Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Depósitos Fiscales del Programa de Residencias para Adultos Mayores (ADS4-001) : Documenta los depósitos mensuales de todos los ingresos recibidos por concepto de tasas y multas. La impresión mensual incluye el apellido del operador, el número de cheque, el importe del cheque, la fecha del depósito, el subtotal diario y el total mensual del depósito.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Expedientes del Operador del Programa de Residencias para Adultos (ADS4-002) : Documentan la elegibilidad del solicitante para obtener una licencia para operar una Residencia para Adultos. Incluye solicitudes iniciales y renovaciones anuales. El expediente se cierra al vencimiento de la licencia y el cierre de la residencia. Incluye registros del operador y de las instalaciones, informes de advertencias y sanciones, informes de servicios de protección, inspecciones de edificios, autorizaciones médicas, referencias, quejas, correspondencia, documentación financiera, solicitudes de licencia, informes de saneamiento, contratos de Medicaid, documentos de cumplimiento de condiciones, licencias emitidas y otros registros utilizados para evaluar la idoneidad del solicitante para operar una Residencia para Adultos.
Conservación: Conservar durante 7 years after el cierre del expediente. (2014-0005/014)
Contratos de Hogares de Acogida para Adultos (ADS4-003) : Documentan el contrato entre el SPDD y los hogares de acogida para adultos (tanto para personas mayores como para personas con discapacidad) para brindar atención según lo especificado en los OAR 411-50-400 a 411-50-490. Los contratos originales se archivan en ADS y la información pertinente se envía electrónicamente al SPDD. Los contratos deben renovarse anualmente. Los contratos indican la fecha de publicación, el número de contrato, el nombre y la dirección del contratista, la duración del contrato, las disposiciones y las firmas del contratista y del representante de la división.
Retención: 7 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Verificación de Antecedentes Penales : Documentos. El Programa de Residencias para Adultos Mayores procesa las solicitudes de verificación de antecedentes de operadores, cuidadores, administradores de residentes y voluntarios que residirán, trabajarán o serán voluntarios en las Residencias para Adultos Mayores del Condado de Multnomah para garantizar la seguridad de los residentes. Estos formularios autorizan la recopilación de información de antecedentes y la revisión de los antecedentes penales y de abuso estatales y federales. Los registros se utilizan como un mecanismo de evaluación continua y en la verificación regular del cumplimiento de las Residencias para Adultos Mayores. (2014-005/008)
Retención: a) Cheques impugnados 6 años; b) Cheques no impugnados 3 years after la última acción o separación del empleado, lo que sea más largo
Registros de Resultados de Pruebas : Documentan las pruebas realizadas a operadores, administradores de residentes y cuidadores para demostrar sus conocimientos en las áreas de capacitación requeridas, incluyendo, entre otras, las Normas Administrativas del Condado de Multnomah, el dominio del inglés y las prácticas estándar de atención. Se pueden realizar otras pruebas según corresponda. Los registros se utilizan para la evaluación continua y el cumplimiento de los operadores, administradores de residentes y cuidadores. (2014-005/007)
Retención: 3 años
Registro de llamadas de la lista de vacantes (ADS4-004) : Registra las llamadas de los clientes para su colocación en hogares de acogida para adultos. Muestra la fecha, el nombre y la dirección de la persona que llama, el número de teléfono, el número y tipo de vacante, y los comentarios.
Retención: Conservar 2 años. (2008-0012/013)