Programa de retención de la administración de instalaciones y gestión de propiedades (FM5)

Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)

Registros de Preparación de Presupuestos (FM5-007) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto de división presentadas al gerente de presupuesto del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))

Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018

Registros de Tiempo de Empleados (FM5-005) : Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la división. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))

Actas de Reuniones, Órgano Rector (FM5-006) : Actas que documentan las actas de cualquier sesión ordinaria, extraordinaria, ejecutiva o de emergencia de cualquier órgano rector, según se describe en los ORS 192.610 a 192.690, que esté bajo la jurisdicción de la agencia. Estas suelen consistir en juntas, comisiones, consejos asesores, grupos de trabajo y grupos similares. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones y correspondencia y memorandos importantes.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))

Registros de Reuniones del Personal (FM5-004) : Registros que documentan reuniones no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (18))

Manuales de Políticas y Procedimientos (FM5-008) : Documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de la división. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))

Registros de Identificación con Fotografía (FM5-009) : La serie documenta las solicitudes de identificación con fotografía y otros registros utilizados para identificar a los empleados. Puede incluir fotografías tomadas para tarjetas de identificación, licencias de conducir y otra información como nombre, fecha de nacimiento, descripción física, número de identificación y otros datos.
Retención: conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (MOAR 166-150-160(21))