Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Informes de Misión (MCSO10-001): Documenta todas las misiones realizadas por el equipo de búsqueda y rescate del condado. Los registros incluyen informes de misión, informes policiales, informes estatales de búsqueda y rescate y documentación relacionada. La información incluye la fecha y hora de la llamada, las personas involucradas, las circunstancias, los resultados de la búsqueda y el rescate, e información relacionada.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0115 (20))
Expedientes de Casos de Misiones de Búsqueda y Rescate (MCSO10-004): La serie registra información sobre las misiones de búsqueda y rescate realizadas por el condado. Los registros incluyen el informe de la misión de búsqueda y rescate de Oregón, el informe de denuncia penal (incidente), la lista de la misión, el informe de personas extraviadas/desaparecidas, el equipo involucrado, la descripción de los eventos e información relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0115 (20))
Registros de Casos de la Unidad de Búsqueda y Rescate (MCSO10-005): La serie registra información administrativa y general sobre cada unidad de búsqueda y rescate. Contiene la actualización mensual de miembros, el registro de miembros, el informe de costos operativos, el informe de actividades de los voluntarios, el registro de gastos personales de los voluntarios y otros registros relacionados. La información incluye el número de unidad, los nombres y direcciones del personal, las horas trabajadas, las actividades, los gastos incurridos e información relacionada.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0115 (20))
Listas de Búsqueda (MCSO10-006): La serie registra los movimientos de los participantes en misiones de búsqueda y rescate. Incluye nombre, fecha, ubicación, hora de entrada y salida, e información relacionada.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0115 (22))