Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Apelaciones (DART14-008): Registros que documentan el desacuerdo del propietario con el valor catastral de una propiedad y las apelaciones subsiguientes. Incluye apelaciones ante la Junta de Apelaciones de Impuestos sobre la Propiedad, el Departamento de Hacienda, el tribunal fiscal, el tribunal de primera instancia y el tribunal de reclamos menores. Los registros incluyen opiniones y órdenes, registro de acciones/contactos, avisos de audiencia, peticiones de apelación, correspondencia y documentación de respaldo.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0015 (5))
Registros de Tasación (DART14-001): Registro de tasaciones de terrenos y edificios, incluyendo todos los elementos utilizados para determinar el valor de la propiedad. Incluye tasaciones de propiedades residenciales/comerciales e industriales. Puede incluir el número de identificación de la propiedad y la descripción legal, el nombre y la dirección del propietario, diagramas, registro de actividad de tasación, valor actual, observaciones, historial de ventas y permisos de construcción, historial de valor nominal, croquis, historial de apelaciones, detalles de construcción, tasación de mejoras, tasación de terrenos y tasación de usos especiales. También puede incluir registros que documenten la tasación por año. Los registros de tasación generalmente se mantienen en el sistema de tasación e impuestos con documentación de respaldo electrónica y en papel.
Retención: Conservación por 12 años. (MOAR 166-150-0015 (3))
Expedientes de Contaminación (DART14-005): Documenta el historial de propiedades cuya valoración se ve afectada por algún tipo de contaminación y su limpieza. Esta información se utiliza para determinar el costo de la limpieza y el tiempo que debe descontarse del valor de la propiedad. Los registros incluyen informes ambientales, hojas de cálculo de costos, informes de valoración de propiedades, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar durante 6 years after la limpieza (no programada).
Hojas de trabajo de tasación de bienes muebles (DART14-010): Se utilizan para verificar la propiedad e ingresar datos en el sistema de tasación. Los registros incluyen hojas de trabajo de tasación, hojas de trabajo de comparación, registros de valoración de propiedades y registros similares. La información incluye la cuenta de la propiedad, su ubicación e información sobre cualquier cambio necesario en el valor de tasación.
Retención: Conservar hasta su ingreso al sistema. (No programado)
Declaraciones de Bienes Personales (DART14-002): Documenta el valor de toda la maquinaria y equipo comercial del condado para determinar la valoración de los bienes personales a efectos fiscales. Puede incluir el nombre del contribuyente/empresa, la dirección, la ubicación, las firmas, el precio y la fecha de compra de la maquinaria comercial. Actualmente incluye una declaración en papel y diversos documentos de apoyo digitales.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0015 (17))
Tarjetas de Tasación de Propiedades (DART14-006): Registro de tasaciones de terrenos y edificios, que incluye todos los elementos utilizados para determinar el valor de una propiedad. Los tipos de propiedad incluyen propiedades industriales, comerciales, de venta de vallas publicitarias, de renta comercial (la información confidencial se conserva en una tarjeta separada de la tarjeta de propiedad comercial), entre otras. Las tarjetas muestran el número de cuenta, la ubicación y descripción legal de la propiedad, el nombre y la dirección del propietario, información de zonificación, códigos de tasación y gravamen, historial de tasación y valor, mapas y planos de la propiedad, e información relacionada.
Retención: Conservación por 12 años. (MOAR 166-150-0015 (3))
Mapas de Referencia (DART14-009): Mapas que documentan diversas características topográficas y políticas para la preparación de mapas de recaudación de impuestos. Incluye mapas de ferrocarriles, mapas de carreteras estatales, otros mapas de carreteras, el levantamiento topográfico de la Oficina General de Tierras (1851), mapas de Metskers, mapa de Lewis y Dryden de la ciudad de Portland (1891), mapa de límites y anexiones de la ciudad de Portland (1922), mapas topográficos de la ciudad de Portland (1991), mapas de subdivisiones no registradas y mapas relacionados.
Retención: Mantener hasta su reemplazo o desuso. (MOAR 166-150-0015 (7))
Hojas de Tasación Residencial, Comercial e Industrial (DART14-007): Se utilizan para la verificación de propiedades en campo, la introducción de datos en el sistema de tasación y la verificación de datos en las tarjetas de tasación. Los registros incluyen hojas de tasación, hojas de comparación de alquileres, registros de valoración de apartamentos y registros similares. La información incluye la cuenta de la propiedad, su ubicación e información sobre cualquier cambio necesario en el valor de tasación. Las hojas de tasación industrial se mantienen por número de terreno. Las hojas de tasación residencial y comercial se mantienen por número de lote fiscal.
Retención: Conservar durante 2 years after su ingreso al sistema. (No programado)
Registros de Ventas (DART14-003): Documentan información sobre la venta de una propiedad. Esta información se ingresa en el sistema de tasación fiscal y se utiliza para determinar el valor de la propiedad. Los registros incluyen la portada, el registro de ventas, el historial fiscal, copias de los registros de transferencia de propiedad (escrituras, hipotecas, etc.) y la documentación de respaldo. La información incluye la clasificación, la ubicación y descripción legal de la propiedad, los números de cuenta, la fecha de venta, la información del registro, las condiciones, la contraprestación, las partes involucradas en la venta e información relacionada.
Retención: Conservación por 12 años. (MOAR 166-150-0015 (18))
Registros de Excepción de Impuestos (DART14-004): Se utilizan para ingresar información sobre cambios en la propiedad que afectan la valoración en el sistema informático y para notificar a los propietarios que tienen veinte días para apelar el cambio de valoración y el impuesto adeudado. Los cambios incluyen remodelaciones, ampliaciones significativas, nuevas propiedades añadidas o eliminadas, errores administrativos y otros. Incluye correspondencia, "cartas de 20 días", hojas de cálculo con los cálculos de los cambios y registros relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0015 (1))