Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Memorandos Administrativos (DA1-009): Correspondencia, memorandos y registros similares que documentan y aportan información significativa al programa o la responsabilidad funcional principal de la oficina. Incluye cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas y otros registros relacionados con programas específicos o funciones principales.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (8))
Registros de Preparación de Presupuestos (DA1-005): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias del Fiscal de Distrito presentadas a los Comisionados del Condado. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Reuniones de Comités y Grupos de Trabajo (DA1-001): Registros que documentan las deliberaciones de juntas, comisiones, grupos de trabajo, comités, consejos asesores y otros grupos similares, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710), de los cuales la Fiscalía del Distrito mantiene registros. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada. Algunos ejemplos de grupos incluyen la Iniciativa Regional contra las Drogas, el Grupo de Trabajo contra el Crimen, el Grupo de Trabajo contra la Violencia con Armas de Fuego Juvenil y el Grupo de Trabajo Regional contra el Narcóticos y el Crimen Organizado.
Conservación: Grabaciones de audio o video: Conservar 1 year after la elaboración de las actas; Otros registros: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Conferencias y Seminarios (DA1-006): Registros que documentan la asistencia o el desarrollo de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares. Pueden estar patrocinados por la Fiscalía del Distrito u otra entidad. Suelen incluir descripciones de clases, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, informes, discursos, documentación de planificación y otros documentos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (36,37))
Registros de Certificación de Educación Jurídica Continua (DA1-010): Registros que documentan la capacitación impartida a los abogados de la Fiscalía de Distrito para cumplir con los requisitos de educación continua del Colegio de Abogados del Estado. Los créditos de capacitación tienen una validez de tres años. Cada sesión de capacitación se conserva como un conjunto de registros que incluyen descripciones de las clases, certificaciones de los instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de los cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, videos de las sesiones y otros documentos relevantes.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Correspondencia del Fiscal de Distrito (DA1-012): Correspondencia, memorandos y registros similares que establecen o fundamentan políticas, sientan precedentes importantes o registran eventos históricos relacionados con la organización o el funcionamiento de la Fiscalía de Distrito. Incluye cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas, informes, estudios y otros registros.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (8))
Registros de Subvenciones (DA1-004(a) y DA1-004(b)): Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, supervisión y estado de las subvenciones recibidas y administradas por la Fiscalía. La mayoría de las subvenciones reciben financiación federal a través de programas del Departamento de Justicia de los Estados Unidos, pero algunas se financian a través de otros programas federales, estatales y de organizaciones sin fines de lucro. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de supervisión de los planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: DA1-004(a) Solicitud original, enmiendas e informes financieros, de rendimiento o finales anuales: Conservar permanentemente; DA1-004(b) Otros registros: Conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Reuniones del Personal (DA1-002): Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estos incluyen reuniones rutinarias del personal que abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes, así como otras reuniones a las que la oficina asiste, pero no es la encargada de mantener los registros. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de membresía profesional (DA1-007): Registros que documentan membresías y actividades individuales pagadas por instituciones o agencias en organizaciones profesionales.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0005 (28))
Informes y Estudios (DA1-003): Incluye informes y estudios narrativos y estadísticos con valor para la investigación administrativa a largo plazo, incluyendo informes periódicos elaborados por funcionarios y personal, e informes o estudios recibidos de consultores. Los informes varían en formato y contenido, pero suelen abordar cuestiones de justicia comunitaria y aplicación de la ley.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de proyectos de investigación (DA1-011(a) y DA1-011(b): Registros que documentan las investigaciones realizadas por el fiscal de distrito. Incluyen notas de trabajo, material de referencia, resúmenes, borradores y informes finales, y registros relacionados.
Retención: DA1-011(a) Informes: conservar permanentemente; DA1-011(b) otros registros: conservar 5 years after la finalización del proyecto. (MOAR 166-150-0005 (31))
Discursos y Artículos (DA1-008): Registros que documentan discursos o artículos preparados por el Fiscal de Distrito para su presentación o publicación. Incluye textos de discursos, artículos y material relacionado.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (30))