Procedimiento para la investigación de registros que contienen Información Médica Protegida (PHI)
1. Este procedimiento se aplica a los registros de archivos del condado que estarían abiertos a la inspección pública, excepto por las disposiciones de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) federal.
2. Si la solicitud de investigación se aplica a un solo registro, en el que el interés de la investigación no es información de salud protegida, el programa de registros del condado responderá a la solicitud proporcionando una copia del registro del cual se ha eliminado toda la PHI.
3. Si la solicitud de investigación es para registros de varias personas, todos con PHI, se deben tomar las siguientes medidas:
a. El investigador debe presentar un plan de investigación que incluya todos los criterios de exención incluidos en 45 CFR 164.512(i)(2)(ii).
b. El Oficial de Privacidad del Condado creará una junta de privacidad con miembros de diversos orígenes y la competencia profesional adecuada para evaluar el plan de investigación. El Oficial de Privacidad del Condado presidirá la junta, a menos que tenga un conflicto de intereses.
c. Si la investigación implica solo un riesgo mínimo para la privacidad de las personas que son objeto de la información médica protegida cuyo uso se solicita, el presidente de la junta utilizará el proceso de revisión acelerada descrito en 45 CFR 164.512 (i)(2)(iv)(C) para revisar la solicitud de investigación y aprobar o denegar la exención de autorización.
d. Si el presidente de la junta considera que es necesaria una revisión completa de la junta, se debe convocar una reunión de la junta y la exención debe ser aprobada por la mayoría de los miembros presentes.
e. Si se concede una exención, el investigador firmará un acuerdo de investigación y lo presentará ante el Oficial de Privacidad del Condado.
f. El Oficial de Privacidad del Condado y el Programa de Registros del Condado mantendrán copias del plan de investigación, la denegación/aprobación de la exención de autorización y el acuerdo de investigación firmado.
4. El formato del contrato de investigación es el siguiente:
Acuerdo de investigación
Nombre del investigador:
Afiliación del investigador:
Contacto del investigador (dirección, teléfono, correo electrónico, etc.)
Registros solicitados:
Propósito de la investigación:
Como condición para tener acceso a los registros descritos anteriormente, cumpliré las siguientes condiciones:
- No utilizaré la información de los registros para ningún otro propósito que no sean los fines de investigación establecidos, a menos que tenga la autorización por escrito del condado de Multnomah para hacerlo.
- No identificaré en notas y/o de ninguna otra manera pública ninguna PHI contenida en los registros descritos anteriormente.
- Me aseguraré de que ninguna información médica protegida (PHI) se utilice o divulgue de una forma en la que pueda identificarse al individuo al que se refiere.
- Los registros fotocopiados solo podrán utilizarse para fines de investigación y referencia privados. No se podrán producir ni distribuir copias adicionales.
- No me comunicaré con ninguna persona con la que se relacione PHI, directa o indirectamente.
- Si el investigador no es un empleado del condado, el investigador acepta aceptar la responsabilidad total por cualquier violación de la privacidad personal que surja de una infracción de estas condiciones, incluida cualquier responsabilidad financiera contra el condado de Multnomah.
Firma del investigador: _______________________ fecha: ________________