Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (CA1-010): Registros que documentan el pago de facturas de oficina. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Expedientes de Asesoría (Opiniones Informales) (CA1-002): Documentación del trabajo de asesoría realizado por el Fiscal del Condado para diversos departamentos del condado. Los registros pueden incluir notas de investigación de antecedentes y registros relacionados, correspondencia, opiniones informales, informes y registros similares.
Retención: Conservar por 10 años. (OAR 166-150-0030 (5))
Registros de Preparación de Presupuestos (CA1-009): Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto de oficina presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Horas de Empleados (CA1-013): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de vacaciones acumuladas y las horas de vacaciones tomadas por los empleados de oficina. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de vacaciones tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Expedientes Médicos Individuales de Empleados (CA1-019(a) y CA1-019(b)): La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) exige que la información médica del empleado se mantenga separada de su expediente personal. Estos registros incluyen solicitudes de la Ley de Licencia Familiar y Médica, información sobre compensación laboral, exámenes físicos, resultados de pruebas de drogas y alcohol, documentación de vacunación (incluidos los registros de vacunación contra la COVID-19), consultas médicas y evaluaciones de médicos u otros profesionales de la salud física o mental, documentación de licencia médica que incluya los motivos médicos de la misma y cualquier otra información similar.
Conservación: CA1-019(a) Registros de exposición a riesgos e inmunización: conservar durante 30 years after la separación; CA1-019(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (9))
Expedientes de Personal de Empleados Individuales (CA1-014(a) y CA1-014(b)): Registros que documentan el historial laboral de empleados no voluntarios. Estos registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información del personal, hojas de reestructuración combinadas, formularios de historial del empleado, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y elogios, medidas disciplinarias, calificaciones de mérito, información sobre horas extras, evaluaciones de desempeño, solicitudes de licencia, formulario de notificación de emergencia, información sobre pases de autobús, currículum vítae, correspondencia y registros relacionados.
Retención: CA1-014(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el convenio colectivo; CA1-014(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la baja del empleado [los expedientes personales de cada empleado se depurarán periódicamente según lo especificado en la política de la División de Recursos Humanos]. (MOAR 166-150-0160 (10))
Opiniones Legales (CA1-003): Opiniones formales emitidas por la fiscalía del condado para los departamentos o comisionados del condado. Documentan la justificación de la política y mantienen la coherencia en los asuntos relacionados. La información suele incluir la fecha, el departamento que solicita la información y el texto de la opinión.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0030 (5))
Registros de Apoyo Legal (CA1-020): Documenta los registros que proporcionan el contexto legal y el respaldo de asuntos importantes. Incluye asuntos relacionados con la División de Transporte.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0030 (5))
Registros de Seguimiento Legislativo (CA1-017): Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de la oficina. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comisiones, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años . (OAR 166-150-0005 (14))
Expedientes de Litigios (CA1-001): Documentación de casos pendientes y cerrados interpuestos por y contra el condado. Los registros varían según el tipo de caso, pero suelen incluir denuncias, citaciones, informes de investigación, notas de abogados, órdenes y sentencias, resoluciones, alegatos, informes médicos, grabaciones de audio y video, fotografías, material de investigación, apelaciones y otros registros relacionados.
Retención: Conservar 15 years after del cierre del caso. (MOAR 166-150-0030 (1,2,4))
Informes Administrativos de Nómina (CA1-018): Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y referencia general. Suelen consistir en informes de recapitulación que organizan salarios, deducciones y otros datos en categorías como acumulado trimestral, acumulado anual, acumulado fiscal, departamento, división, sección, contribuciones del empleado/empleador, entre otras.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0155 (8))
Registros de Compras (CA1-011): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la oficina. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacenamiento central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Reclutamiento y Selección (CA1-015): Registro relacionado con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en la oficina. Suele incluir anuncios de empleo, listas de solicitantes, registros de anuncios de puestos, registros de exámenes de servicio civil y otros exámenes, especificaciones de clasificación, hojas estadísticas de acción afirmativa, preguntas de entrevistas, videos, información sobre la investigación de antecedentes del solicitante, formularios de autorización de puestos, certificación de elegibilidad, formularios de verificación de elegibilidad de empleo y registros relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0160 (23))
Registros de Reuniones del Personal (CA1-016): Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Avisos de Reclamación por Agravios (CA1-004): Registros que documentan la notificación al condado sobre posibles demandas en su contra. El ORS 30.275 exige que estos se presenten ante el condado antes de que un posible demandante pueda interponer ciertas acciones contra él.
Retención: Conservar durante 3 years after el cierre de la reclamación. (OAR 166-150-0030 (6))
Registros de Gastos de Viaje (CA1-012): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los gastos de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))