Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Hojas Anuales de Certificación y Tasas Tributarias (DART13-001): Registro de los gravámenes certificados recaudados por cada distrito fiscal, incluidos en el censo tributario, y las tasas impositivas calculadas para cada año fiscal. Resume los impuestos recaudados por tipo de propiedad y tipo de gravamen. La información puede incluir fecha, tasas impositivas, importes de los gravámenes, compensaciones, pérdidas fiscales, porcentaje de distribución e información relacionada.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0015 (2))
Documentación del Programa del Sistema Informático (DART13-005): Los registros documentan la adición, modificación o eliminación de software de un sistema informático. Los registros suelen clasificarse en seis categorías: 1) registros que documentan sistemas operativos; 2) registros que documentan la creación y modificación interna de programas de aplicación; 3) registros que documentan la estructura y la forma de los conjuntos de datos; 4) registros que documentan el uso de paquetes de software comerciales; 5) registros que documentan la estructura del sistema; y 6) registros que documentan la comunicación entre sistemas. Los registros pueden incluir, entre otros, descripciones generales del sistema, registros de operaciones, listados de trabajos, manuales de instrucciones del operador, registros de desarrollo del sistema, especificaciones y cambios del sistema (incluidas descripciones narrativas y diagramas de flujo), notas de conversión, registros de conjuntos de datos, inventarios de conjuntos de datos, diseños de registros de conjuntos de datos, copias impresas de tablas, diccionarios de datos, directorios de datos, registros de programación, especificaciones y cambios del programa, diseños de registros, vistas de usuario, documentación de tablas de programas de control, listados de programas, manuales de software comercial y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: Planes de migración: Conservar hasta su reemplazo; registros de la estructura del sistema: Conservar durante la vida útil del sistema; otros registros: Conservar 2 years after su reemplazo. (OAR 166-150-0125 (2))
Registros de Planificación y Desarrollo de Sistemas de Información (DART13-006): Los registros documentan la planificación y el desarrollo de los sistemas de información. Si bien estos registros suelen documentar sistemas de información computarizados, también pueden documentar sistemas de archivo manual y sistemas de microfilmación. Los registros se utilizan para garantizar que los sistemas planificados contribuyan al cumplimiento de la misión de la institución, sean rentables, cumplan con los estándares de información adoptados y se integren con los sistemas de información institucionales existentes. Los registros pueden variar según el nivel de documentación requerido para cada sistema, pero pueden incluir planes de tecnología de la información, estudios de viabilidad, análisis de costo-beneficio, estudios y encuestas institucionales, registros de proyectos de gestión de la información, especificaciones y revisiones de sistemas, evaluaciones de software, propuestas de componentes, literatura técnica, literatura y propuestas de proveedores, y correspondencia.
Retención: Sistemas implementados: Conservar la vida útil del sistema; Sistemas no implementados: Conservar 3 años. (OAR 166-150-0125 (8))
Informes de Preparación de Gravámenes y Tasas Impositivas (DART13-003(a) y DART13-003(b)): Informes y registros relacionados que se utilizan para preparar los gravámenes fiscales anuales y calcular las tasas impositivas. Los informes incluyen el Resumen de Tasaciones y Gravámenes (SAL), informes de determinación de tasas e informes relacionados. Todos los registros de preparación se mantienen en el sistema de Tasación e Impuestos.
Retención: DART13-003(a) Informe SAL: conservar durante 6 años; DART13-003(b) Otros registros: conservar durante 2 años. (No programado)
Registros de Control de Calidad de Microfilmes (DART13-008): Los registros documentan que los microfilmes producidos para el condado cumplen con las especificaciones exigidas por las Reglas Administrativas de Oregón 166-025-0005 a 166-025-0030 . Los registros pueden incluir, entre otros, listas de registros microfilmados, índices de carretes de microfilmes, informes de oficinas de servicios, informes de inspección de películas, certificaciones de azul de metileno, informes de inspección de cámaras, procesadores y duplicadoras, registros de equipos y operadores, y correspondencia.
Conservación: Conservar igual que el microfilm relacionado. (MOAR 166-150-0125 (9))
Autorizaciones de Tasación Especial (DART13-004): Autorización de los distritos fiscales para tasar importes específicos en cuentas individuales o grupos de cuentas. Indica el nombre del distrito, el tipo de tasación, la justificación de la tasación, el importe tasado y las cuentas incluidas.
Retención: Conservación por 12 años. (MOAR 166-150-0015 (23))
Registros de Distritos Tributarios (DART13-002(a) y DART13-002(b)): Notificación a la división de distritos municipales, de bomberos, escolares y otros distritos especiales para la imposición de impuestos. Incluye el Aviso de Impuesto Predial y la Certificación de Intención de Imponer un Impuesto, Tasa o Valoración (LB50/ED50), cálculos de tasas impositivas, presupuestos distritales, correspondencia del Departamento de Ingresos y la Comisión de Supervisión y Conservación Tributaria, y registros relacionados.
Retención: DART13-002(a) LB50/ED50: 12 años de retención; DART13-002(b) Otros registros: 2 años de retención. (MOAR 166-150-0015 (28))
Registros de Soporte al Usuario (DART13-007): Registros que documentan la asistencia para la resolución de problemas proporcionada por el personal de sistemas de información a los usuarios de los sistemas (informáticos, de telecomunicaciones, etc.). Los registros pueden incluir solicitudes de asistencia, registros de resolución y documentación relacionada. La información puede incluir el nombre del solicitante, la fecha, la hora, el lugar y la descripción del problema y su resolución.
Retención: Conservar durante 1 year after el sistema quede obsoleto o reemplazado. (OAR 166-150-0125 (13))