Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes Contables (DCJ2-005) : Informes creados para uso interno que documentan el estado de los fondos, las cuentas bancarias, las inversiones y otros datos contables de los fondos del departamento. Incluyen informes de asignación presupuestaria y conciliación de fondos. También incluyen registros de proyecciones de ingresos y desembolsos futuros. Los informes se generan con una frecuencia diaria, semanal, mensual, trimestral o similar. La información incluye la fecha, los saldos de las cuentas, el tipo y el resumen de la actividad, y datos relacionados. La mayoría de estos informes se mantienen en el sistema SAP del condado.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (4))
Registros de Cuentas por Pagar (DCJ2-001) : Registros que documentan el pago de facturas de la agencia para la cuenta general. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar (DCJ2-002 y DCJ2-002M) : Registros que documentan los ingresos adeudados al departamento por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, para su abono a las cuentas generales. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Pueden incluir informes, recibos, facturas, premios, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Conservación: Todos los registros no médicos (DCJ2-002): Conservar durante 5 años; Registros de facturación médica (DCJ2-002M): Conservar durante 10 years after del último servicio o hasta que cumpla 21 años, lo que sea más largo. (MOAR 166-1150-0110(2), OAR 166-150-0060 (2))
Registros de Preparación de Presupuestos (DCJ2-003) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división presentadas para su inclusión en el presupuesto departamental. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Acuerdos de asociados comerciales (JSD10-001): Documenta la relación contractual entre el departamento y otra agencia que proporciona gestión de casos y retención de archivos para programas de tratamiento.
Retención: Conservar durante 6 years after del vencimiento. (MOAR 166-150-0005 (7))
Registros de Administración de Contratos (ASDGEN-006): Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de la división. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, formularios de enrutamiento de contratos, copias de contratos, información del contratista (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada. Los registros también pueden incluirse en SAP y en diversos documentos de apoyo, tanto electrónicos como impresos.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Contratos (DCJ1-004(a), DCJ1-004(b) y DCJ1-004(c)): Documentan los acuerdos contractuales debidamente firmados y vinculantes entre la agencia y otras partes. Pueden incluir contratos, anexos, pliegos de condiciones, órdenes de cambio, propuestas y correspondencia relevante relacionada. La información en los contratos suele incluir el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas.
Retención: DCJ1-004(a) Acuerdos intergubernamentales significativos e históricos: conservar permanentemente; DCJ1-004(b) Registros de contratos de construcción: conservar durante 10 years after la finalización sustancial; DCJ1-004(c) Otros contratos, arrendamientos y acuerdos: conservar durante 6 years after su vencimiento. (MOAR 166-150-0005 (7))
Registros de Viajes de Empleados (DCJ2-009(a) y DCJ2-009(b)) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de empleados. Incluyen informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Conservación: DCJ2-009(a) Los registros relacionados con viajes financiados por subvenciones se conservan durante 10 años. DCJ2-009(b) Los demás registros se conservan durante 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Registros de mantenimiento de equipos (ASDGEN-012): Los registros pueden incluir órdenes de compra, contratos de arrendamiento, garantías, declaraciones de proveedores, contratos de servicio, facturas de llamadas de cobro, informes de actividad de fax, solicitudes de disposición de propiedad, facturas de reparación de equipos, formularios de solicitud de compra y memorandos.
Retención: Conservar durante 1 year after desechar el equipo. (MOAR 166-150-0105 (8))
Registros de subvenciones, primarios (DCJ1-006(a), DCJ1-006(b), DCJ1-006(c) y DCJ1-006(d)): Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, monitoreo y estado de las subvenciones en las que el departamento es el receptor, otorgante, asignador o administrador. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones u otras fuentes de financiamiento. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes que incluyen propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones relacionadas con las solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones que incluyen informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros que monitorean los planes de proyectos y miden los logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: DCJ1-006(a) Informes finales de subvenciones significativas al condado: conservar permanentemente; DCJ1-006(b) Registros que documentan la compra o enajenación de bienes inmuebles: 10 years after la finalización sustancial (según lo definido en ORS 12.135(3)), o 3 years after la disposición final, o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo; DCJ1-006(c) Otros registros de subvenciones: 3 years after de la presentación y aprobación del informe anual o final de gastos, o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo; DCJ1-006(d) Solicitudes de subvención rechazadas: conservar 1 year after del rechazo o la retirada. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Compras (DCJ2-006) : Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del departamento. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacenamiento central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Contabilidad de Honorarios de Supervisión (DCJ2-008(a), DCJ2-008(b) y DCJ2-008(c)) : Documentan la recaudación de honorarios de supervisión por parte del departamento, según lo exige la OAR 255-065-0020 . Los registros incluyen registros de bases de datos activas del Departamento de Correccionales del Estado, el Sistema de Información Correccional (CIS), registros mensuales de transacciones y un documento electrónico (informe MOBIUS de archivo plano) que contiene todos los datos de transacciones existentes hasta el momento (junio de 1999) en que el sistema se transfirió del DJACJ al sistema CIS del estado. La información incluye el nombre, la dirección, los números de identificación, el importe pagado, la fecha de pago, el saldo adeudado, los cambios de dirección y nombre, el estado de libertad condicional y el cierre de la cuenta de la persona involucrada en la justicia.
Retención: DCJ2-008(a) Registros CIS: conservar 5 years after la última actividad; DCJ2-008(b) Informes de transacciones de Mobius: conservar durante 5 años; DCJ2-008(c) Registros mensuales de transacciones: conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))