Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Avisos de Infracción de Control Animal (AC4-004(a), AC4-004(b) y AC4-004(c)): Documenta las multas emitidas por los agentes de control animal por infracciones a la ley penal. Incluye avisos de infracción, citaciones y presuntas infracciones contra el ganado. Los registros muestran la fecha y hora de la multa, el nombre y la dirección de la persona citada, el lugar de la infracción, la descripción del animal, la ley infringida, la firma y fecha del agente, la fecha y el lugar de la audiencia, y la fianza.
Conservación: Conservar 10 years after la fecha de clasificación. (2007-0016/009) Actualizado 03/01/2019
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Informes de Incidentes (AC4-002(a), AC4-002(b) y AC4-002(c)): Documenta los informes de incidentes investigados por los oficiales de control animal. Los informes incluyen informes de incidentes, informes de seguimiento, avisos de incautación, copias de citaciones y formularios de registro de animales, quejas por molestias animales, copias de informes policiales, hojas de referencias cruzadas a archivos de perros potencialmente peligrosos, actas de audiencias y correspondencia relacionada. La información incluye la fecha del incidente, el lugar, el nombre y la dirección del propietario, la descripción del animal, la descripción del incidente y su resolución.
Conservación: Conservar 10 years after la fecha de clasificación. (2007-0016/008) Actualizado 03/01/2019
Pruebas de Investigación (AC4-012): Se utilizan para respaldar las investigaciones de la división, las audiencias sobre perros potencialmente peligrosos y los testimonios judiciales. Las pruebas consisten en fotografías, grabaciones de audio y video de animales, ubicaciones y lesiones.
Conservación: Conservar durante 5 years after la resolución del caso. (2007-0016/012) Pendiente de actualización
Registros de Ganado (AC4-014): Serie utilizada para registrar tanto a los propietarios de ganado como a los animales individuales según la Ordenanza del Condado de Multnomah 8.10.210. Los registros incluyen la solicitud y la tarjeta de registro de ganado. La información incluye la descripción del ganado, el nombre y la dirección del propietario, la fecha de registro, la ubicación de los animales y la información de contacto.
Retención: Conservar 10 años. (MOAR 166-150-0215 (11)) Pendiente de actualización
Archivos Maestros (AC4-013): Documenta las interacciones con personas que tienen contacto extenso o prolongado con el personal de la división. Los registros incluyen informes de incidentes, multas, pruebas, información de casos civiles y penales, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar 10 años. (2007-0016/013) Pendiente de actualización
Avisos de Infracción (AC4-005(a), AC4-005(b) y AC4-005(c)): Documenta los avisos emitidos por los oficiales de control animal por infracciones a la ley administrativa. Los avisos indican la fecha y hora, el nombre y la dirección de la persona citada, el lugar de la infracción, la descripción del/de los animal(es), la ley infringida, el monto de la sanción, las notas del oficial/medida correctiva sugerida, la firma del oficial y la fecha.
Conservación: Conservar 10 years after la fecha de clasificación. (2007-0016/010) Actualizado 03/01/2019
Informe Diario del Oficial (AC4-003): Documenta las actividades diarias de los oficiales de control animal. El informe muestra el nombre del oficial, la fecha y hora de cada entrada, y una breve descripción de la actividad.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0135 (64)) Pendiente de actualización
Registros de Perros Potencialmente Peligrosos (AC4-001(a), AC4-001(b), AC4-001(c)): Documenta la clasificación de perros potencialmente peligrosos y el estado de dicha clasificación. Incluye informes de incidentes con animales, fotografías, certificados de notificación al propietario, registros del proceso de apelación, conclusiones de los oficiales de audiencias, correspondencia y notificaciones de desclasificación. Los perros clasificados en los Niveles 1 a 4 pueden desclasificarse dentro de plazos específicos; los perros clasificados en el Nivel 5 se sacrifican dentro de 10 days after a la clasificación final.
Conservación: Conservar 10 years after la fecha de clasificación. (2007-0016/007) Actualizado 03/01/2019
Solicitudes de Información Pública (AC4-006): Documenta las solicitudes de divulgación de registros públicos y proporciona un registro de las respuestas de la división. Los registros pueden incluir solicitudes de divulgación, registros de solicitudes, aprobaciones, denegaciones y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar 5 años. (MOAR 166-150-0095 (13)) Pendiente de actualización
Registros de Despacho por Radio (AC4-011): Documentan las comunicaciones entre el despachador del refugio y los oficiales de control animal. El registro muestra la fecha y hora de la comunicación, el oficial con el que se comunicó y una breve descripción de la misma.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0005 (8))) Pendiente de actualización