Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (DA2-004): Registros que documentan el pago de facturas de la agencia. Los registros incluyen facturas, impresiones con número de documento y documentación de respaldo. La información incluye el número e importe de la factura, el número del recibo, el número de la orden de compra, el número del documento, la firma y fecha de aprobación, e información relacionada. Gran parte de esta información se mantiene actualmente en el sistema MERLIN/SAP.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar (DA2-020): Registros que documentan los ingresos adeudados a la agencia por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, que se acreditarán a las cuentas generales, excluyendo las subvenciones. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Pueden incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, la fecha, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares. VÉASE TAMBIÉN Registros de Subvenciones a continuación.
Retención: Conservar durante 3 years after su cobro o su incobrable. (OAR 166-150-0110 (2))
Registros de Facturación (DA2-005): Registros que documentan los ingresos adeudados a la agencia por los departamentos del condado y organizaciones externas. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Los registros incluyen facturas, informes de facturación, información de documentos y transacciones de SAP, e información relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros de Preparación de Presupuestos (DA2-014(a) y DA2-014(b)): Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto de oficina presentadas a los comisionados del condado. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: DA2-014(a) Presupuesto aprobado: conservar durante 10 años; DA2-014(b) Registros de preparación: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros del Comité Asesor Ciudadano de Presupuesto (DA2-009): Registros que documentan las actas de cualquier sesión regular, extraordinaria, ejecutiva o reunión de emergencia del comité. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones y correspondencia y memorandos importantes.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Mantenimiento de Sistemas Informáticos (DA2-015(a) y DA2-015(b)): Los registros documentan el mantenimiento de los sistemas informáticos y se utilizan para garantizar el cumplimiento de las garantías o contratos de servicio; programar el mantenimiento regular y diagnosticar problemas del sistema o de los componentes; y documentar las copias de seguridad de los sistemas. Los registros pueden incluir, entre otros, inventarios de equipos informáticos, informes de rendimiento del hardware, registros de mantenimiento de componentes (facturas, garantías, registros de mantenimiento, correspondencia, informes de mantenimiento y registros relacionados), informes y procedimientos de copia de seguridad del sistema, inventarios de cintas de copia de seguridad y documentación relacionada.
Retención: DA2-015(a) Registros relacionados con la reparación o el servicio de sistemas o componentes: Conservar la vida útil del sistema o componente; DA2-015(b) Registros relacionados con copias de seguridad periódicas o esenciales: Conservar 1 year after su reemplazo u obsolescencia. (OAR 166-150-0125 (1))
Documentación de Programas de Sistemas Informáticos (DA2-016(a), DA2-016(b) y DA2-016(c)): Los registros documentan la adición, modificación o eliminación de software de un sistema informático. Generalmente, se dividen en seis categorías: 1) registros que documentan sistemas operativos; 2) registros que documentan la creación y modificación interna de programas de aplicación; 3) registros que documentan la estructura y la forma de los conjuntos de datos; 4) registros que documentan el uso de paquetes de software comerciales; 5) registros que documentan la estructura del sistema; y 6) registros que documentan la comunicación entre sistemas. Los registros pueden incluir, entre otras cosas, descripciones generales del sistema, registros de operaciones, listados de trabajos, manuales de instrucciones del operador, registros de desarrollo del sistema, especificaciones y cambios del sistema (incluidas descripciones narrativas y de diagramas de flujo), notas de conversión, registros de conjuntos de datos, inventarios de conjuntos de datos, diseños de registros de conjuntos de datos, copias impresas de tablas, diccionarios de datos, directorios de datos, registros de programación, especificaciones y cambios de programas, diseños de registros, vistas de usuario, documentación de tablas de programas de control, listados de programas, manuales de software comercial y correspondencia y documentación relacionada.
