Contratos de administración de instalaciones y propiedades y programa de retención de adquisiciones (FM4)

Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)

Registros de Administración de Contratos (FM4-003) : Documenta la gestión de las actividades y los pagos de los contratistas para todos los contratos de Administración de Instalaciones y Propiedades. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones y modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de entrada de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, información de los contratistas (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))

Certificados de Seguro de Contratista (FM4-004) : Certificados que documentan que los contratistas cuentan con el seguro necesario para el trabajo que realizan. Los certificados indican el nombre y la dirección del contratista, el tipo de negocio, el monto del seguro, la duración del mismo e información relacionada.
Retención: Conservar durante 10 years after su reemplazo o vencimiento. (MOAR 166-150-0200 (1))

Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018

Cotizaciones Informales (FM4-001) : Documenta las cotizaciones solicitadas para compras que no requieren licitación pública (menos de $50,000 y que no impliquen construcción de capital), según lo especificado en PCRB 10.120. Los registros incluyen registros escritos de cada cotización, formularios de tabulación de cotizaciones (PD44) y requisiciones (RX30). La información incluye el nombre y la dirección del proveedor, el nombre de la persona de contacto del proveedor, el precio y la fecha de entrega de la cotización, la fecha y el período de validez de la cotización, los términos y las especificaciones de los artículos cotizados.
Retención: Requisitos de las cotizaciones: retención de 3 años; otras cotizaciones: retención de 2 años. (MOAR 166-150-0110 (17))

Registros de Compras (FM4-002) : Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del condado. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, especificaciones de materiales y costos, órdenes de impresión, contratos marco y registros similares.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))

Registros de Envío (FM4-010) : Registros que documentan el envío o la recepción de cargamentos de bienes en el almacén de las Instalaciones. Estos registros incluyen copias de órdenes de trabajo, informes de envío, albaranes y documentación relacionada.
Retención: Conservar 3 años. (2007-0015/011)

Registros de Utilización (FM4-005) : Registros que documentan la utilización del programa para Minorías, Mujeres y Pequeñas Empresas Emergentes (MWESB) por parte del condado. Incluye hojas de cálculo, informes estadísticos y registros relacionados. La información incluye el número de contratistas de MWESB contratados, el total de trabajos, el monto contratado, los cambios a lo largo del tiempo e información relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (2007-0015/010)

Registros de Inventario de Almacén (FM4-008) : Registros de inventario de bienes fungibles que se mantienen en el almacén de Instalaciones. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados. Esta serie de registros se aplica a los inventarios rutinarios de control de bienes.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (18))

Registros de Disposición de Bienes de Almacén (FM4-009) : Esta serie documenta la ubicación, el uso y la transferencia de bienes de almacén. Los registros pueden incluir copias de listados de inventario, solicitudes y avisos de disposición de bienes, formularios de transferencia de bienes, correspondencia y registros relacionados.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0110 (18))