Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Comités (MCSO8-001): Registros que documentan la membresía y participación del Sheriff del Condado (generalmente de oficio) en diversos comités y organizaciones del condado y profesionales. Estos registros incluyen actas, órdenes del día, horarios, correspondencia, actas de reuniones y documentación similar.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Correspondencia del Sheriff del Condado (MCSO8-002): Correspondencia, memorandos y registros similares que documentan y aportan información significativa al programa o la responsabilidad funcional principal de la oficina del Sheriff del Condado (incluido el subsheriff del condado). Incluye cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas y otros registros relacionados con programas específicos o funciones principales.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (8))
Expedientes de Casos Judiciales (MCSO8-003): Documentan los casos judiciales que involucran a la Oficina del Sheriff. Se utilizan como referencia y antecedentes para asuntos pendientes. Los registros pueden incluir escritos legales y documentación de apoyo, actas y órdenes de audiencias judiciales, anexos, notas de investigación y material de referencia, correspondencia relacionada y registros similares.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (8))
Registros de Ubicación de Centros Penitenciarios (MCSO8-005) : Documentan la participación de la Oficina del Sheriff en el proceso de ubicación de centros penitenciarios. Incluyen registros que documentan la planificación, la participación pública, la construcción y el uso. La mayoría de los registros existentes documentan la ubicación de la Cárcel de Wapato. Los registros incluyen registros del Comité Asesor de Ubicación, registros de foros públicos, copias de planos del sitio, registros de planificación del uso del suelo, informes de construcción, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: 25 años. (2007-0017/034, Vencimiento: 01/04/2012)
Películas (MCSO8-014): La serie documenta eventos importantes en la historia del Departamento del Sheriff. Incluye películas de 16 y 8 mm. Una de ellas está titulada "Inundación de Vanport". Los registros se conservan actualmente en el Edificio Hansen.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (41))
Registros de Reuniones Internas de Gerentes (MCSO8-006): Registros que documentan las reuniones de los distintos grupos de gerentes de departamento. Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Opiniones Legales (MCSO8-007): Opiniones formales emitidas por la fiscalía del condado para la Oficina del Sheriff. Documentan la justificación de la política y mantienen la coherencia en los asuntos relacionados. La información suele incluir la fecha, el departamento que solicita la opinión y el texto de la misma.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0030 (5))
Registros de Seguimiento Legislativo (MCSO8-008): Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales del departamento. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Fotografías (MCSO8-012): La serie proporciona documentación visual del personal, los eventos, los edificios y el equipo de la Oficina del Sheriff. Los registros incluyen fotografías en blanco y negro, fotografías a color y negativos. Cuentan con cierta indexación e identificación. Actualmente se conservan en el Edificio Hansen.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (41))
Declaraciones y Directivas de Política (MCSO8-009): La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos del departamento. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de política. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Comunicados de Prensa (MCSO8-010(a) y MCSO8-010(b)): Declaraciones preparadas, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y registros similares emitidos a los medios de comunicación. Los temas incluyen la adopción de nuevos programas, la terminación de programas antiguos, cambios de políticas, cambios en la situación de funcionarios electos o personal administrativo de alto nivel, entre otros. También pueden incluir comunicados de prensa que anuncien eventos rutinarios o acciones llevadas a cabo en el marco de las políticas vigentes.
Conservación: MCSO8-010(a) Políticas y comunicados de prensa históricos: Conservar permanentemente; MCSO8-010(b) Comunicados de prensa rutinarios: Conservar durante 2 años. (MOAR 166-150-0005 (18))
Solicitudes de Registros Públicos (MCSO8-011): Los registros documentan las solicitudes de divulgación de registros públicos y proporcionan un registro de las respuestas. Los registros incluyen solicitudes de divulgación, tipos de registros solicitados, registros de solicitudes, aprobaciones, denegaciones, copias de peticiones al Fiscal de Distrito para la revisión de denegaciones de divulgación, órdenes del Fiscal de Distrito para conceder o denegar la divulgación, correspondencia y documentación relacionada. El tipo de solicitud más común es la de fotos policiales.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0095 (13))
Álbumes de recortes (MCSO8-013): La serie documenta eventos importantes en la historia del Departamento del Sheriff. Incluye información montada, como fotografías, recortes de prensa, folletos y registros similares. Actualmente se conserva en el Edificio Hansen.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (41))