Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Informes de Accidentes (RSK1-007): Se utilizan para reportar accidentes de empleados a la Gerencia de Riesgos. Los registros pueden incluir informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales, y formularios de identificación y evaluación física del empleado.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0200 (13))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Retención: Conservar durante 75 years after del vencimiento si no hay reclamaciones pendientes. (MOAR 166-150-0200 (8))
Registros de Horas de Empleados (RSK1-017): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Evaluaciones Ergonómicas (RSK1-009): Documenta las solicitudes de los empleados para cambios en la ergonomía del lugar de trabajo, las evaluaciones del departamento y su resolución. Los registros incluyen las solicitudes de los empleados, las evaluaciones, las respuestas y la correspondencia relacionada.
Retención: 3 años (no programado).
Informes de Incidentes (RSK1-006): Serie utilizada para reportar incidentes de seguridad sin lesiones. Los registros pueden incluir informes de incidentes, informes policiales, registros de investigación y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0200 (6))
Registros de Licitaciones de Seguros (RSK1-014): Registros que documentan la difusión, evaluación y adjudicación de las ofertas cotizadas a proveedores y otras personas u organizaciones. Proporcionan evidencia registrada de las ofertas aceptadas y rechazadas. Pueden incluir documentos de exención de licitación, listas de ofertas y cotizaciones, avisos de apertura y adjudicación de ofertas, resúmenes comparativos, hojas de cálculo, hojas de cálculo de tabulación, registros de publicidad de ofertas, actas de recuento, especificaciones de la licitación, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 6 years after la adjudicación o cancelación de la licitación. (MOAR 166-150-0110 (10b))
Registros de Reclamaciones de Responsabilidad Civil (RSK1-003): Documentan las reclamaciones presentadas por los ciudadanos contra el condado por daños causados por accidentes o lesiones. Las reclamaciones se subcontratan a aseguradoras privadas. Los registros incluyen informes de incidentes, registros de investigación, fotografías, formularios de exención de responsabilidad y registros de pagos.
Retención: Conservar durante 11 years after el cierre de la reclamación. (MOAR 166-150-0200 (9))
Análisis Mensual de Gestión de Riesgos (RSK1-010(a) y RSK1-010(b)): Documenta las reclamaciones activas y pendientes contra el condado. Se utiliza para el análisis y la actualización de tablas actuariales. Los informes muestran el nombre del caso, la fecha, los gastos totales acumulados y el análisis correspondiente.
Retención: RSK1-010(a) Informes de calendario y de fin de año fiscal: conservar durante 10 años; RSK1-010(b) Otros informes: conservar el mes actual. (No programado)
Informes Administrativos de Nómina (RSK1-018): Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y referencia general. Suelen consistir en informes de recapitulación que organizan salarios, deducciones y otros datos en categorías como acumulado trimestral, acumulado anual y fiscal.
año hasta la fecha, departamento, división, sección, contribuciones empleado/empleador y otros.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Registros de Proyectos (RSK1-016(a) y RSK1-016(b)): Documentan los proyectos de la división relacionados con la seguridad, la gestión de riesgos y los seguros. Los registros incluyen informes y estudios, evaluaciones, material de referencia, investigaciones y análisis, y correspondencia relacionada.
Retención: RSK1-016(a) Informes de proyecto: conservar durante 10 años; RSK1-016(b) Otros registros: conservar 5 years after la finalización o terminación del proyecto. (MOAR 166-150-0005 (31))
Tasaciones de Propiedades (RSK1-011): Documenta las tasaciones de bienes inmuebles y muebles realizadas por el condado para determinar el monto y el tipo de seguro necesario. Las tasaciones incluyen la descripción de la propiedad, información sobre el propietario, ubicación, valor, fecha de tasación y documentación de respaldo.
Retención: Conservar durante 5 years after la disposición final de la propiedad. (No programado)
Reclamaciones por Pérdida de Propiedad (RSK1-002): Documenta las reclamaciones del departamento del condado por la reposición de propiedad perdida, robada o dañada con un valor superior al deducible de $750. Los registros incluyen el informe del seguro de la propiedad y la solicitud de reposición, la solicitud escrita de reposición, la documentación de la pérdida/daño, la documentación del valor de reposición, el formulario de disposición de activos, las órdenes de compra y facturas, una copia del comprobante de pago del departamento y los registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0200 (7))
Registros de Capacitación en Gestión de Riesgos (RSK1-015): Registros relacionados con el diseño e implementación de los programas de capacitación en gestión de riesgos que la división ofrece a los empleados. Pueden incluir descripciones de las clases, certificaciones de los instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de los cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, y otros registros relevantes relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (23))
Registros de Reclamaciones de Compensación Laboral (RSK1-001(a) y RSK1-001(b)): Documentan las reclamaciones presentadas por los trabajadores para obtener compensación por lesiones o enfermedades laborales. Estos registros incluyen el informe de lesiones o enfermedades ocupacionales de los trabajadores y empleadores del estado de Oregón (Formulario WCD 801), el formulario proporcionado por los médicos para informar a los empleadores autoasegurados sobre el tratamiento inicial del trabajador, las reclamaciones de compensación presentadas por los trabajadores o sus representantes, los informes de incidentes/lesiones personales de los empleados, las notificaciones y sentencias de audiencias, los avisos de reincorporación al trabajo, los permisos de trabajo modificados, las notas de investigación, la correspondencia y otros registros relacionados.
Retención: RSK1-001(a) Registros que documentan la exposición a riesgos: transferir al Expediente Médico Individual del Empleado tras el cierre de la reclamación; RSK1-001(b) Otros registros: conservar durante 6 years after el cierre de la reclamación. NOTA: Conservar durante 6 years after la fecha de acceso, según solicitud de la agencia. (MOAR 166-150-0200 (21); 29 CFR 1910)
Registros del Comité de Seguridad en el Lugar de Trabajo (RSK1-019): Registros que documentan el programa del condado para promover la seguridad en las propiedades del condado a través de comités de seguridad en el lugar de trabajo.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0200 (17c))