Hace apenas unos años, todos los empleados nuevos del condado de Multnomah recibían por correo un sobre grande al comenzar su nuevo trabajo, repleto de docenas de páginas con información sobre beneficios y materiales de inscripción. A menudo, estos materiales eran innecesarios y terminaban directamente en el contenedor de reciclaje.
Tami Mahrt, Gerente de Operaciones de Beneficios para Empleados, junto con un equipo de proyecto compuesto por empleados del Departamento de Administración del Condado y del Departamento de Bienes del Condado, decidieron poner fin a ese desperdicio. "Me di cuenta de que nosotros, el condado, necesitábamos avanzar", dice Tami.
En 2014, el equipo del proyecto comenzó a reunirse con la División de Tecnología de la Información del Departamento de Bienes del Condado (TI) para desarrollar un programa de inscripción en línea a beneficios. Sin necesidad de correo postal.
A partir de enero de 2015, después de mucho trabajo duro y pensamiento creativo, el equipo del proyecto realizó la transición de todos los nuevos empleados a un sistema de archivos electrónicos.
Hoy en día, existe un sistema en el que un nuevo empleado no tiene que imprimir nada para inscribirse en ninguno de sus programas de beneficios. Kristin Wray, miembro del personal de la Oficina de Beneficios del Departamento de Administración del Condado, explica: «No tenemos que imprimir nada, ni el empleado tiene que imprimir nada».
Anteriormente, cada nuevo empleado recibía un paquete informativo de 40 páginas, además de 20 páginas adicionales de materiales de inscripción. "Costaba cerca de $20 por empleado", dice Tami.
Con entre 500 y 700 nuevas contrataciones al año, esas cifras se acumulan rápidamente: se ahorran hasta 42.000 páginas y casi 14.000 dólares al año en costos de impresión y envío.
"Y eso es solo una parte de lo que hace la Oficina de Beneficios", añade Kristin. "Esperamos que toda la oficina se vuelva digital, para finales de este año. Todo: todos nuestros procesos, todos nuestros programas".
Tami reflexiona sobre los éxitos de su equipo: «Lo que hicimos no es nuevo, no somos genios... la clave de nuestro éxito es que mantuvimos una actitud positiva, trabajamos en equipo y seguimos enfocados en las soluciones. Cuando nos topamos con un obstáculo, encontramos maneras de superarlo. Juntos».
Este equipo de proyecto espera servir de ejemplo para que otros departamentos del condado de Multnomah se esfuercen por lograr ahorros similares. "Nos encanta contar nuestra historia porque creo que cuando la gente la escuche, pensará: 'Esto es algo que hay que tener en cuenta'", dice Tami. Está funcionando: otros departamentos del condado ya están contactando con la administración de registros para digitalizar su propio flujo de trabajo. "Tenemos una larga lista de clientes", bromea Jenny Mundy, analista de gestión de registros electrónicos que trabaja en los archivos de gestión de registros y administra el software que Benefits utiliza para almacenar y acceder a sus registros digitales.
“Cualquiera puede hacerlo”, añade Kristin.
Un agradecimiento especial al Equipo de Beneficios para Empleados por hacer posible este proyecto.