Dando otro paso hacia una respuesta verdaderamente regional a la falta de vivienda, los condados de Multnomah, Washington y Clackamas han seleccionado a un proveedor para brindar un sistema moderno, transparente y que priorice los servicios para rastrear y reportar datos sobre la falta de vivienda.
Bitfocus , una empresa tecnológica con experiencia nacional en el suministro de sistemas tecnológicos de respuesta a personas sin hogar, trabajará con los tres condados y docenas de proveedores comunitarios para reemplazar el obsoleto y heredado Sistema de Información de Gestión de Personas sin Hogar (HMIS) de la región.
Mejores datos permiten tomar decisiones más informadas. Invertir en nuevas tecnologías ayudará a garantizar datos precisos y oportunos, y a aumentar la rendición de cuentas, a la vez que ayudará a los trabajadores de primera línea, a los responsables de la toma de decisiones y a toda la comunidad a avanzar en la crisis de las personas sin hogar.
Un Sistema de Información para la Gestión de Personas sin Hogar es una base de datos exigida por el gobierno federal que recopila y gestiona información sobre la falta de vivienda y los servicios para personas sin hogar. En el área de los tres condados, el sistema sirve como centro donde organizaciones comunitarias, agencias gubernamentales y proveedores de servicios pueden compartir información en tiempo real sobre las personas sin hogar.
La tecnología proporcionada por Bitfocus servirá mejor a la comunidad y aumentará la transparencia en el trabajo, además de ser más fácil de usar. Las nuevas características incluyen:
- Un mejor sistema para rastrear las camas disponibles en refugios , simplificando el proceso para las personas que buscan refugio así como para los proveedores.
- Ingreso de datos más fácil y móvil para trabajadores de extensión callejera, lo que garantiza que los servicios de extensión estén más organizados y específicos.
- Un portal que permitiría a las personas que reciben servicios para personas sin hogar acceder y ver su información por su cuenta, algo que actualmente no está disponible.
- Más oportunidades para integrar directamente los datos de los servicios para personas sin hogar con otros sistemas de atención (como la atención sanitaria).
- Mejores informes y análisis que facilitarán que los proveedores y funcionarios electos tomen decisiones políticas y programáticas basadas en datos.
Un sistema de 19 años ya no satisface las necesidades de la comunidad
El sistema actual, creado en 2006, es anterior a la importante expansión de la financiación local para los servicios para personas sin hogar que comenzó en 2015 y creció aún más cuando los votantes aprobaron la Medida de Servicios de Vivienda de Apoyo de Metro en 2020. En cambio, se centró principalmente en los informes de cumplimiento de los programas de servicios financiados con fondos federales.
Y a medida que los servicios han crecido localmente, los sistemas de datos necesarios para respaldarlos también han tenido que volverse más sofisticados.
Hoy en día, el Sistema de Información para la Gestión de Personas sin Hogar ya no es solo una herramienta de cumplimiento normativo; sirve como base para la gran mayoría de los datos locales sobre personas sin hogar. Casi todos los proveedores que reciben financiación del condado en la región de Portland para servicios a personas sin hogar ingresan datos al sistema, fruto de un trabajo deliberado para mejorar la entrada de datos entre todos los proveedores.
El sistema, inicialmente administrado por la Oficina de Vivienda de Portland, pasó a manos del Condado de Multnomah en 2024. Esta transferencia, junto con otras mejoras en los datos lideradas por el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar , ha permitido al Condado de Multnomah crear una lista individualizada de personas sin hogar. Esta lista alimenta un panel mensual, presentado recientemente, que muestra el número de personas sin hogar y los servicios que reciben.
Los tres condados están utilizando el sistema de datos de maneras mucho más complicadas que aquellas para las que fue diseñado, y está claro desde hace años que el sistema actual ya no satisface las necesidades de la comunidad.
