Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros del Programa de Desarrollo de Viviendas Asequibles (OSCP1-002) : Documentan la transferencia de propiedades adquiridas por el condado mediante ejecuciones hipotecarias a corporaciones de desarrollo sin fines de lucro para proyectos de vivienda para personas de bajos ingresos. Los registros incluyen transferencias de escrituras, gravámenes sobre propiedades, descripción del desarrollo propuesto, informes de seguimiento, informes del programa de Títulos Fiscales del condado, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar 6 years after la fecha de vencimiento. (2003-0038/002)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Préstamos para el Desarrollo de Viviendas (OSCP1-001) : Documentan préstamos otorgados a propietarios de viviendas y arrendadores para la mejora o desarrollo de viviendas. Los préstamos se otorgan para diversos fines en el marco de diversos programas y suelen financiarse mediante algún aspecto del programa federal de Subvenciones en Bloque para el Desarrollo Comunitario. Los registros incluyen escrituras de fideicomiso, pagarés, contratos de préstamo, cesiones de título, descripciones de propiedades, registros fiscales, correspondencia, registros de pagos y documentación relacionada. Los expedientes cerrados también incluirán una carta de transmisión que indica que se han transmitido los documentos del expediente y que el propietario debe solicitar una retransmisión.
Retención: Conservar 6 years after la fecha de vencimiento. (2003-0038/001)
Registros de Préstamos para Proyectos Especiales (OSCP1-004) : Documenta las subvenciones otorgadas a organizaciones sin fines de lucro bajo el programa federal de Subvenciones en Bloque para el Desarrollo Comunitario. Los préstamos se otorgan para proyectos de vivienda o desarrollo comunitario. Los registros incluyen escrituras de fideicomiso, pagarés, contratos de préstamo, cesiones de título, descripciones de propiedades, registros fiscales, correspondencia, registros de pagos y documentación relacionada.
Retención: Conservar 6 years after la fecha de vencimiento. (2003-0038/004)
Registros de Préstamos del Programa de Inversión Estratégica (SIP) (OSCP1-003) : Documentan los fondos prestados a empresas (con y sin fines de lucro) para proyectos de creación de viviendas asequibles. Los fondos provienen del acuerdo SIP del condado con LSI Logic Corporation, Fujitsu y la Ciudad de Gresham. Los registros incluyen solicitudes de préstamo, propuestas de proyecto, informes que muestran el saldo del fondo SIP, informes de rendimiento, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar 6 years after la fecha de vencimiento. (2003-0038/003)