Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros Contables (OSCP7-019) : Registros que documentan el pago de facturas de agencias para cuentas generales. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1,2))
Registros de Preparación de Presupuestos (OSCP7-016) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas a la Junta de Comisionados del Condado. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Actas de Reuniones de Comités y Grupos de Trabajo (OSCP7-017) : Actas que documentan las deliberaciones de juntas, comisiones, grupos de trabajo, comités, consejos asesores y otros grupos similares, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710), de las cuales el departamento mantiene el registro oficial. Las actas pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Licitaciones Públicas (OSCP7-011(a) y OSCP7-011(b)) : Registros que documentan la publicación, evaluación y adjudicación de las licitaciones a los contratistas. Proporcionan evidencia registrada de las licitaciones aceptadas y rechazadas. Los registros incluyen la solicitud de propuestas original con sus anexos, el aviso de licitación pública abierta, los registros de calificación de las licitaciones, los acuses de recibo de las licitaciones, las respuestas a la solicitud de propuestas (RFP) del contratista (incluye la oferta, la hoja de identificación y transmisión de la organización, y la hoja de puntuación de la evaluación de la licitación) y la correspondencia relacionada.
Retención: OSCP7-011(a) Ofertas aceptadas: se conservan durante 6 years after la adjudicación o cancelación; OSCP7-011(b) Ofertas rechazadas o exenciones de licitación: se conservan durante 2 años. (MOAR 166-150-0110 (10))
Registros de Conferencias y Seminarios (OSCP7-018(a) y OSCP7-018(b)) : Registros que documentan la asistencia o el desarrollo de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares. Pueden estar patrocinados por la agencia u otra entidad. Suelen incluir descripciones de clases, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, informes, discursos, documentación de planificación y registros relacionados.
Retención: OSCP7-018(a) Registros significativos del programa: Conservar durante 5 años; OSCP7-018(b) Otros registros: Conservar durante 2 años. (MOAR 166-150-0005 (36,37))
Registros de Administración de Contratos (OSCP7-012) : Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos del DCFS. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones y modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de ingreso de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, certificados de seguro, información de los contratistas (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Tiempo de Empleados (OSCP7-015) : Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la división. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Casos de Clientes del Centro de Recursos Familiares (OSCP7-001) : Documentan la prestación de servicios de referencia a corto plazo, defensa y gestión de casos a clientes a través de cuatro centros de recursos familiares escolares y dos comunitarios. Los registros pueden incluir formularios de admisión, formularios de alta, descripción de actividades, vales de vivienda, autorizaciones de divulgación de información, correspondencia y otros documentos relacionados. La información incluye el nombre del cliente, sus datos de identificación, los servicios utilizados, las referencias realizadas, las notas del caso, la ayuda para la vivienda/alquiler, la firma y fecha del gestor de casos, e información relacionada.
Conservación: Conservar durante 5 years after del cierre del caso. (2003-0038/020)
Registros de Administración de Subvenciones (OSCP7-013) : Los registros documentan la administración, el seguimiento y el estado de las subvenciones en las que la agencia es beneficiaria, otorgante, asignadora o administradora. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones y otras fuentes de financiación privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de seguimiento de los planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Cotizaciones Informales (OSCP7-010(a) y OSCP7-010(b)) : Documentan las cotizaciones solicitadas para compras que no requieren licitación pública (menos de $50,000 y que no impliquen construcción de capital), según lo especificado en PCRB 10.120. Los registros incluyen registros escritos de cada cotización, formularios de tabulación de cotizaciones (PD44) y requisiciones (RX30). La información incluye el nombre y la dirección del proveedor, el nombre de la persona de contacto del proveedor, el precio y la fecha de entrega de la cotización, la fecha y el período de validez de la cotización, los términos y las especificaciones de los artículos cotizados.
Retención: OSCP7-010(a) Requisitos de las cotizaciones: retención de 3 años; OSCP7-010(b) Otras cotizaciones: retención de 2 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Reuniones del Personal (OSCP7-004) : Registros que documentan las reuniones con el personal del centro de recursos familiares que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de Derivación sin Servicios (OSCP7-007) : Documenta a los clientes que son derivados directamente a proveedores de servicios sin recibir la gestión de casos de Touchstone. Los registros incluyen la hoja de información y la derivación.
Retención: Conservar 1 año. (2003-0038/022)
Registros de Planificación (OSCP7-009) : Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la misión y los objetivos de trabajo de la división. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Correspondencia de Proveedores (OSCP7-006) : La serie documenta las comunicaciones rutinarias entre el personal de Touchstone y los proveedores de servicios de referencia. Los registros incluyen cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas, transmisiones, acuses de recibo, avisos de asuntos comunitarios, registros de campañas de recaudación de fondos para organizaciones benéficas, solicitudes rutinarias de información o publicaciones, anexos y documentos adjuntos.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (8))
Expedientes de Casos de Clientes de Touchstone (OSCP7-005) : Documenta los servicios de gestión de casos para familias. El programa se imparte en la escuela y ofrece sesiones grupales y servicios de derivación. Incluye notas de los casos que documentan los servicios prestados, hojas de objetivos familiares, formularios de admisión y evaluación, plan de caso, formularios de divulgación de información, copias de planes educativos, registros de pagos y otros registros relacionados.
Conservación: Conservar 5 years after la última acción. (2003-0038/021)