En 2023, el Condado de Multnomah contrató a Gartner Consulting para analizar el sistema actual. El análisis reveló limitaciones claras del obsoleto Sistema de Información para la Gestión de Personas sin Hogar y ayudó a definir una visión de lo que un sistema nuevo y mejorado podría ofrecer. Un informe de 2024 del Auditor del Condado de Multnomah llegó a conclusiones similares, mostrando que, si bien los datos de realojamiento del Departamento de Servicios para Personas sin Hogar tenían una precisión del 96 % , aún se necesitaba un sistema de datos mejor en general.
“Mejorar nuestro complejo sistema de datos es un proyecto a largo plazo. Llevamos años preparándolo y aún nos queda mucho camino por recorrer para completarlo”, declaró Anna Plumb, directora interina del Departamento de Servicios para Personas sin Hogar del Condado de Multnomah. “Estamos listos para colaborar con Bitfocus para crear un sistema que satisfaga las necesidades de nuestra comunidad y nos brinde más herramientas para comprender y erradicar la falta de vivienda”.
“La falta de vivienda es un desafío regional que nos afecta a todos”, afirmó Molly Rogers, directora ejecutiva del Departamento de Servicios de Vivienda del Condado de Washington. “Este nuevo sistema nos permitirá ver con mayor claridad cómo la falta de vivienda trasciende los límites del condado y seguir colaborando para encontrar soluciones de vivienda regionales”.
“Nuestro Sistema de Información para la Gestión de Personas sin Hogar es una inversión crucial para todo el sistema”, afirmó Shannon Callahan, directora de la División de Vivienda y Desarrollo Comunitario del Condado de Clackamas . “Esperamos colaborar con nuestros socios regionales para fortalecer los sistemas de información de los que todos dependemos para atender a nuestros residentes más vulnerables”.
El trabajo para mejorar los datos sobre personas sin hogar de la región ha sido posible gracias a la Medida de Servicios de Vivienda de Apoyo del Metro , aprobada por los votantes en 2020.
"Al construir un sistema de datos más inteligente y conectado, no solo mejoramos la eficiencia, sino que también facilitamos que los equipos de extensión comunitaria y otros trabajadores de primera línea ofrezcan a las personas que viven en nuestras calles la ayuda adecuada en el momento oportuno", afirmó Liam Frost, director interino de Vivienda de Metro.
El proceso de adquisiciones involucra a decenas de organizaciones asociadas
El proceso de adquisición regional para un nuevo proveedor fue liderado por el condado de Multnomah, con el apoyo de los condados de Washington y Clackamas, e implicó la participación de 82 empleados que representan a más de 40 organizaciones, incluidos proveedores comunitarios y diferentes agencias gubernamentales.
Bitfocus, que proporciona sistemas de datos en Los Ángeles y el condado de King, entre otras comunidades, impresionó constantemente al panel de puntuación y a los expertos en la materia con su interfaz de usuario potente pero sencilla, su alineación con las necesidades futuras, su filosofía de asociación con el cliente y su compromiso de acabar con la falta de vivienda.
Bitfocus demostró que puede crear software fácil de usar, ofrece informes y paneles de control mejores y más sólidos, se integra perfectamente con otros sistemas de software y tiene muchas otras características que no son posibles con el software actual.
Próximos pasos
Debido a la complejidad del proyecto y al número de socios involucrados, el trabajo de implementación, perfeccionamiento e implementación de un nuevo sistema tomará algunos años más para alcanzar su implementación completa. Inicialmente, los condados de Multnomah, Washington y Clackamas se centrarán en la transición de los servicios y proveedores existentes a la nueva plataforma. Posteriormente, trabajarán en la expansión de la plataforma para obtener datos mejorados en los programas de extensión comunitaria y de alojamiento.
Implementar un nuevo sistema para docenas de proveedores en toda la región, que ofrecen una gama diversa de servicios, requerirá una sólida capacitación, además de un trabajo continuo para garantizar la precisión de los datos. Al invertir en este proceso de transición deliberado, los condados pueden garantizar que el resultado final logre los objetivos de la comunidad: un sistema mejorado que permita a los proveedores, administradores y líderes electos utilizar los datos de maneras nuevas e innovadoras.