Cuestionar la norma. A veces, eso es todo lo que se necesita para dar el primer paso importante hacia un entorno laboral más sostenible. Esto es lo que la División de Tecnología de la Información (TI) del Departamento de Bienes del Condado y el Departamento de Salud ha ejemplificado en un esfuerzo reciente por actualizar los procedimientos de fax e impresión.
En lugar de imprimir los cientos de solicitudes de registros médicos que el Departamento de Salud recibe todos los días por fax, la TI allanó el camino para un flujo de trabajo casi totalmente digital; se necesita muy poca impresión.
“Este proyecto consistía esencialmente en crear la conectividad para que Epic, el sistema de registro médico electrónico, pudiera enviar registros médicos digitalmente a otras organizaciones de atención médica”, afirma Dan Cole, gerente de proyectos de TI del condado de Multnomah.
Este flujo de trabajo digital ahorra 2000 hojas de papel a la semana, aproximadamente el equivalente a un árbol al mes, o 96 000 hojas de papel al año. En otras palabras: «Una cantidad enorme de papel», dice Dan, «y no solo se trata del papel, sino también del tóner y todo lo demás». Sin mencionar el importante ahorro en papel, tóner, tinta y mantenimiento de impresoras que obtendrá el Departamento de Salud.
Además, se observan notables efectos positivos en cadena. A medida que los empleados se adaptan al nuevo flujo de trabajo, tienden a cambiar otros hábitos relacionados con el fax y la impresión. "Hay otras pequeñas oportunidades que los habitantes del condado empezaron a reconocer al darse cuenta de que la mayoría de mis documentos ya son digitales y no necesito imprimirlos ni enviarlos por fax", dice Dan.
Resulta que adaptar el comportamiento es una de las principales barreras para implementar este tipo de cambios. En muchos casos, la tecnología existe, pero es difícil rediseñar un flujo de trabajo completo, especialmente cuando lleva tanto tiempo en funcionamiento. El equipo de Epic dio el salto a lo digital. Dan afirma: «Adoptaron la nueva tecnología y la adoptaron... Ese es el ejemplo que dieron».
El departamento de TI también está dando un salto: actualmente están modernizando todas las máquinas de fax del condado para que acepten y envíen archivos digitales en lugar de imprimir todos los documentos. Dan ya está mirando hacia adelante. "Creo que hay oportunidades que aún no hemos aprovechado", dice.
Dan y el departamento de TI también han dado ejemplo, demostrando su disposición a implementar nuevos sistemas de trabajo. ¿La recompensa? Un flujo de trabajo más optimizado, ahorro de recursos, reducción de desperdicios y ahorro de costos. En definitiva, los beneficios son innegables.
El equipo del proyecto estuvo compuesto por:
Del Departamento de Bienes del Condado:
Dan Cole, gerente de proyectos de TI
Jacquelynn Brown, consultora sénior de negocios de TI
Kurt Kole, administrador sénior de red
Ken Davidson, administrador sénior de red
Arnett Mix, administrador sénior de red
Steven Funk-Tracy, administrador sénior de bases de datos
DeWayne Gibson, administrador sénior de sistemas
Richard Atlansky, administrador sénior de sistemas
Tami Williams, administradora sénior de sistemas
Dan Gorton, Gerente de TI
Stan Johnson, gerente de proyectos de TI
Rodney Chin, Gerente de TI
Del Departamento de Salud:
Jennifer McClure, Gerente de Programa
Zita Borgen, consultora de procesos de negocio
Nathan Thomas, Supervisor de Operaciones
Caterine Blomdahl, directora de programas
Kerry Canfield, asistente de oficina
Sandy Ortiz, Asistente de Oficina
Karen Marsala, Técnica en Información de Salud
Esther Branum, Técnica de Información de Salud
Sarah Kaucic, técnica en información sanitaria
Arlinda Dickson