Retención: DA2-016(a) Planes de migración: Conservar hasta su sustitución; DA2-016(b) Registros de la estructura del sistema: Conservar durante la vida útil del sistema; DA2-016(c) Otros registros: Conservar 2 years after la sustitución del sistema. (OAR 166-150-0125 (2))
Registros de Administración de Contratos (DA2-013): Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de la Fiscalía. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones y modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de ingreso de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, certificados de seguro, información de contratistas (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7c))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Avisos de Depósito (DA2-006): Recibos de pagos fuera del condado por gastos contratados y reclamaciones por accidentes. Los registros incluyen el recibo bancario, la copia del comprobante de depósito, el informe SAP con el número de documento, copias de cheques y otros instrumentos, y los registros relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2,5))
Registros de Viajes de Empleados (DA2-019) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Registros Contables de Subvenciones (DA2-007): Estos registros documentan la administración financiera, el seguimiento y el estado de las subvenciones que el departamento recibe. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones y otras fuentes de financiación privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes, registros que documentan la asignación de fondos, contratos, informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: Conservar durante 5 years after la presentación del informe financiero final y el cierre de la cuenta. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Subvenciones (DA1-004(a) y DA1-004(b)): Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, supervisión y estado de las subvenciones recibidas y administradas por la Fiscalía. La mayoría de las subvenciones reciben financiación federal a través de programas del Departamento de Justicia de los Estados Unidos, pero algunas se financian a través de otros programas federales, estatales y de organizaciones sin fines de lucro. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de supervisión de los planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: DA1-004(a) Solicitud original, enmiendas e informes financieros, de rendimiento o finales anuales: Conservar permanentemente; DA1-004(b) Otros registros: Conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de personal de empleados individuales (DA2-001): Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información de personal, hojas de recuperación combinadas, formularios de historial de empleados, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y elogios, acciones disciplinarias, calificaciones de mérito, información de horas extra, evaluaciones de desempeño, solicitudes de licencia por ausencia, formulario de notificación de emergencia, información de pases de autobús, currículum, correspondencia, registros de reclutamiento y selección e información similar.
Retención: Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el convenio colectivo; todos los demás registros: conservar 6 years after la baja del empleado (*Conservación indefinida a solicitud de la agencia*). (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Planificación y Desarrollo de Sistemas de Información (DA2-017(a) y DA2-017(b)): Los registros documentan la planificación y el desarrollo de los sistemas de información. Si bien estos registros suelen documentar sistemas de información computarizados, también pueden documentar sistemas de archivo manual y sistemas de microfilmación. Los registros se utilizan para garantizar que los sistemas planificados contribuyan al cumplimiento de la misión de la institución, sean rentables, cumplan con los estándares de información adoptados y se integren con los sistemas de información institucionales existentes. Los registros pueden variar según el nivel de documentación requerido para cada sistema, pero pueden incluir planes de tecnología de la información, estudios de viabilidad, análisis de costo-beneficio, estudios y encuestas institucionales, registros de proyectos de gestión de la información, especificaciones y revisiones de sistemas, evaluaciones de software, propuestas de componentes, literatura técnica, literatura y propuestas de proveedores, y correspondencia.
Retención: DA2-017(a) Sistemas implementados: Conservar la vida útil del sistema; DA2-017(b) Sistemas no implementados: Conservar 3 años. (OAR 166-150-0125 (8))
Informes Administrativos de Nómina (DA2-003): Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y referencia general. Suelen consistir en informes de recapitulación que organizan salarios, deducciones y otros datos en categorías como acumulado trimestral, acumulado anual, acumulado fiscal, departamento, división, sección, contribuciones del empleado/empleador, entre otras.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0155 (8))
Registros de Compras (DA2-008): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la agencia. La mayor parte de esta información se mantiene exclusivamente en formato electrónico en el sistema SAP. Incluye cotizaciones, requisiciones, órdenes de compra, órdenes de compra limitadas y registros relacionados. La mayor parte de la información impresa se integra posteriormente en los registros de cuentas por pagar.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Reclutamiento y Selección (DA2-018): Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en la Oficina del Fiscal de Distrito. Estos registros incluyen anuncios de reclutamiento, solicitudes, exámenes (incluida una copia codificada del examen escrito, criterios de calificación, preguntas y criterios de calificación del tribunal oral, examen de desempeño y criterios de calificación), certificación de evaluadores por parte de los miembros del tribunal oral, análisis de impacto adverso, lista maestra de elegibles, informe resumido de solicitantes del TRAC, informe de flujo de solicitantes del TRAC, registro de impugnaciones y resolución de candidatos, certificación de elegibles, documentación del proceso de selección y correspondencia relacionada. También incluye las solicitudes inactivas.
Retención: Retención durante 10 years after cubrirse el puesto o cancelarse la contratación. (MOAR 166-150-0160 (23))
Registros de Tiempo (DA2-002): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. También incluye los registros de tiempo de los investigadores utilizados para fines de facturación. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))