Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Informes de Actividad, General (F01-001) : Informes diarios, semanales, mensuales o similares, excepto los anuales, que documentan las actividades de los empleados. Útiles para la elaboración de informes anuales, la planificación y presupuestación, el seguimiento del progreso del trabajo y otros fines. Generalmente, registran el tipo de actividad, los empleados o voluntarios involucrados, el tiempo dedicado a la actividad, el trabajo realizado e información relacionada en formato narrativo o estadístico.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (2))
Informes Anuales de Auditoría (F01-002) : Registros que documentan las auditorías anuales de la situación financiera de la agencia, realizadas por auditores externos, de conformidad con los requisitos legales descritos en los artículos 297.405 a 297.555 del ORS. Se incluyen los principios y métodos contables, la exactitud y legalidad de las transacciones, cuentas, etc., y el cumplimiento de los requisitos, órdenes y reglamentos de otros organismos públicos relacionados con la situación financiera o el funcionamiento de la agencia. La información incluye el resumen contable, los estados financieros consolidados, los anexos, el balance general, los comentarios, las recomendaciones y la información relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0110 (4))
Registros de Preparación de Presupuestos (F01-003) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Calendarios y Registros de Programación (F01-004) : Registros que documentan y facilitan la planificación, programación y otras acciones rutinarias relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades. Incluye calendarios, agendas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0005 (6))
Documentación del Programa del Sistema Informático (F01-005) : Registros que proporcionan documentación para sistemas y redes de procesamiento electrónico de datos. Incluye instrucciones de software operativo, listados de códigos y programas informáticos, diseños de registros, diagramas de flujo, listados de líneas, informes de varianza, muestras de salida, especificaciones de diseño del programa, lenguaje del programa, registros de consola, instrucciones de formato, informes de usuario, copias de seguridad del programa, correspondencia relevante relacionada y registros e información similares.
Retención: Conservar durante 2 years after retirar el sistema del servicio. (MOAR 166-150-0125 (2))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar con el programa asociado o los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10))
Registros de Desarrollo de Formularios (F01-011) : Registros que documentan el desarrollo o la revisión de formularios y documentos preimpresos por o para la agencia. Útiles para el desarrollo y la preparación de nuevas versiones de formularios. Incluye formularios de muestra, revisiones, registros o listados de formularios, propuestas, autorizaciones, ilustraciones y registros relevantes relacionados.
Retención: Conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (OAR 166-150-0125 (6))
Registros de Seguimiento Legislativo (F01-012) : Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de una agencia. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (12))
Listas de correo (F01-013) : Listas compiladas para facilitar la facturación, la difusión comunitaria y otras funciones de la agencia. La información suele incluir el nombre de la persona o grupo, la dirección, el nombre y cargo de la persona de contacto, el número de teléfono, comentarios y datos similares.
Retención: Conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (OAR 166-150-0005 (14))
Registros de Reuniones del Personal (F01-014) : Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden incluirse en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el contenido aporta información significativa a dicha serie.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (16))
Registros Organizacionales (F01-015) : Registros que documentan la organización y la estructura administrativa de la agencia. Incluyen organigramas, estados financieros, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la validez y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa.
Conservación: Conservar durante 2 years after su sustitución o de su obsolescencia. (OAR 166-150-0005 (20))
Registros de Planificación (F01-016) : Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la declaración de misión y los objetivos de trabajo de una agencia. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (OAR 166-150-0005 (23))
Declaraciones y Directivas de Política (F01-017) : La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de una agencia. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de política. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (25))
Comunicados de Prensa (F01-018(a) y F01-018(b)) : Declaraciones preparadas, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y registros similares emitidos a los medios de comunicación. Los temas incluyen la adopción de nuevos programas, la terminación de programas antiguos, cambios de políticas, cambios en la situación de funcionarios electos o personal administrativo de alto nivel, entre otros. También pueden incluir comunicados de prensa que anuncien eventos rutinarios o acciones llevadas a cabo en el marco de las políticas vigentes.
Conservación: F01-018(a) Comunicados de prensa históricos y de políticas: conservar permanentemente; F01-018(b) Otros comunicados: conservar durante 2 años. (OAR 166-150-0005 (18))
Registros de Avisos Públicos (F01-019) : Registros que documentan el cumplimiento de las leyes que exigen la notificación pública de actividades gubernamentales. Los temas incluyen tasaciones, elecciones, cambios en el uso del suelo, reuniones y audiencias públicas, venta de propiedades y otros. Los registros incluyen avisos públicos o legales, certificados, declaraciones juradas de publicación y documentos similares.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0005 (29))
Encuestas, sondeos y cuestionarios (F01-020) : Registros que documentan la medición de la opinión de los clientes, realizada por o para la agencia, en relación con diversos asuntos, acciones e inquietudes. Pueden incluir encuestas, sondeos, cuestionarios, resúmenes, extractos y registros relevantes relacionados. Ejemplos de resúmenes incluyen estudios que incorporan los resultados significativos de encuestas de opinión de los clientes, resúmenes de cuestionarios diseñados para determinar las habilidades e intereses de los ciudadanos que se ofrecen como voluntarios para prestar servicios a la agencia, y otros registros que resumen los datos de las encuestas.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0005 (42))
Registros de Viajes (Empleado) (F01-021) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Órdenes de Trabajo (F01-022) : Registros que documentan las solicitudes y autorizaciones, según los contratos, acuerdos o procedimientos vigentes, para los servicios necesarios. Pueden incluir órdenes de trabajo de centros de copiado, órdenes de impresión, solicitudes de servicio telefónico e instalación, autorizaciones de reparación y registros similares.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0005 (42))