Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Expedientes de pacientes con cáncer de mama y de cuello uterino (DOH28-001) : Documentan que los pacientes han sido evaluados para determinar su elegibilidad, remitidos a un centro adecuado y recibido los servicios necesarios. Los registros incluyen formularios de datos, copias de notas de progreso, copias de resultados de pruebas y registros relacionados. La información incluye el nombre y la información demográfica del paciente, información sobre pruebas de detección de cáncer de cuello uterino, información sobre pruebas de detección de cáncer de mama, resultados de pruebas de Papanicolaou y resultados de mamografías. El proveedor (ya sea del condado o contratista) mantiene un expediente médico de cada paciente. Los formularios de datos también se envían a la Coalición Estatal contra el Cáncer de Mama y de Cuello Uterino y se ingresan en el Sistema de Información de Salud del condado.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 10/09/2018
Registros de Financiamiento de Socios Comunitarios (DOH28-002) : Documentan el financiamiento de los servicios de extensión comunitaria y evaluación de clientes de organizaciones comunitarias. El financiamiento se otorga por un año y debe solicitarse anualmente. Los fondos de la subvención provienen de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) y la Fundación Susan G. Komen. Los registros incluyen solicitudes de financiamiento, informes mensuales y trimestrales de los socios, planes de servicio, revisiones de los programas de los socios por parte del BCCP y correspondencia relacionada.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Acuerdos con proveedores (DOH28-003) : El proveedor se compromete a respetar las tarifas de facturación de Medicare y no facturar a los clientes ningún otro importe. Los acuerdos informales incluyen la fecha, el nombre del proveedor, el acuerdo estándar y la firma del representante del proveedor.
Conservación: Conservar durante 2 years after del vencimiento. (2009-0001/025)
Registros de Facturación de Proveedores (DOH28-004) : Documenta la revisión del programa de facturación de los proveedores (tanto de la clínica del condado como de la clínica contratada) por los servicios prestados. Incluye copias de los comprobantes de los clientes, informes resumidos de los comprobantes, facturas de la clínica del condado y anotaciones del personal que verifican la elegibilidad del cliente, el monto de la reclamación, los códigos de pago y los servicios prestados. Las facturas de los contratistas se pagan mediante cheque a través de la división de cuentas por pagar del Departamento de Salud; las facturas de las clínicas del condado se pagan mediante transferencia de fondos.
Retención: Conservar durante 10 años. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3180 (12)) Actualizado el 10/12/2018