Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Formularios de Admisión del Centro de Información (OSCP2-001) : Documentan la solicitud y autorización de asistencia para la vivienda que se brinda a residentes del condado de bajos ingresos. Los principales tipos de asistencia incluyen asistencia para el alquiler, vivienda de emergencia para personas sin hogar y transporte de larga distancia. Los formularios indican la fecha, el nombre y la dirección del cliente, las aprobaciones de los vales, el tipo y el monto de la asistencia, los ingresos del cliente, la información del hogar, la información demográfica y las firmas autorizadas. Se envía una copia de este formulario a los Servicios de Apoyo del DCHS como comprobante de pago.
Retención: Conservar 3 años. (2003-0038/012)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Vales de Vivienda de Emergencia (OSCP2-003) : Documenta el pago de fondos a residentes de bajos ingresos del condado para vivienda de emergencia. El vale muestra el nombre del cliente, el número de personas autorizadas para la vivienda, el monto del vale, las fechas aprobadas para la vivienda, la agencia de servicios, el proveedor de la vivienda, la información de contacto, las firmas y la fecha de autorización. Se envía una copia de este formulario a los Servicios de Apoyo del DCHS para que sirva como comprobante de pago.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Vales de Transporte de Larga Distancia (OSCP2-002) : Documenta el pago de fondos a residentes del condado de bajos ingresos para transporte de larga distancia de emergencia. El vale muestra el nombre del cliente, el número de personas autorizadas para viajar, el monto del vale, el destino, el tipo de viaje, la agencia de servicios, el proveedor de transporte, la información de contacto, las firmas de autorización y la fecha. Se envía una copia de este formulario a los Servicios de Apoyo del DCHS para que sirva como comprobante de pago.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros telefónicos (OSCP2-004) : Documenta las llamadas al Programa de Intercambio de Información para solicitar asistencia. El registro se utiliza para verificar la secuencia de llamadas, ya que la ayuda se distribuye en el orden en que se solicita. Las entradas del registro muestran la fecha y hora de la llamada, el nombre y el número de seguro social del cliente, y el tipo de asistencia solicitada.
Retención: Conservar 1 año. (2003-0038/013)