Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (MCSO3-001): Registros que documentan el pago de las facturas del departamento. Incluyen facturas, impresiones con el número de documento y documentación de respaldo. La información incluye el número e importe de la factura, el número del recibo, el número de la orden de compra, el número del documento, la firma y fecha de aprobación, e información relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar (MCSO3-002(a) y MCSO3-002(b)): Registros que documentan los ingresos adeudados al departamento. Pueden incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta, copias de cheques y giros postales, y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Retención: MCSO3-002(a) Registros pertenecientes a ODOT: Conservar durante 6 años; MCSO3-002(b) Todos los demás registros: Conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Actas de las Reuniones del Comité de Presupuesto (MCSO3-003): Actas que documentan las deliberaciones del comité responsable de revisar las propuestas presupuestarias anuales de la Oficina del Sheriff antes de su revisión por los Comisionados del Condado. Estas actas suelen incluir minutas, órdenes del día, anexos, informes del personal, grabaciones y documentos relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de Preparación Presupuestaria (MCSO3-004): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas a la oficina de presupuesto del condado. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia y presupuestos.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Conciliación de Caja (MCSO3-005): Documenta el dinero recaudado en las cajas registradoras del departamento y a través del programa de bienestar para reclusos. Incluye formularios de conciliación de caja para diversas tarifas cobradas, cintas de caja, así como copias de avisos de depósito, facturas y cheques.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (5))
Registros de Administración de Contratos (MCSO3-006): Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de MCSO. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de entrada de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copia de contratos, certificados de seguro, información del contratista y correspondencia relacionada. La mayor parte de esta información se está migrando a un sistema de imágenes digitales.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Avisos de Depósito (MCSO3-010): Documenta los fondos recibidos y depositados en las cuentas de MCSO. Incluye una copia del diario de efectivo recibido, la lista de verificación de depósitos, la cinta de la caja registradora, el comprobante de depósito y los registros relacionados. La información incluye el nombre del banco, la fecha, el monto depositado y la información de la cuenta/fondo.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Registros de Gastos de Empleados (MCSO3-011): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con las reclamaciones de gastos de empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Registros Contables de Fideicomiso para Reclusos (MCSO3-012): Documenta los fondos depositados y retirados de las cuentas fiduciarias de los reclusos. Incluye recibos de los fondos depositados o retirados, registros de trabajo, extractos bancarios, balances resumidos diarios, registros de kits de higiene que indican la entrega de kits y sus cargos, hojas de trabajo diarias que indican toda la actividad diaria en la cuenta y registros relacionados.
Retención: Conservar 7 años. (2007-0017/030)
Comprobantes de Diario (MCSO3-013): Se utilizan para registrar pagos administrativos y corregir errores de codificación en facturas. Muestran la fecha, la información original de codificación de la cuenta, la información correcta de codificación de la cuenta, las observaciones y las iniciales del contador.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (23))