julio de 2000, este sistema solo existe como un conjunto de tablas, bases de datos y procesos electrónicos en el sistema SAP del condado. Anteriormente, consistía en COM generado por el Sistema Financiero del Gobierno Local (LGFS). Esta retención de series se aplica a ambos formatos.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0110 (15))
Registros de Informes de Subvenciones (GL1-019) : Documenta las subvenciones concedidas, los gastos declarados y las solicitudes de desembolso de fondos para diversos programas federales y estatales. Incluye notificaciones de concesión de subvenciones; informes federales y estatales mensuales y trimestrales que indican los importes desembolsados en relación con el total autorizado; hojas de cálculo que indican los importes mensuales de los desembolsos; resúmenes mensuales de gastos; recibos de caja que indican la recepción de fondos; y documentación justificativa.
Retención: Conservar durante 5 years after el gasto final de la subvención. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Cálculo de Costos Indirectos (GL1-018): Documenta el importe cargado a los fondos de la subvención para costos indirectos. Incluye el cronograma de costos indirectos, un informe mensual del período contable organizado por centro de costo y la EDT que indica los porcentajes cargados a los gastos de cada subvención, así como hojas de cálculo electrónicas y otra documentación utilizada en los cálculos.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Cuentas de Seguros (GL1-031) : Documenta las transacciones de reclamaciones realizadas contra cuentas de seguros de responsabilidad civil y compensación laboral. Incluye registros de conciliación bancaria, cheques devueltos, informes de información de reclamaciones que indican beneficiario, fecha, número de cheque, importe pagado y total pagado, y registros de depósitos realizados en cuentas para cubrir futuras reclamaciones.
Retención: Conservar 5 años. (2003-0030/009)
Registros de Asignación de Intereses (GL1-021) : Documenta la asignación de los ingresos por intereses a los fondos del condado. Incluye resúmenes de la cartera de inversiones con las tasas de interés utilizadas; informes trimestrales de asignación estatal y de fin de año con las tasas de interés, los montos a distribuir y los fondos que reciben ingresos; y otros materiales relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0210 (6))
Registros de Cuentas del Médico Forense (GL1-022) : Documentan el dinero encontrado en posesión de personas fallecidas, depositado en la cuenta del Médico Forense y luego entregado al estado si no se reclama en un plazo de dos años. Incluye extractos bancarios, registros de bienes del fallecido y materiales relacionados.
Retención: Conservar 7 años. (2003-0030/004)
Registros de Distribución del Impuesto sobre la Renta Comercial del Condado de Multnomah (GL1-023) : Documenta la asignación del fondo del impuesto sobre la renta comercial a otras jurisdicciones. Incluye el informe del sistema de licencias comerciales de la Ciudad de Portland, que indica el monto recaudado, cuándo se recaudó y para qué año fiscal base; el informe de ingresos y distribución, que indica el cálculo de los montos a desembolsar; registros de remesas de transferencias del fondo común; registros de remesas de comprobantes de pago; y materiales relacionados.
Retención: Conservar por 25 años. (2003-0030/005)
Registros de Conciliación de Cheques Pendientes (GL1-011) : Documenta la conciliación de cheques pendientes para garantizar que las cuentas estén al día y que los cheques se hayan compensado, e identificar cheques no canjeados, cancelados o anulados. Incluye informes de conciliación de órdenes de pago que indican saldos pendientes, extractos bancarios, listas de errores y excepciones de transacciones, informes de órdenes de pago canjeadas o compensadas, informes de cheques cancelados o anulados, informes de cheques pendientes y documentación relacionada. Los registros recibidos de fuentes externas al condado generalmente se mantienen en formato impreso. La mayoría de los demás registros se mantienen en el sistema SAP o en hojas de cálculo electrónicas.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (5))
Registros de Caja Chica (GL1-024) : Documenta el establecimiento, ajuste y liquidación de las cuentas de caja chica. Incluye cartas del custodio de la cuenta, cartas de verificación anual y hojas de cálculo de conciliación electrónica.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Registros de Mejoras de la Evaluación Especial (GL1-020) : Registros que documentan la administración no técnica y financiera de las mejoras evaluables y no evaluables de la agencia, incluyendo los distritos de mejora local y los distritos de mejora económica. Los registros suelen incluir declaraciones juradas de publicación, avisos de evaluación propuesta, certificados de envío, cartas a partes interesadas, cotizaciones, informes y adjudicaciones de licitaciones, informes de gastos, órdenes de compra, requisiciones, análisis de costos, fianzas y seguros de construcción y mantenimiento, y registros administrativos y financieros relacionados.
