Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros del programa de educación y capacitación (DOH35-002) : registros relacionados con el diseño e implementación de programas de capacitación proporcionados por el Programa Dental Escolar y Comunitario. Pueden incluir descripciones de clases, certificaciones de instructores, documentación de planificación, material instructivo, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, folletos y registros importantes relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))
Registros de Tratamiento con Sellador (DOH35-003) : Registros de casos individuales que documentan la aplicación de sellador dental a escolares de escuelas primarias y secundarias seleccionadas. Los registros incluyen listas de clases, gráficos de tratamiento, permisos y registros relacionados. La información incluye el nombre de la escuela, la fecha del tratamiento, el tipo de tratamiento, los nombres de los estudiantes tratados e información relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-065(20); OAR 410-141-3520 (10)) Actualizado el 15/10/2018
Registros de Voluntarios (DOH35-004) : Registros que documentan las actividades y la administración de los voluntarios. Los registros incluyen el registro de voluntarios, la solicitud de voluntariado, el total de horas y la documentación de orientación y capacitación.
Retención: Se mantendrá durante 6 years after la baja voluntaria. (MOAR 166-1150-0160(26))