Correspondencia Clínica (WIC1-009) : Correspondencia, memorandos y registros similares que documentan y aportan información significativa al programa o a la responsabilidad funcional principal de las clínicas WIC. Incluye cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas y otros registros relacionados con programas específicos o funciones principales.
Retención: Conservar durante 3 años . (7 CFR 246.25)
Registro de Transacciones de la Clínica (WIC1-003) : Documenta todas las interacciones entre la clínica WIC y sus clientes. La información es generada por la oficina estatal de WIC y transmitida a los programas WIC del condado. El registro muestra el número de familia, el número de proveedor, el nombre y número del cliente, la fecha y el código de la acción, el motivo de la baja y las altas y bajas del programa.
Retención: Conservar durante 1 año. (7 CFR 246.25)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Retención: Conservar durante 1 año. (7 CFR 246.25)
Expedientes Médicos - WIC (WIC1-008) : Documenta los servicios prestados a los clientes de WIC en las clínicas de salud del condado. Los expedientes se mantienen por familia e incluyen secciones separadas para la madre y todos los niños elegibles. Los registros incluyen formularios de admisión, evaluaciones de riesgo, criterios médicos, criterios nutricionales, gráficos de crecimiento, certificaciones de elegibilidad, correspondencia de casos y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 25/09/18
Registros de Tiempo (WIC1-006) : Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Listado Maestro Alfa de WIC (WIC1-001) : Documenta a todos los clientes activos de WIC durante el mes del informe. El informe (BWICV07P) muestra el número de clínica, el número de identificación del cliente, su nombre y dirección, su fecha de nacimiento, el código WIC (para el niño o la madre), el número de teléfono y la fecha de la acción.
Retención: Conservar la lista actual. (No programado)
Registros de Cupones WIC (WIC1-002) : Documentan todos los cupones WIC emitidos por el programa estatal y distribuidos por las clínicas del condado. Incluyen un informe computarizado enviado por el estado (BWIC777R-3) y un registro manual que se mantiene en la oficina de WIC. Los registros muestran el número de familia, el número de cupón, el monto del cupón, el nombre del participante, la fecha de emisión y la firma del beneficiario (solo registro manual).
Retención: Conservar durante 3 years after la emisión del informe final de gastos para el período al que corresponden los informes. (7 CFR 246.25)
Cupones WIC (WIC1-004) : Copia de la clínica del cupón WIC emitido a los clientes. Esta copia del registro se transfiere al programa WIC estatal. El cupón muestra el nombre de la clínica, el nombre del cliente, la fecha de emisión y el monto del cupón.
Retención: Conservar durante 6 meses. (7 CFR 246.25)