Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Libro de Registros (DART6-001): Esta serie documenta la presentación de transacciones, autorizadas por ley, ante el secretario o registrador del condado con el fin de que la transacción sea de dominio público. La información incluye las fechas de presentación, el tipo y la descripción de las transacciones, los números de registro, los nombres de las partes involucradas y los importes cobrados o tasados. Las transacciones incluyen registros que anteriormente se mantenían por separado, como hipotecas; escrituras; registros de servicio militar; gravámenes federales, de mecánicos y de mejora de carreteras; concesiones mineras; pagos; cesiones de sentencias; autoridades ministeriales; y declaraciones juradas de publicación. Desde 1964, las escrituras, hipotecas, derechos de agua, concesiones mineras, bajas militares y registros diversos se han registrado en el Libro de Registros.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0040 (20))
Registros Misceláneos (DART6-004(a) y DART6-004(b)): Documenta la grabación de diversos instrumentos no autorizados por ley. Puede incluir grabaciones de documentos autorizados por ley, pero que registraron eventos ocurridos fuera del condado. Ejemplos de registros archivados en esta serie pueden incluir contratos de depósito de garantía no notariados, documentos personales, instrumentos legales y otros escritos diversos.
Retención: DART6-004(a) Registros creados antes de 1965: conservar permanentemente; DART6-004(b) Otros registros: conservar durante 10 años. (MOAR 166-150-0040 (14))
Índices de Registros (DART6-002): Requisito legal para crear un índice directo e indirecto de los instrumentos registrados. Debe incluir la fecha y hora de recepción, el nombre del otorgante, el nombre del cesionario, la naturaleza del instrumento, el volumen y la página donde se registró, la tarifa cobrada por el registro y una breve descripción del terreno.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0040 (20))
Depósitos de Tesorería (DART6-003): Documenta la recaudación y el depósito de las comisiones recibidas por el registro y las copias de documentos. Los registros incluyen la notificación de depósito, la copia del comprobante de depósito, el informe de cuentas consolidadas, el informe diario de liquidación y las cintas de registro diarias. La información incluye la fecha, el importe recibido en cada registro y el desglose del tipo de comisión recibida diariamente.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0040 (9))
Instrumentos de Registros Imposibles de Entrega (DART6-005): Documentos registrados devueltos como imposibles de entregar. La razón principal de la imposibilidad de entrega es la información de disposición incorrecta proporcionada por la persona que registra el instrumento. Por ejemplo, la dirección incorrecta, la información de reenvío incorrecta o la no recogida en la oficina según lo especificado previamente.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0040 (22))
Última actualización: 10/12/12