Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (PLAN1-018): Registros que documentan el pago de las facturas de la división. Los registros incluyen facturas, impresiones con el número de documento y documentación de respaldo. La información incluye el número e importe de la factura, el número del recibo, el número de la orden de compra, el número del documento, la firma y fecha de aprobación, e información relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Serie de Fotografías Aéreas (PLAN1-020): Esta serie proporciona documentación visual de los cambios en las tierras del condado debido al desarrollo urbanístico y a desastres naturales y antropogénicos. Las fotografías se toman a intervalos a lo largo de una serie de rutas de vuelo para cubrir la totalidad o parte del condado. Generalmente incluyen los números de ruta de vuelo o municipio, rango y sección; muestran características naturales y antropogénicas; se imprimen en blanco y negro o a color, principalmente a escala 1:200. Se incluye un índice por cuadrante.
Retención: Conservar permanentemente. (MCHI)
Registros de Preparación de Presupuestos (PLAN1-042): Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto de división presentadas al responsable de presupuesto del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Revisión de Permisos de Construcción (PLAN1-028): Documenta la revisión de la división sobre el cumplimiento de la zonificación y la aprobación/denegación de permisos de construcción emitidos en el Condado de Multnomah por otras jurisdicciones. La revisión muestra la descripción del permiso, el número de cuenta tributaria, la descripción del registro de contribuyentes, la dirección de la propiedad, la zonificación, los números de expediente de zonificación, la fecha e iniciales de las revisiones (terreno, planificación, zonificación, diseño, derecho de paso e inspección final del sitio) e información relacionada. La documentación de apoyo puede incluir un plano del lote, una impresión de la información de la cuenta tributaria, copias de los permisos, planos del sitio, correspondencia y registros similares. Incluye un juego de Tarjetas de Ubicación de Permisos de Construcción (1965-presente) que ofrecen información resumida sobre la ubicación de todos los permisos de construcción aprobados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-107-0010 (6))
Registro de Casos (PLAN1-026): Documenta todos los casos de acción de zonificación registrados por la división. Las entradas se organizan por tipo de caso y muestran el número de caso, la fecha de la audiencia, el tipo de personal, el solicitante, la ubicación y la descripción.
Retención: Conservar permanentemente. (2001-0030/001)
Expedientes de Cumplimiento de Códigos (PLAN1-023): Documenta investigaciones sobre posibles infracciones a los códigos de zonificación del condado. Los registros incluyen solicitudes de inspección, planos de ubicación, impresión del lote fiscal, notificación de infracción, notas de trabajo y llamadas telefónicas, correspondencia, revisiones y registros relacionados. La información incluye la ubicación de la propiedad, la descripción legal, la persona que presentó la queja, la presunta infracción y el resultado de la investigación.
Conservación: Conservar durante 10 years after del cierre del caso. (2001-00030/002)
Registros del Plan Marco Integral (PLAN1-030): Esta serie documenta el desarrollo y la revisión de un plan para el uso de los terrenos del condado. Los planes incluyen información general sobre el tema; documentación complementaria como mapas, gráficos y diagramas; y una descripción narrativa de cada aspecto del plan y su implementación. Los registros incluyen el Plan Marco Integral del Condado con sus enmiendas, planes comunitarios, borradores de planes, resúmenes de planes, informes y correspondencia relacionados, material de referencia, mapas, fotografías y diapositivas, actas de audiencias públicas, registros de revisiones periódicas, informes del personal y registros similares.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0165 (1))
Registros de Administración de Contratos (PLAN1-036): Documenta la recepción y revisión de todos los contratos que involucran a la división. Los registros incluyen una copia del contrato, sus adendas y la correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/04/2018
Avisos de Depósito (PLAN1-019): Documenta los fondos recibidos y depositados en las cuentas de la división. Incluye una copia del libro diario de ingresos, una copia del cheque o giro postal, una lista de verificación de depósitos, una cinta de la caja registradora, un comprobante de depósito y los registros relacionados. La información incluye el nombre del banco, la fecha, el monto depositado, la información de la cuenta/fondo y la firma.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Reclamaciones de Gastos de Empleados (PLAN1-037): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los gastos de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Registros de Tiempo de Empleados (PLAN1-035): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la división. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Informes de Uso Agrícola Exclusivo y Uso Forestal Comercial (PLAN1-027): Informes presentados ante la Comisión de Conservación y Desarrollo de Tierras, según lo exige la norma ORS 197.065. Incluyen un certificado de exactitud, un resumen de las solicitudes de vivienda y división de terrenos en zonas EFU/CFU, una lista de casos, resúmenes de las decisiones de todos los casos EFU/CFU e información relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (2001-00030/003)
Solicitudes de Cine y Video (PLAN1-016): Los registros documentan la promoción y las negociaciones del condado sobre el uso de sus terrenos para producciones cinematográficas o de video. Incluyen copias de contratos, solicitudes de cine y video, boletines informativos, correspondencia, listas de personal y proveedores, copias de guiones y otros documentos relacionados. Este programa ya no existe.
