El Departamento de Servicios Comunitarios presentó los resultados de la primera fase de una revisión exhaustiva de los Servicios para Animales del Condado de Multnomah a la Junta de Comisionados el martes 25 de abril, un hito en el trabajo para abordar desafíos de larga data en la agencia en medio de un momento de necesidad sin precedentes.
La revisión de refugios, dirigida por la presidenta Jessica Vega Pederson , se lanzó en un momento de crisis, magnificada por la pandemia de COVID-19, y se produce después de que los problemas planteados en revisiones anteriores no se resolvieron.
El refugio suspendió la admisión de mascotas callejeras sanas durante una semana en enero de 2023, tras un aumento repentino en el número de animales que presionó al refugio del condado de Troutdale, con poco personal. La emergencia impulsó al presidente a ordenar cambios inmediatos y drásticos para permitir la reanudación completa de las operaciones, a la vez que inició una revisión en varias etapas de los problemas profundos y sistémicos que precedieron a la crisis, como el hacinamiento, las deficiencias en las políticas y procedimientos, y los problemas de personal.
La primera fase de la revisión examinó todas las recomendaciones que Servicios para Animales recibió de auditores, expertos y consultores desde 2016 y encontró lo siguiente:
- Muchas de las recomendaciones hechas a la agencia desde 2016 siguen siendo total o parcialmente incompletas.
- Persisten deficiencias en materia de personal, equipamiento, protocolos, documentación, formación y procedimientos.
- La pandemia de COVID-19 detuvo el progreso inicial en la adopción de las recomendaciones y, en algunos casos, incluso lo revirtió.
“La situación en Servicios para Animales ha sido inaceptable durante demasiado tiempo”, dijo la presidenta Vega Pederson. “Al igual que el público, estoy enojada, indignada, frustrada y exijo que se tomen medidas”.
Lee Girard, director interino de Servicios Comunitarios, y Erin Grahek, directora de Servicios para Animales, presentaron las conclusiones de la Fase Uno. Además del análisis de revisiones anteriores, la Fase Uno también ofreció recomendaciones de personal para el presupuesto del año fiscal 2024, un análisis del entorno del refugio, una oportunidad para revisar las operaciones y políticas, y los próximos pasos en la revisión en curso del presidente.
Girard reconoció los problemas de larga data, incluyendo los frecuentes cambios de liderazgo. Girard explicó que Grahek es la cuarta directora de Servicios para Animales en tres años, y que cuando asumió el cargo en julio de 2022, el puesto llevaba meses vacante. De igual manera, el puesto de Gerente de Operaciones del Refugio, ahora ocupado por Marian Cannell, quien llegó en octubre de 2022, llevaba vacante desde marzo de 2022.
“La división también tenía una tasa de vacantes del 17% y una alta rotación de personal”, dijo Girard. “Esto llevó a Servicios para Animales a uno de los momentos más críticos de su historia reciente”.
Revisión de las recomendaciones de Servicios para Animales desde 2016 hasta la actualidad
, una revisión de recomendaciones anteriores incluye todas las recomendaciones, informes y auditorías de Servicios para Animales desde 2016 hasta el presente, una actualización del estado de cada uno e información sobre las decisiones tomadas para responder e implementar recomendaciones anteriores.
El análisis extrajo recomendaciones de la Auditoría de Servicios para Animales de 2016, una auditoría de seguimiento en 2018, la consulta profesional de Dogs Playing for Life, el Grupo de Mejora Colaborativa del MCAS y la consulta profesional en curso de la Universidad de Wisconsin.
El análisis determinó que la mayoría de las recomendaciones siguen total o parcialmente incompletas y señaló que no se asignó a ninguna persona específica la responsabilidad de implementar las auditorías. La falta de progreso podría deberse en parte a cambios en el puesto de Director del MCAS y a la ausencia de un Supervisor de Operaciones del Refugio durante la mayor parte del tiempo posterior al seguimiento de la auditoría.
Resumen de las recomendaciones presupuestarias y de personal
Analizó la dotación de personal en Servicios para Animales. Grahek, el nuevo director, dirigió este trabajo en consulta con la Dra. Sandra Newbury, de la Universidad de Wisconsin, y con la Sociedad Protectora de Animales de Oregón y las Directrices para los Estándares de Cuidado en Refugios de Animales de la Asociación de Veterinarios de Refugios.
