Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (PUR1-015) : Registros que documentan el pago de las facturas del programa. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Conservación: Conservar durante 3 años. (Copia no registrada)
Registros de Cuentas por Cobrar (PUR1-005) : Registros que documentan los ingresos adeudados al Departamento de Compras por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, para su abono a cuentas generales, excluyendo subvenciones. También documentan la facturación, el cobro y los depósitos de fondos. Pueden incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta, avisos de depósito y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, la fecha, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Retención: Conservar durante 3 years after su cobro o su incobrable. (MOAR 166-150-0110 (2), 0210(2))
Registros de Preparación Presupuestaria (PUR1-009) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto por programas presentadas al departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0110 (8))
Registros de Licitaciones Competitivas: Licitaciones de Construcción: Métodos Alternativos de Contratación (CM/GC y ESCO) (PUR1-021) : Documenta las actividades de compra que involucran licitaciones que utilizan métodos alternativos de contratación, según se define en la Norma PCRB 49-0610(1). Incluye Declaraciones de Impacto Ambiental, comentarios públicos, planos y especificaciones de arquitectura e ingeniería, y registros relacionados, además de la documentación estándar relacionada con la construcción.
Retención: Conservar 10 years after la finalización sustancial, según lo definido en ORS 12.135(4). (MOAR 166-150-0110 (10a))
Registros de Licitaciones Competitivas: Licitaciones de Construcción (PUR1-001C(a), PUR1-001C(b) y PUR1-001C(c)) : Documenta la difusión, evaluación y adjudicación de licitaciones formales a proveedores y otras personas u organizaciones. Proporciona evidencia de ofertas aceptadas y rechazadas. Incluye solicitudes de publicidad, listas de proveedores, especificaciones, comprobantes de publicidad, adendas, respuestas de proveedores, tabulaciones de ofertas, avisos de adjudicación, copias de contratos, cartas de transmisión de agencias, hojas de calificación telefónica, solicitudes de propuestas y solicitudes de calificación, registros de comités de RFP/RFQ, declaraciones de conflicto de intereses, correspondencia y otros registros relacionados.
Conservación: PUR1-001C(a) Registros de ofertas rechazadas y exenciones: Conservar durante 2 años; PUR1-001C(b) Registros de licitaciones de construcción exitosas: Conservar durante 10 years after la finalización sustancial, según lo definido en ORS 12.135(3); PUR1-001C(c) Registros de precalificación: Conservar durante 10 years after su vencimiento. Consulte PUR1-001 para obtener información sobre registros de licitaciones no relacionadas con la construcción. (MOAR 166-150-0110 (10a,c))
Registros de Licitaciones Competitivas: No Construcción (PUR1-001(a) y PUR1-001(b)) : Documentan la difusión, evaluación y adjudicación de licitaciones formales a proveedores y otras personas u organizaciones. Proporcionan evidencia de ofertas aceptadas y rechazadas. Incluyen solicitudes de publicidad, listas de proveedores, especificaciones, comprobantes de publicidad, adendas, respuestas de proveedores, tabulaciones de ofertas, avisos de adjudicación, copias de contratos, cartas de transmisión de agencias, hojas de calificación telefónica, solicitudes de propuestas y solicitudes de calificación, registros de comités de RFP/RFQ, declaraciones de conflicto de intereses, correspondencia y otros registros relacionados.
Retención: PUR1-001(a) Registros de ofertas rechazadas y exenciones: conservar durante 2 años; PUR1-001(b) Otros registros: 6 years after la adjudicación o cancelación. Consulte PUR1-001C para consultar los registros de licitación de construcción. (MOAR 166-150-0110 (10b))
Contratos (PUR1-016) : Documentan los acuerdos contractuales debidamente firmados y vinculantes entre el condado y otras partes. Pueden incluir contratos, enmiendas, anexos, certificados de seguro, órdenes de cambio, fianzas y correspondencia relevante relacionada. La información en los contratos suele incluir el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas.
Retención: Conservar durante 6 years after el vencimiento. Consulte PUR1-016C para contratos de construcción. (MOAR 166-150-0005 (7c))
Contratos: Construcción (PUR1-016C) : Documenta los acuerdos contractuales debidamente firmados y vinculantes entre el condado y otras partes. Puede incluir contratos, enmiendas, anexos, certificados de seguro, órdenes de cambio, fianzas y correspondencia relevante relacionada. La información en los contratos suele incluir el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas. También incluye los registros de precalificación del contratista.
