Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Consejería para Clientes (DOH51-002) : La serie documenta los registros de las sesiones de consejería brindadas a los clientes como parte del proyecto de investigación. Las sesiones pueden incluir prevención del VIH, prevención de la violencia de pareja o ambas. Los registros incluyen evaluaciones, notas de las sesiones, planes de conducta, grabaciones de audio de las sesiones y documentación complementaria.
Retención: Conservar 10 years after finalizar el estudio (2009-0001/037)
Historial Médico del Cliente (DOH51-001) : Registros que documentan el historial médico del cliente y los servicios prestados por el Estudio de Salud de la Mujer de Portland. Los registros pueden incluir correspondencia; informes; anotaciones profesionales; informes de laboratorio; autorizaciones de tratamiento; divulgación de información; historial clínico o médico, incluyendo la identificación del cliente, notas de progreso y registros de visitas; historial de servicios previos; derivaciones; informes de pruebas y evaluaciones; planes de tratamiento; notas de progreso; autorización para tratar; evaluación médica, incluyendo pruebas de laboratorio y otras, servicios de urgencias, y registros de medicamentos y recetas; informes escolares; y otros datos relacionados. El acceso a estos registros puede estar exento de divulgación según ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Retención: Conservar 10 years after finalizar el estudio. (2009-0001/036)
Encuestas a Clientes (DOH51-003) : Documenta las encuestas realizadas a todos los clientes del estudio. Se realizaron cuatro encuestas durante los diez meses del estudio. Los registros consisten en grabaciones de audio de las sesiones de encuesta.
Retención: Conservar 10 years after finalizar el estudio. (2009-0001/038)
Registros de Incentivos (DOH51-005) : Registros que documentan los incentivos otorgados a los clientes como compensación por su tiempo y desplazamiento. Los incentivos incluyen tarjetas de regalo y pases de autobús de Fred Meyer. Los registros incluyen registros de compra de tarjetas y pases, así como registros que documentan cuándo y a quién se emitieron los incentivos.
Retención: Conservar durante 10 years after la finalización del estudio. (MOAR 166-150-0110 (1))
Correspondencia del Programa (DOH51-004) : Correspondencia, memorandos y registros similares que documentan y aportan información significativa al programa o a la responsabilidad funcional principal de la oficina. Incluye cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas y otros registros relacionados con programas específicos o funciones principales.
Retención: Conservar durante 10 years after la finalización del estudio. (MOAR 166-150-0005 (8))
Informes de Estudio (DOH51-006) : Informes estadísticos y narrativos que documentan las actividades, los logros y la investigación del Estudio de Salud de la Mujer de Portland. El formato de los informes varía, pero generalmente incluye datos demográficos, información sobre los servicios, información sobre el programa y la organización, la metodología del estudio, los resultados del estudio e información relacionada con el programa. Pueden incluir documentación adjunta y correspondencia.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))