Para calcular las recomendaciones actualizadas de personal, el Servicio para Animales utilizó recomendaciones de expertos nacionales y locales, teniendo en cuenta la cantidad promedio de animales bajo cuidado por día y las diferentes cantidades de enriquecimiento necesarias para las diferentes especies animales.
Servicios Animales cuenta actualmente con el equivalente a ocho empleados de tiempo completo para el cuidado de animales. Servicios Animales solicitó seis empleados adicionales para el cuidado de animales en el presupuesto del Condado para el año fiscal 2023-24 para ayudar a cubrir la dotación mínima de personal, y el presupuesto propuesto por la presidenta Vega Pederson incluye siete empleados adicionales, lo que representa un aumento del 31 % en la dotación de personal.
Servicios para Animales también solicitó dos empleados de servicios al cliente adicionales para apoyar el servicio al cliente y un despachador adicional para el equipo de campo que pueda apoyar llamadas, oficiales de servicio de campo y la comunidad en general.
Análisis ambiental de las operaciones de refugio
Grahek dijo que la tercera parte de la Fase Uno fue un análisis ambiental de las operaciones y políticas del refugio, asignado a Cannell.
El informe concluyó que el refugio operaba en un estado de transición incluso antes de los cambios operativos impuestos por la pandemia de COVID-19. Señaló que las políticas, filosofías y expectativas han sido inconsistentes, incompletas o contrarias a los recursos y capacidades del refugio.
“De estos problemas, el más perjudicial para la organización parece ser la falta general de confianza y la escasa comprensión de la misión de [Servicios para Animales], así como de su papel en la comunidad”, señala el informe.
El proceso de creación, revisión y modificación de políticas y procedimientos para Servicios para Animales continuará. Cannell ha desempeñado un papel fundamental en la revisión y actualización de políticas y procedimientos, y ha creado un sitio web interno para que el personal pueda consultar políticas, formularios e información general de forma centralizada y mantener la coherencia.
Fase 2
La segunda fase consistirá en la participación comunitaria, mediante pequeños grupos y encuestas para interactuar con agencias colaboradoras, personal, voluntarios y miembros de la comunidad. Esta participación será facilitada por un profesional externo.
Grahek dijo que estaba trabajando para ofrecerle un contrato a un tercero para comenzar esta fase.
Este informe también cubrirá temas comunes y comentarios de la comunidad, incluidos los comentarios que ya ha recibido Servicios para Animales.
Fase 3
La etapa final de la revisión incluirá acciones recomendadas para que la Junta las revise, junto con un plan de trabajo para llevar a cabo esas acciones.
Está previsto que esta obra esté terminada en algún momento del verano.
Observaciones de la junta
"Con el informe, me sentí frustrada y enojada y quería que se tomaran medidas", dijo la comisionada Sharon Meieran , quien expresó su preocupación por los cuatro meses transcurridos entre el pedido de revisión y el informe inicial del martes sobre recomendaciones pasadas.
Señaló algunas mejoras a raíz de las noticias en los medios y preguntó si había habido alguna mejora proactiva mientras tanto, considerando las muchas recomendaciones que Servicios para Animales ya había recibido antes de la última revisión.
Grahek ofreció una lista de cambios proactivos, además de responder a las cuestiones planteadas en los medios. El refugio ya ha modificado el alcance de la supervisión del personal de cuidado de animales, lo que les permite brindar capacitación más práctica al personal que ayuda con las adopciones, mientras que el otro dedica más tiempo al personal en la capacitación sobre la limpieza y la alimentación de las mascotas.
La Comisionada Susheela Jayapal y la Comisionada Lori Stegmann solicitaron reuniones informativas de rutina con los Servicios para Animales para escuchar detalles en profundidad sobre el progreso hacia la implementación de las recomendaciones.
La comisionada Diane Rosenbaum reflexionó sobre algunas de las conclusiones de la revisión y preguntó cómo los Servicios para Animales abordarían las recomendaciones que establecieran que no existían métricas consistentes o, a veces, claras para la medición.
Grahek destacó la importancia de trabajar para reclutar un gerente de proyecto que ayude con las mejoras y cumpla con un plan para lograr las recomendaciones.
La presidenta Vega Pederson dijo que su intención era tener actualizaciones para cada fase a medida que avanza la revisión.
“Un sincero agradecimiento a nuestros voluntarios y personal por el trabajo realizado”, dijo. “Pero también por la forma en que han estado denunciando y poniendo de manifiesto estos problemas”.
“Tenemos mucho trabajo por delante, pero seguiremos avanzando con urgencia, transparencia y el compromiso de llevarlo a cabo”, dijo.