Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Ubicación del Edificio (ASD1-001): Documenta las notificaciones y comentarios de la comunidad durante la fase de ubicación de la construcción del edificio de la división. Los registros incluyen notificaciones publicadas, actas de reuniones públicas, criterios de ubicación, planos departamentales, planos preliminares y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (2007-0005/001)
Registros del Comité Asesor Ciudadano de Presupuesto (ASD1-002(a) y ASD1-002(b)): Registros que documentan las actas de cualquier sesión regular, extraordinaria, ejecutiva o reunión de emergencia del comité. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones de audio y correspondencia y memorandos importantes.
Retención: ASD1-002(a) Grabaciones de audio: conservar durante 1 año si se resumen; ASD1-002(b) Otros registros: conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (18))
Quejas/Reclamos de Clientes (DCJ1-022) Documenta las quejas o reclamos de los clientes sobre el personal o los programas del DCJ. Los registros incluyen la queja/reclamo original (carta, correo electrónico, mensaje telefónico, documentación de la queja o reclamo verbal), la respuesta oficial y cualquier nota o documentación. Conservación: Conservar durante 2 years after la última acción. (OAR 166-150-0005 (35))
Registros de Comités (DCJ1-002) : Registros que documentan las deliberaciones de juntas, comisiones, comités, consejos asesores y otros grupos similares, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710), de los cuales el departamento mantiene el registro oficial. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones de audio, grabaciones de video, correspondencia, comunicados de prensa y documentación relacionada.
Conservación: Conservar los borradores y las grabaciones de video y audio sin editar hasta la versión final; conservar todos los demás registros de forma permanente. (MOAR 166-150-0005 (18))
Planes de Correccionales Comunitarios (ASD1-003): Documenta el cumplimiento de la división con la norma OAR 291-031-0010 , que exige la presentación de un plan anual de correccionales comunitarios ante el Departamento Estatal de Correccionales. Los registros incluyen el plan final, los borradores preliminares, las notas de trabajo y la correspondencia relacionada. El formato del plan se especifica por norma, pero generalmente incluye secciones para administración, programas/servicios, registros de infractores y planes fiscales.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (25))
Registros de Planificación Estratégica Quinquenal (DCJ5-001): Documenta el proceso de planificación estratégica quinquenal para la justicia comunitaria. El DCJ actúa como organismo rector de un grupo de organismos públicos y privados especializados en justicia juvenil. Los registros incluyen declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo, actas de comités, planes operativos anuales y revisiones, correspondencia relacionada y el Plan Estratégico para la Justicia Juvenil y la Prevención de la Delincuencia.
Retención: Plan estratégico: conservar durante 20 años; Otros registros: conservar durante 10 años. (MOAR 166-150-0005 (26))
Registros de Seguimiento Legislativo (DCJ1-007) : Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales del departamento. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (14))
Registros del Consejo Coordinador de Seguridad Pública Local (ASD1-006): Registros que documentan las actas de cualquier sesión regular, extraordinaria, ejecutiva o de emergencia del Consejo o sus predecesores, el Consejo Coordinador de Justicia y el Consejo Asesor de Correccionales Comunitarios. Este organismo público es requerido por ORS 432.560. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones de audio y correspondencia y memorandos importantes.
Conservación: Grabaciones de audio, si se resumen: conservar durante un año; Otros registros: conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (18))
Comunicados de Prensa y Medios (DCJ1-016): Declaraciones preparadas, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y registros similares emitidos a los medios de comunicación por representantes del departamento. Los comunicados pueden presentarse en formato de video y audio. Los registros pueden incluir comunicados de prensa que anuncien eventos rutinarios o asuntos importantes relacionados con las políticas del departamento o del condado. Los temas pueden incluir la adopción de nuevos programas, la finalización de programas antiguos, cambios en las políticas, cambios en el estatus de funcionarios electos o personal administrativo de alto nivel, entre otros.
Conservación: Conservar borradores y grabaciones de video y audio sin editar hasta su publicación final; conservar permanentemente los comunicados de prensa sobre políticas y antecedentes; conservar los comunicados de prensa rutinarios durante dos años; conservar los comunicados publicitarios mientras se conserve el material asociado. (MOAR 166-150-0005 (20))
Registros Organizacionales (DCJ1-008): Registros que documentan la organización y la estructura administrativa del departamento. Incluyen organigramas, estados financieros, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la validez y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa.
Conservación: Conservar durante 2 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (20))
Registros Promocionales (DCJ1-017): Registros utilizados para promocionar el Departamento de Justicia Comunitaria y sus programas. Incluye diversos tipos de registros, como carteles, volantes, folletos, fotografías (incluidas fotografías digitales), grabaciones de video y audio, y materiales relacionados.
Conservación: Conservar los borradores hasta la versión final; conservar todos los demás registros de forma permanente; conservar los comunicados de prensa mientras se conserven los registros asociados. (MOAR 166-150-0005 (3))
Publicaciones (DCJ1-018): El Departamento de Justicia Comunitaria publica diversos materiales informativos. Estos se utilizan para informar al público sobre diversos proyectos y eventos. Los registros incluyen hojas informativas, artículos web, episodios web, episodios móviles, boletines/folletos, folletos, informes, estudios, propuestas, carteles, grabaciones de video y audio, y registros similares. No incluye publicaciones recibidas de fuentes federales, estatales, privadas ni de otras fuentes. Estas publicaciones, así como las copias adicionales de las publicaciones producidas por la agencia, deben conservarse según sea necesario.
Conservación: Borradores y grabaciones de video y sonido sin editar: conservar hasta su publicación final; conservar las políticas y las publicaciones históricas de forma permanente; conservar todas las demás hasta que sean reemplazadas o queden obsoletas; conservar la autorización de publicidad mientras se conserven los registros correspondientes. (MOAR 166-150-0005 (33))
Registros de Solicitud de Divulgación de Registros Públicos (DCJ4-007): Documenta las solicitudes de divulgación de registros públicos y proporciona un registro de la respuesta de un departamento. Los registros pueden incluir solicitudes de divulgación, registros de solicitudes, aprobaciones, denegaciones, copias de peticiones al Fiscal de Distrito para la revisión de denegaciones de divulgación, órdenes del Fiscal de Distrito para conceder o denegar la divulgación y correspondencia relacionada.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0095 (13))
Registros de Eventos y Celebraciones Especiales (DCJ1-19): Registros que documentan eventos y celebraciones patrocinados por el departamento, tanto internos como públicos. Los registros pueden incluir fotografías (principalmente digitales), grabaciones de audio y video, comunicados publicitarios y otros documentos importantes.
Conservación: Conservar los borradores y las grabaciones de video y audio sin editar hasta la versión final; conservar todos los demás registros de forma permanente. (MOAR 166-150-0005 (41))
Encuestas (DCJ1-013): Registros que documentan la medición de la opinión de los clientes por o para el departamento en relación con diversos problemas, acciones y preocupaciones.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0005 (45))