Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Preparación Presupuestaria (DD7-006) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto por programas presentadas al programa presupuestario de la división. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Retención: DD7-003(c) Registros si el caso está cerrado, inactivo o se desconoce la fecha de fallecimiento: conservar durante 70 años; DD7-003(d) Registros si se conoce la fecha de fallecimiento del cliente: 10 years after la fecha de fallecimiento. (MOAR 166-150-0055 (3))
Registros de Intervención Temprana (DD7-001) : Documenta la prestación de servicios de intervención temprana para niños con discapacidad. Incluye solicitudes de propuestas, contratos, correspondencia, informes estadísticos de clientes y registros de autoevaluación relacionados con la supervisión estatal del cumplimiento legal.
Retención: 5 años. (2002-0006/008)
Registros del Equipo de Revisión de Elegibilidad (DD7-004) : Registros que documentan las reuniones del equipo interno que determina la elegibilidad de los clientes y los servicios para niños que buscan servicios por discapacidad del desarrollo. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de Apoyo Familiar (DD7-002) : Esta serie documenta la evaluación de las solicitudes de ayuda financiera para apoyar a las familias de los clientes en programas de discapacidad del desarrollo. Incluye la solicitud y otros registros, como informes de progreso, información financiera, evaluación familiar y planes de tratamiento y apoyo.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0055 (4))
Registros de Certificación de Proveedores (DD7-005) : Documenta la certificación de hogares de acogida y otros proveedores que atienden a clientes con discapacidades del desarrollo en su hogar. Se requiere una certificación anual. Los registros incluyen la solicitud, los informes de investigación, la certificación, la verificación de antecedentes y la documentación de respaldo. La mayor parte de la información se duplica en el SDSD, pero las solicitudes no.
Retención: Conservar 7 años. (2002-0006/012)