Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Formularios de Verificación de Elegibilidad de Empleo (DOH50-001) : Documentan el cumplimiento del departamento con las regulaciones del INS que exigen la verificación del derecho de un empleado a trabajar en Estados Unidos. Los registros incluyen el formulario I-9 del INS y copias de la documentación de identificación correspondiente. También pueden incluir correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, su declaración firmada de que proporciona información veraz, la verificación firmada por el empleador de la identificación del empleado y la documentación necesaria, e información de revisión.
Retención: Conservar durante 3 years after la fecha de contratación o un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde. (MOAR 166-150-0160 (13))
Expedientes Médicos Individuales de Empleados (DOH50-002(a) y DOH50-002(b)) : La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) exige que la información médica de los empleados se mantenga separada de sus expedientes personales. Estos registros incluyen solicitudes de la Ley de Licencia Familiar y Médica, información sobre compensación laboral, exámenes físicos, resultados de pruebas de drogas y alcohol, documentación de vacunación (incluidos los registros de vacunación contra la COVID-19), consultas médicas y evaluaciones de médicos u otros profesionales de la salud física o mental, cualquier documentación de licencia médica que incluya los motivos médicos de la misma y cualquier otra información similar.
Retención: DOH50-002(a) Registros de exposición a riesgos e inmunización: conservar durante 30 years after la separación; DOH50-002(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (9))
Registros de personal de empleados individuales (DOH50-003(a) y DOH50-003(b)) : Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información de personal, hojas de recuperación combinadas, formularios de historial de empleados, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y elogios, acciones disciplinarias, calificaciones de mérito, información de horas extra, evaluaciones de desempeño, registros de capacitación, certificaciones y premios profesionales y técnicos, solicitudes de licencia por ausencia, formulario de notificación de emergencia, información de pases de autobús, currículum, correspondencia y registros relacionados.
Retención: DOH50-003(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el contrato sindical; DOH50-003(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after de la baja del empleado. (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Reclutamiento y Selección (DOH50-005(a), DOH50-005(b) y DOH50-005(c)) : Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en el departamento. Estos registros incluyen anuncios de reclutamiento, solicitudes, exámenes (incluida una copia codificada del examen escrito, criterios de calificación, preguntas orales y criterios de calificación, examen de desempeño y criterios de calificación), certificación de evaluadores por parte de los miembros del comité, análisis de impacto adverso, lista maestra de elegibles, informe resumido de solicitantes del TRAC, informe de flujo de solicitantes del TRAC, registro de impugnaciones y resolución de candidatos, certificación de elegibles, documentación del proceso de selección y correspondencia relacionada. También incluye las solicitudes inactivas.
Retención: DOH50-005(a) Conservar los registros de anuncios, la descripción del puesto y los registros que documenten la creación de la escala de evaluación y calificación durante 10 años; DOH50-005(b) Conservar las solicitudes no solicitadas y los currículums vitae durante 3 meses si no se devuelven al abogado; DOH50-005(c) Conservar las solicitudes rechazadas y otros registros 3 years after cubrir el puesto o cancelar la contratación. (MOAR 166-150-0160 (23))