Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Presupuesto Departamental Aprobado (SS2-013) : Registros que documentan el plan financiero anual final aprobado por un órgano departamental para todos los gastos. La información puede incluir el mensaje presupuestario, resúmenes financieros, ingresos y gastos, programas operativos, servicio de la deuda, análisis de puestos y salarios, asignaciones de gastos generales, organigramas, importes reales y presupuestados anteriores, y datos relacionados. Se deben conservar copias según sea necesario.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0110 (7))
Registros de Preparación de Presupuestos (SS2-004) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros Contables de CAAPCare (SS2-012) : Documenta los ingresos y gastos del sistema CAAPCare del condado. Los registros incluyen informes de gastos e ingresos, correspondencia, informes de pago directo, informes de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS), formularios de prestación de servicios, resúmenes de facturación, autorizaciones de pago y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 5 años. (MOAR OAR 166-150-0110 (1, 2))
Comprobantes de Pago de CAAPCare (SS2-011) : Documentan todos los pagos realizados a los proveedores de servicios contratados por los servicios prestados a través del programa CAAPCare. Los registros incluyen comprobantes de pago, copias de facturas, formularios de reclamación de seguros, documentación de respaldo de reclamaciones, documentación que verifica la autorización para recibir el pago, informes contables, recibos de pago y documentación relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Comprobantes de Pago de Contratos (SS2-001) : Documentan todos los pagos realizados a proveedores de servicios contratados en todos los programas del DCHS. Los registros incluyen comprobantes de pago, copias de facturas, formularios de reclamación de seguros, documentación de respaldo de reclamaciones, documentación que verifica la autorización para recibir el pago, informes contables, recibos de pago y documentación relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Informes de Gastos e Ingresos (SS2-005(a) y SS2-005(b)) : Registros que documentan detalles de transacciones, como las relacionadas con ingresos y gastos, con frecuencia diaria, mensual, trimestral o similar. Incluye informes que documentan los ingresos y gastos de las cuentas para respaldar el libro mayor. Pueden incluir detalles de ingresos, gastos, gravámenes, cobros, warrants y otros. La información suele incluir fecha, beneficiario, propósito, fondo abonado o debitado, número de cheque y datos similares o relacionados.
Retención: SS2-005(a) Informes de fin de año (mes 13): retención de 10 años; SS2-005(b) Otros informes: retención de 5 años. (MOAR 166-150-0110 (23c))
Registros Contables de Subvenciones (SS2-007) : Documentan los ingresos recibidos de subvenciones estatales y federales para financiar las actividades del programa del DCHS. Los registros incluyen copias de comprobantes de libros contables, contratos, formularios de aprobación de contratos, facturas, memorandos de pago (que indican la fuente de financiación, los importes, los códigos contables y los componentes del servicio), notificaciones de aprobación del plan (que indican los programas aprobados y los importes de financiación), estados resumidos presupuestarios (que indican los presupuestos, los fondos liberados, los importes reales gastados u obligados y los saldos no utilizados), recibos de la Tesorería, solicitudes de reembolso a las agencias otorgantes, documentación de evaluación, documentación de concesión de subvenciones y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Caja Chica (SS2-002) : Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan el reembolso del fondo de caja chica al departamento. Los registros incluyen recibos, extractos de transacciones, formularios de caja chica y memorandos de solicitud de pago.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Registros de Gastos de Viaje (SS2-003) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (24))