Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (citas legales)
Presupuesto Aprobado (BUD-006) : Documenta el plan financiero anual final aprobado por la Junta de Comisionados del Condado para todos los gastos del condado. La información puede incluir el mensaje presupuestario, resúmenes financieros, ingresos y gastos, programas operativos, servicio de la deuda, análisis de puestos y salarios, asignaciones de gastos generales, organigramas, montos reales y presupuestados anteriores, y datos relacionados. Se deben conservar copias según sea necesario.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0110 (7))
Manuales de Presupuesto e Ingresos (BUD-005(a) y BUD-005(b)) : Estos manuales se crearon para instruir al personal del departamento sobre cómo preparar presupuestos y prever ingresos. Incluyen instrucciones, ejemplos, normas, información de contacto, formularios y diversos materiales, tanto impresos como electrónicos, para su elaboración.
Retención: BUD-005(a) Conservar los manuales finales de forma permanente; BUD-005(b) Conservar los materiales de preparación 5 years after su reemplazo. (MOAR 166-150-0005 (24))
Registros de Evaluación Presupuestaria (BUD-008) : Registros que documentan la evaluación de diversos procesos presupuestarios. Incluyen solicitudes presupuestarias e información complementaria, modificaciones presupuestarias, indicadores de desempeño e información relacionada. Gran parte de esta información se mantiene electrónicamente en formatos documentales.
Retención: Conservar por 10 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Registros de Preparación de Presupuestos (BUD-007) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. Gran parte de esta información se mantiene electrónicamente en diversos formatos documentales, principalmente hojas de cálculo, pero también incluye documentos de procesamiento de textos y correos electrónicos. Asimismo, existe una cantidad considerable de datos de SAP dedicados a la preparación de presupuestos.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0110 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Proyectos de Investigación (BUD-001(a), BUD-001(b) y BUD-001(c)) : Registros que documentan la metodología y los resultados de los proyectos de investigación realizados por el programa. Los proyectos pueden ser ad hoc o continuos y abarcan toda la gama de actividades del condado. Los registros relacionados con estos proyectos se mantienen en tres grupos definidos de forma imprecisa: datos brutos, documentos de trabajo e informes finales. Los datos brutos son información en papel y electrónica que se utiliza para alimentar bases de datos y hojas de cálculo. La información suele estar en formato de encuesta. Los documentos de trabajo incluyen hojas de cálculo, bases de datos, borradores de informes, comentarios de los revisores e información de referencia relacionada que se utiliza para producir los informes finales. Los informes finales son informes formales publicados y en línea que resumen la investigación y las políticas relacionadas con los proyectos.
Retención: BUD-001(a) Informes finales: conservar permanentemente; BUD-001(b) Documentos de trabajo: conservar durante 10 years after la finalización del informe final; BUD-001(c) Datos brutos: conservar hasta la finalización del informe final. (No programado)
Registros de Capacitación (BUD-009) : Registros utilizados para capacitar al personal del departamento sobre diversas partes del proceso presupuestario. Incluye folletos, esquemas, presentaciones de PowerPoint y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))