Retención: Mejoras evaluables: se conservan durante 10 years after la finalización sustancial o 3 years after el pago final de la tasación por parte del propietario, lo que sea más largo. Mejoras no evaluables: se conservan durante 10 year after la finalización sustancial. (OAR)
166-150-0110 (18))
Informes de Saldos de Cuentas de Impuestos (GL1-026) : Documentan los importes originales de los impuestos, sus porcentajes y los saldos actuales por cobrar de los distritos por año. Incluyen el informe de saldos anuales, un informe mensual acumulativo organizado por año, y el informe de saldos por distrito, un informe mensual acumulativo organizado por distrito. Estos informes se mantienen electrónicamente y en papel en un sistema mainframe que está migrando a un sistema exclusivamente electrónico en SAP.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0110 (5))
Informe de recibos y desembolsos de impuestos (GL1-025(a) y GL1-025(b)) : Documenta los recibos y desembolsos para el año fiscal actual a los distritos de las rotaciones de impuestos, bonos, gravámenes, intereses acumulados y otras fuentes. Incluye el informe de recibos/desembolsos, un informe acumulativo mensual para el año fiscal actual, organizado por distrito y por mes. Este informe indica los recibos y desembolsos para las rotaciones de impuestos a la propiedad recaudados a través de Evaluación e Impuestos, así como los fondos manejados directamente por Finanzas y entregados a los distritos con intereses, ya sea a través del fondo común estatal o por orden judicial. También se incluye la documentación de los recibos y desembolsos para el Fondo Escolar Común, el Impuesto de Explotación de Western Oregon y el Fondo Escolar del Condado. También incluye informes de transacciones de impuestos, como informes de edición de efectivo, informes de actualización de efectivo, informes de saldo de efectivo e informes de transacciones actuales. La serie de informes se mantiene actualmente en un sistema mainframe, pero se migrará a un sistema solo electrónico en SAP.
Retención: GL1-025(a) Informe de ingresos y desembolsos de impuestos de fin de año: conservar durante 25 años; GL1-025(b) Todos los demás informes: conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-0015 (23))
Registros de Conciliación de Impuestos (GL1-027) : Documenta la conciliación de diversas cuentas tributarias con el libro mayor. Incluye hojas de cálculo electrónicas, copias de informes del libro mayor, asientos contables y otros materiales relacionados con la conciliación de cuentas por cobrar e ingresos por impuestos prediales, pagos de impuestos estatales a distritos, asignaciones de intereses, fideicomisos varios, distritos de servicios y otras cuentas del libro mayor.
Retención: Conservar 6 años. (2003-0030/007)
Informes de Facturación Tributaria (GL1-029) : Documentan el importe de los impuestos prediales recaudados y desembolsados, así como los intereses devengados. Incluyen informes de actualización de la facturación tributaria, informes de asignación de la facturación tributaria, informes de edición de la facturación tributaria y un resumen de transacciones de fin de año de la facturación tributaria. Esta serie de informes se genera actualmente mediante un sistema mainframe, pero se está migrando a un sistema SAP exclusivamente electrónico.
Retención: Conservar 6 años. (2003-0030/008)
Registros de Distribución del Impuesto sobre Alojamiento Transitorio (GL1-030) : Documenta la recaudación y distribución de impuestos de hoteles, moteles y vehículos motorizados. Incluye un informe que indica el monto recaudado, cuándo se recauda y para qué año fiscal base; el informe de ingresos y distribución que indica el cálculo de los montos a desembolsar; registros de remesas de transferencias de fondos comunes; registros de remesas de comprobantes de pago; y materiales relacionados.
Retención: Conservar por 25 años. (MOAR 166-150-0015 (23))