Retención: Destruir. (2001-00030/004)
Expediente de Permiso por Dificultades de Salud (PLAN1-033): Documenta la solicitud para usar una casa móvil en la propiedad como segunda residencia debido a una condición de salud comprobada. Los permisos se renuevan anualmente. Los registros incluyen la solicitud, el certificado/diagnóstico médico y la documentación de respaldo relacionada. La información incluye el nombre, la ubicación de la propiedad, el uso previsto del edificio, las condiciones especiales, la revisión de la división, los recibos de honorarios e información relacionada.
Conservación: Conservar 5 years after del cierre del caso. (2001-00030/005)
Registros del Oficial de Audiencias (PLAN1-014): Registros que documentan las apelaciones ante el oficial de audiencias de la división y las decisiones tomadas en relación con las variaciones y cambios al código de zonificación y al plan integral. Los registros incluyen actas de audiencias, agendas de audiencias, actas de audiencias, decisiones del oficial, decisiones administrativas, informes del personal, anexos y grabaciones de audio de las audiencias. En algunos registros posteriores a 1992, las actas del oficial de audiencias se combinan con las actas de la Comisión de Planificación.
Conservación: Grabaciones sonoras: conservar 1 year after su transcripción o resumen; otros registros: conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0165 (8))
Expedientes Personales de Empleados Individuales (PLAN1-017(a) y PLAN1-017(b)): Registros que documentan el historial laboral de empleados no voluntarios de la división. Generalmente se conservan como expedientes. Pueden incluir solicitudes de empleo, currículums, nombramientos, registros de acciones de personal, registros de quejas y reclamos, registros disciplinarios, registros de capacitación, evaluaciones de desempeño y otros registros utilizados para documentar el historial laboral del empleado.
Retención: PLAN1-017(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especificado en el contrato sindical; PLAN1-017(b) Demás registros: conservar durante 6 years after la baja del empleado. (MOAR 166-150-0160 (10))
Expedientes de División de Terrenos (PLAN1-043): Documentan la división de terrenos por partición o subdivisión. Los expedientes incluyen solicitudes, ubicación de los terrenos, descripción de la solicitud, planos del terreno, informes del personal, actas de apelaciones y audiencias, declaraciones de decisiones, mapas y otros documentos de apoyo, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-119-0010 (18,21))
Opiniones Legales (PLAN1-029): Opiniones formales emitidas por el Fiscal del Condado o el Fiscal del Distrito sobre diversos asuntos de planificación territorial y zonificación. Documentan la justificación de las políticas y mantienen la coherencia en los asuntos relacionados. La información suele incluir la fecha, el departamento que solicita la opinión y el texto de la misma.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0030 (5))
Fotografías de Localización (PLAN1-015): Collages fotográficos que documentan diversos sitios del condado, aptos para películas o programas de televisión. Incluye collages fotográficos a color e información identificativa sobre la ubicación y el nombre del sitio. Organizados por tipo de sitio. Este programa ya no existe.
Retención: Destruir. (2001-00030/006)
Actas de las Reuniones de la Comisión de Planificación (PLAN1-003): Esta serie documenta las discusiones y actividades de la comisión de planificación del condado, tal como se recogen en las actas y órdenes del día. Los registros incluyen actas, órdenes del día, grabaciones (en diversos formatos, como audiografías, dictáfonos, casetes y grabaciones digitales) y anexos. Incluye las actas de las reuniones de la Junta de Ajustes (1955-1977). Los temas tratados incluyen la creación, enmienda e apelación de ordenanzas de zonificación y leyes de uso del suelo del condado; planes integrales del condado; y la elección o nombramiento de los miembros de la comisión de planificación.
Conservación: Grabaciones de reuniones: conservar durante un año si se transcriben o resumen; otros registros: conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (17))
Mapas de Planificación (PLAN1-021): Los registros proporcionan una representación visual del condado y las estructuras construidas en sus terrenos. Los mapas varían en tamaño, escala y contenido, y son elaborados por la División de Planificación, otros departamentos del condado y otras fuentes gubernamentales y privadas. El contenido varía, pero generalmente proporciona información de referencia sobre las funciones que desempeña la división.
Conservación: Copias preliminares o de trabajo: conservar hasta que dejen de ser necesarias; mapas creados por la división: conservar permanentemente; otros mapas: conservar hasta que sean reemplazados o queden obsoletos. (MOAR 166-150-0170 (5))
Informes, Estudios y Publicaciones de Planificación (PLAN1-022(a) y PLAN1-022(b)): Documenta informes, estudios, planes maestros y publicaciones elaborados por el Departamento de Planificación y otras entidades para respaldar y establecer decisiones políticas, promover metas y objetivos regionales o proporcionar información pública. Incluye informes, estudios de viabilidad, inventarios de recursos, planes maestros, planes integrales, publicaciones, folletos y otros materiales.
