Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros del Sistema de Impuestos sobre la Renta Personal del Condado de Multnomah (ITAX-001(a), ITAX-001(b) e ITAX-001(c)): Este sistema consta de registros que documentan la retención, la recaudación y la devolución del impuesto sobre la renta personal del Condado de Multnomah (ITAX). Este impuesto, establecido por la Medida 26-48, cubre los ingresos obtenidos por los residentes del Condado de Multnomah durante los años calendario 2003-2005. El sistema de registro consta de un sistema de digitalización de documentos [nota: actualmente no está instalado] que recopilará toda la información relacionada y la pondrá a disposición tanto de la Oficina de Licencias de la Ciudad de Portland, encargada de la recaudación de impuestos, como del Programa de Finanzas del Condado de Multnomah, responsable de la administración y contabilidad tributaria. Una vez escaneados y verificados los registros, se destruirán todos los documentos originales.
Los registros de retención documentan la retención de ITAX por parte del empleador y su envío al condado. La retención a empleados no es obligatoria, pero los empleadores pueden proporcionarla como servicio de nómina. Los registros incluyen informes trimestrales y anuales de retención, cupones de pago de impuestos, autorizaciones de transacciones EFT y documentación de respaldo.
Los registros de cobranza documentan la determinación de los impuestos adeudados y pagados por cada contribuyente. Estos registros incluyen las declaraciones anuales de impuestos ITAX, los cupones trimestrales de pago de impuestos estimados, el registro de pago (generalmente mediante cheque), las prórrogas y otros formularios que puedan elaborarse para facilitar la cobranza de impuestos. Estos son los únicos formularios obligatorios, pero también pueden incluir documentación de respaldo, como la correspondencia del contribuyente. También pueden existir registros relacionados con la cobranza de impuestos vencidos a través de agencias de cobranza, procedimientos de quiebra o actividades relacionadas.
Los registros de reembolso documentan la devolución de impuestos pagados en exceso a los contribuyentes. Los cheques de reembolso son generados por el programa de finanzas del condado y también pueden incluir documentación de respaldo.
Además, la información contable fiscal se mantiene en el sistema SAP del condado. Esta información incluye registros de transacciones para la recepción y distribución de pagos de impuestos, informes del Departamento de Ingresos de Oregón y documentación de respaldo, asientos contables y de diario, y otros registros necesarios para contabilizar los fondos fiscales recibidos y gastados.
Retención: ITAX-001(a) Una vez que los documentos hayan sido digitalizados, indexados *y* verificados, las copias impresas podrán destruirse y la imagen electrónica y los índices asociados deberán conservarse durante 7 años. ITAX-001(b) Los registros relacionados con la recaudación de impuestos vencidos deberán conservarse 3 years after del cierre o la cancelación de la cuenta. ITAX-001(c) Los registros contables ITAX deberán conservarse durante 10 años. (2003-0035/001)