Retención: Retención durante 10 years after la finalización sustancial, según lo definido en ORS 12.135(4). Véase PUR1-016 para contratos que no sean de construcción. ( MOAR 166-150-0005 (7a))
Contratos: Métodos de Contratación Alternativos para la Construcción (CM/GC y ESCO) (PUR1-020) : Documenta las actividades de contratación que implican un método de contratación alternativo, según se define en la Norma PCRB 49-0610(1). Incluye contratos, enmiendas, anexos, certificados de seguro, órdenes de cambio, fianzas, correspondencia relevante relacionada, planos, especificaciones y registros relacionados. La información de los contratos suele incluir el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto, las firmas y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar 10 years after la finalización sustancial, según lo definido en ORS 12.135(4). (MOAR 166-150-0005 (7a))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Expedientes de Personal de Empleados (PUR1-019(a) y PUR1-019(b)) : Estos registros documentan el historial laboral de cada empleado. Estos registros pueden incluir, entre otros, solicitudes; avisos de nombramiento; solicitudes de empleo; registros de capacitación y certificación; registros de limitaciones médicas; escalas salariales; registros de reembolso de matrícula; acciones de personal; evaluaciones de desempeño; cartas de reconocimiento y recomendación; cartas de amonestación; avisos de medidas disciplinarias; avisos de despido; cartas de renuncia; información sobre domicilio y teléfono; formularios de notificación de emergencias; registros de quejas y reclamos; y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: PUR1-019(a) Cartas de amonestación y notificaciones de medidas disciplinarias: Conservar durante 3 años. PUR1-019(b) Todos los demás registros: Conservar durante 6 years after la separación del servicio. NOTA: Los expedientes médicos de los empleados deben archivarse por separado en la unidad de Recursos Humanos del departamento. (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Tiempo de Empleados (PUR1-014) : Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados del programa. La información suele incluir el nombre del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Viajes de Empleados (PUR1-008) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Solicitudes Informales (PUR1-002) : Documentos que solicitan cotizaciones para compras que no requieren licitación competitiva formal (menos de $150,000 y que no impliquen construcción de capital), según lo especificado en PCRB 47.0270. Los registros incluyen registros escritos de cada cotización y formularios de tabulación de cotizaciones.
Conservación: Conservar durante 3 años. (Copia no registrada)
Registros de Seguimiento Legislativo (PUR1-006) : Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales del programa. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Registros Administrativos del Programa para Minorías, Mujeres y Pequeñas Empresas Emergentes (PUR1-018) : Estos registros documentan el seguimiento y la administración de los contratistas de MWESB por parte del condado. Los registros se mantienen principalmente en formato electrónico, pero también se mantienen informes periódicos impresos para uso interno y otra información relacionada. La información incluye el nombre del contratista, su estado, las fechas de adjudicación de los contratos, los montos adjudicados e información relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Manuales de Procedimientos de Oficina (PUR1-012) : Instrucciones, normas y directrices escritas en formato manual que documentan las políticas y procedimientos autorizados actuales y anteriores de la agencia. Se utilizan para la orientación de nuevos empleados y como referencia continua. Incluyen documentación rutinaria y procedimientos administrativos básicos que abarcan temas como el formato de cartas, la entrada de datos, el protocolo telefónico y otros.
Conservación: Conservar durante 2 years after su sustitución o de su obsolescencia. (MOAR 166-150-0005 (24a))
Certificaciones de salario de nómina (contratistas) (PUR1-022) : El formulario de declaración certificada/nómina de tasa salarial prevaleciente presentado por los contratistas para informar su nómina, como lo exige ORS 279C.845, en proyectos de obras públicas sujetos a la Ley de tasa salarial prevaleciente (PWR).
Retención: Tres (3) años a partir de la finalización del trabajo contratado (OAR 839-025-0025 )
Declaraciones y Directivas de Política (PUR1-010) : La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos del programa. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de política. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (25))
Calendario de Adquisiciones (PUR1-017) : Documenta las adquisiciones activas de la semana. Incluye las fechas de apertura y cierre, los números y nombres de las adquisiciones, y el personal de Compras asignado.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (1))
Registros de Reuniones del Personal (PUR1-007) : Registros que documentan las reuniones del personal que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos existentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden ameritar su inclusión en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el contenido aporta información significativa a dicha serie.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))