Retención: PLAN1-022(a) Informes, estudios y publicaciones elaborados por la División: conservar permanentemente; PLAN1-022(b) Otros registros conservados para fines de referencia: conservar hasta que sean reemplazados o queden obsoletos. (MOAR 166-150-0005 (30,31))
Registros de Compras (PLAN1-034): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la división. La mayor parte de esta información se mantiene exclusivamente en formato electrónico en el sistema SAP. Incluye cotizaciones, requisiciones, órdenes de compra, órdenes de compra limitadas y registros relacionados. La mayor parte de la información impresa se integra posteriormente en los registros de cuentas por pagar.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Inventario Vial (PLAN1-044): Documenta las carreteras que son propiedad del condado y que este administra. Incluye información actual e histórica. Los registros incluyen el Inventario del Sistema Vial, una base de datos de carreteras que muestra su nombre, otros nombres, ubicación e información relacionada; y documentación complementaria.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0205 (3))
Registros de Reuniones del Personal (PLAN1-038): Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Tarjetas de Áreas Urbanas de Bolsillo (PLAN1-024): Documenta las acciones de división en áreas urbanas con condiciones especiales dentro de otras zonas. Las responsabilidades de planificación de estas áreas se transferirán a Portland, Gresham y Troutdale para 2002. Las tarjetas muestran la ubicación, el propietario, la dirección, el uso, las condiciones impuestas, el número de referencia del caso, la fecha, la aprobación/denegación e información relacionada. Pueden incluir microfichas de los expedientes.
Retención: Traslado a Portland, Gresham o Troutdale según acuerdo. (2001-0030/007)
Expedientes de Casos de Acciones de Zonificación (PLAN1-002): Expedientes que documentan las medidas adoptadas por la división para crear, cambiar, modificar, eximir o, de otro modo, ordenar el uso de terrenos dentro de su jurisdicción. Los expedientes varían según el tipo de caso, pero generalmente incluyen la carátula del caso, la solicitud de acción, los informes del personal, los avisos públicos, la documentación de antecedentes y la correspondencia relacionada, la decisión o el informe de las medidas adoptadas por la división, los registros de audiencias y apelaciones, los expedientes de la Junta de Apelaciones de Uso de Terrenos, copias de recibos y pagos de honorarios, la descripción de la propiedad y otra documentación de apoyo. Incluye un conjunto de microfichas de los expedientes de los casos (excepto los de división de terrenos) de 1955 a 1977. También incluye un juego de Tarjetas de Acción de Uso de Terrenos (de 1955 a la fecha) que ofrecen información resumida sobre las medidas individuales.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0165 (17))
Mapas de Zonificación (PLAN1-001): Conjunto de mapas que muestran la zonificación vigente en los condados cuando se adoptaron las ordenanzas de zonificación más importantes. Incluye mapas de diferentes tamaños y escalas que muestran los límites de las zonas sobre los mapas base de los condados. Desde 1996, parte de esta información se conserva en el SIG de Planificación. LUP mantiene un inventario de todos los mapas de zonificación.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0165 (17) Y MCHI)
Ordenanzas de Zonificación (PLAN1-031): La Ordenanza de Zonificación del Condado de Multnomah es una sección del Código del Condado de Multnomah que, junto con los Mapas de Zonificación, regula el tipo de desarrollo urbanístico apropiado en las diferentes zonas del Condado de Multnomah. Los Mapas de Zonificación del Condado de Multnomah son fundamentales para determinar las regulaciones aplicables a cada propiedad. Los registros incluyen copias actuales y sustituidas de la ordenanza de zonificación y la documentación de respaldo.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0165 (17))
Diapositivas de Zonificación (PLAN1-013): Aproximadamente 80,000 diapositivas se utilizan para respaldar expedientes de acciones de zonificación, investigaciones de infracciones de zonificación, audiencias de la Comisión de Planificación, audiencias administrativas y otras presentaciones e investigaciones de la división. La serie consta de diapositivas a color marcadas con información resumida (generalmente fecha, ubicación y alguna referencia al caso). Las diapositivas están indexadas. Desde 1998, las diapositivas se han reemplazado por imágenes digitales que se mantienen en línea.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0165 (17))
Permisos de Uso Especial de Zonificación (PLAN1-008): Registros que documentan el proceso de permisos para el uso de terrenos dentro de una designación de zonificación específica, fuera de sus requisitos. Los tipos de uso incluyen minas a cielo abierto, tiendas de segunda mano, amarres, vallas publicitarias, desguazadores de automóviles, residencias de ancianos y negocios callejeros. Incluye un conjunto de Tarjetas de Permisos de Uso Especial y No Conformes (1965-presente) que resumen las acciones relacionadas con estas propiedades.
Retención: Conservar permanentemente. (2001-0030/008)