Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Informes Contables (DD3-011) : Informes que documentan la situación financiera general y el funcionamiento de la división. Incluyen la contabilidad de todos los ingresos y gastos en relación con el presupuesto final. Los registros pueden incluir informes mensuales, trimestrales, anuales y similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (14))
Registros de Preparación de Presupuestos (DD3-005) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto de división presentadas a la oficina de presupuesto del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Formularios de Retroalimentación del Consumidor (DD3-010) : Registros que documentan la medición de la opinión del cliente, realizada por o para la agencia, en relación con diversos problemas, acciones e inquietudes. Los formularios indican el servicio prestado, su calificación, los comentarios del cliente y la información demográfica.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (42))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros del Consejo Asesor sobre Discapacidades del Desarrollo (DD3-006) : Registros que documentan las deliberaciones del consejo asesor encargado de supervisar la política y el desarrollo de programas sobre discapacidades del desarrollo. Anteriormente conocido como el Consejo Coordinador de Discapacidades del Desarrollo. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Correspondencia del Director (DD3-004) : Correspondencia, memorandos y registros similares que establecen o fundamentan políticas, sientan precedentes importantes o registran eventos históricos relacionados con la organización o el funcionamiento de la división. Incluye cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas, informes, estudios y otros registros. Abarca todos los aspectos de las políticas sobre discapacidades del desarrollo, el desarrollo de programas, la investigación y la práctica en el condado.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (8))
Registros de Seguimiento Legislativo (DD3-012) : Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de la división. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Actas de Reuniones, Juntas, Comisiones y Comités (DD3-008) : Actas que documentan las deliberaciones de juntas, comisiones, grupos de trabajo, comités, consejos asesores y otros grupos similares, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710), de las cuales la división mantiene el registro oficial. Incluye el Comité de Intervención Conductual, el Consejo de Intervención Temprana, el Consejo de Apoyo Familiar y grupos similares. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Reuniones del Personal (DD3-009) : Registros que documentan las reuniones de la división que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). También incluye registros de grupos de los que la división es miembro, pero no la entidad encargada de los registros oficiales. Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Informes Mensuales (DD3-014) : Informes mensuales que documentan las actividades de los empleados. Útiles para la elaboración de informes anuales, la planificación y presupuestación, el seguimiento del progreso del trabajo y otros fines. Generalmente, registran el tipo de actividad, los empleados y/o voluntarios involucrados, el tiempo dedicado a la actividad, el trabajo realizado e información relacionada en formato narrativo o estadístico.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (2))
Registros de Políticas y Procedimientos (DD3-007) : La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de la división. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Registros de Retiros, Conferencias y Seminarios del Personal (DD3-013) : Registros que documentan las actividades de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares a las que asistieron funcionarios o personal de la división. Pueden incluir informes del personal, materiales didácticos, recomendaciones, correspondencia y memorandos relacionados, y registros similares.
Retención: Conservación por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (37))
Archivos de supervisión (DD3-016) : pueden incluir, entre otros, notas de reuniones/discusiones de supervisión en curso, listas de verificación de empleados nuevos, listas de verificación de carga de casos, copias de certificados de capacitación y formularios que reconocen la finalización de la capacitación y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (48))
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0105 (16))