Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Pago a Proveedores de Beneficios (BW-001(a) y BW-001(b)): Documenta los pagos a proveedores de servicios por beneficios médicos, dentales, de vida y de discapacidad. Incluye facturas resumidas de servicios, comprobantes de pago y un listado de beneficios para empleados.
Retención: BW-001(a) Registros de pago del seguro de discapacidad: conservar durante 3 años; BW-001(b) Otros registros: conservar durante 7 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Contratos y Acuerdos de Beneficios (BW-003(a) y BW-003(b)): Documenta los contratos y sus modificaciones con las aseguradoras de beneficios. Incluye acuerdos de servicio, contratos, modificaciones, pólizas de seguro asociadas, descripciones resumidas del plan (SPD), evidencia de cobertura (EOC) y documentos similares del plan.
Retención: BW-003(a) Pólizas de seguro médico y de vida grupales: Conservar durante 75 years after del vencimiento si no hay reclamaciones pendientes; BW-003(b) Otros registros: Conservar durante 10 years after del vencimiento si no hay reclamaciones pendientes. (MOAR 166-150-0200 (8))
Informes de Nómina de Beneficios (BW-002(a) y BW-002(b)): Documentan las deducciones realizadas por cobertura de beneficios, pagos de seguro médico, dental, de vida y por discapacidad realizados a empleados en nombre del condado, y el número de personas cubiertas por proveedores de servicios. Incluye el Informe de Beneficios Pagados por el Empleador y el Empleado, un informe mensual que indica los montos pagados por el condado por beneficios de seguro médico, dental, de vida y por discapacidad; y el Informe de Deducción de Beneficios, un informe mensual acumulativo que indica las deducciones por seguros opcionales, cuentas de gastos flexibles, primas médicas/dentales pagadas por el empleado, pagos por exclusión voluntaria y valores tributarios para el seguro de pareja de hecho/dependientes no elegibles para el IRS.
Retención: BW-002(a) Informe de beneficios pagados por el empleador y el empleado: Retención de 15 años; BW-002(b) Informe de deducción de beneficios de fin de año: Retención de 75 años. (MOAR 166-150-0155 (9))
Registros del Programa de Licencias por Catástrofes (BW-015): Documenta la administración y el uso del programa de licencias por catástrofes. Incluye correspondencia, solicitudes de licencia, solicitudes de donaciones y registros relacionados.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (6,7))
Registros COBRA (BW-004): Documenta los pagos y la cobertura de beneficios para los empleados que eligen continuar con la cobertura después de la finalización bajo la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria de 1985 (Programa COBRA). Incluye la hoja de contabilidad COBRA, comprobantes de pago, correspondencia sobre el estado de la cobertura, formulario de elección del empleado completado para continuar con la cobertura y formularios de inscripción médica y dental.
Retención: Conservar durante 5 years after la finalización de los beneficios. (MOAR 166-150-0160 (2))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/04/2018
Registros de Reclamaciones por Defunción (BW-005): Documenta el pago de las prestaciones del seguro de vida a los beneficiarios tras el fallecimiento del empleado/cónyuge/pareja de hecho/jubilado. Incluye formularios de reclamación, certificado de defunción u otra constancia de fallecimiento, formulario de beneficiario y registros de pago.
Retención: Conservar durante 5 years after el pago de la reclamación final. (MOAR 166-150-0200 (7))
Actas de Reuniones de la Junta de Beneficios para Empleados (BW-009): Documenta los procedimientos oficiales o las reuniones regulares, extraordinarias, ejecutivas y de emergencia de la Junta de Beneficios para Empleados (EBB) y sus predecesoras. La EBB se creó para proporcionar un foro cooperativo entre los trabajadores y la gerencia para la toma de decisiones sobre el diseño de los programas y planes de beneficios para empleados. Se estableció originalmente como la Junta de Beneficios para Empleados del Condado de Multnomah (MCEBB) en 1999, y posteriormente se transformó en la Junta de Beneficios para Empleados (EBB) en el año 2000. La EBB se disolvió el 30 de junio de 2007.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Beneficios de Empleados (BW-006): Documenta el historial de beneficios de los empleados del condado. Incluye registros relacionados con la inscripción y los cambios posteriores en los beneficios médicos, dentales, de vida, por discapacidad a largo y corto plazo, y la continuación de los beneficios médicos, dentales y de vida tras la terminación del empleo o la jubilación. Consulte también Informes de Nómina de Beneficios (BW-002) y Registros COBRA (BW-004).
Retención: Conservar durante 5 years after la finalización de los beneficios. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registros de Cuentas de Gastos Flexibles (BW-007(a) y BW-007(b)): Documentan la administración del Plan de Asistencia para el Cuidado de Dependientes, el Plan de Reembolso de Gastos Médicos y las reducciones salariales y los pagos de reembolso autorizados por los empleados. Incluyen un documento del plan que describe las directrices para su funcionamiento y las autorizaciones de los empleados para deducciones salariales o cambios de estatus.
Retención: BW-007(a) Autorizaciones de empleados: Conservar durante 3 years after la sustitución, el despido o la separación del empleado; BW-007(b) Documentos y directrices del plan: Conservar 20 years after la sustitución o la obsolescencia. (MOAR 166-150-0155 (1))
Registros de Licencias (BW-017): Documenta las solicitudes de licencia de los empleados y la respuesta del condado. Incluye registros de solicitudes de licencia bajo la FMLA/OFLA, licencias militares y otros tipos de licencia. Los registros incluyen solicitudes de licencia y documentación de respaldo (incluidos certificados médicos), notificaciones a los empleados, registros de licencias y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 4 años. (MOAR 166-150-0155 (6), 29 CFR 825.500, 29 CFR 1626.3))
Registros de Reclamaciones por Incapacidad a Corto y Largo Plazo (BW-016): Documenta la elegibilidad y la administración de las prestaciones por incapacidad a corto y largo plazo para los empleados del Condado de Multnomah. Incluye copias de los cheques de beneficios para garantizar los pagos correctos del proveedor; correspondencia con el proveedor sobre el estado de la reclamación; solicitudes de reclamación; copias de las descripciones de los puestos; información salarial; correspondencia con los empleados sobre los pagos de COBRA y el estado de las reclamaciones; y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 6 years after el cierre de la reclamación o la acción final. (MOAR 166-150-0160 (2), -0200(21))
Registro de Pases de Autobús Tri-Met (BW-013): Documenta la emisión de pases de autobús Tri-Met a empleados del condado. Incluye hojas de registro y registros de identificación con foto.
Retención: Conservación por 4 años. (MOAR 166-150-0160 (8b))
Registros del Programa de la Asociación de Beneficiarios de Empleados Voluntarios (VEBA) (BW-008(a) y BW-008(b)): Documentan el establecimiento de programas VEBA para empleados. Incluyen correspondencia, copias de Memorandos de Entendimiento y registros relacionados. Para consultar los registros de inscripción, consulte Registros de Beneficios para Empleados (BW-006).
Conservación: BW-008(a) Registros que documentan el establecimiento de programas de VEBA y que no se duplican en otro lugar: Conservar permanentemente; BW-008(b) Otros registros: Conservar durante 10 años. (MOAR 166-150-0005 (8); 0160(3b))
Registros del Programa de Bienestar (BW-014): Documenta la participación de los empleados en diversos programas de bienestar. Los registros incluyen la inscripción y asistencia a clases de fitness y al gimnasio; el préstamo de extractores de leche a los empleados; las solicitudes de los empleados para el uso del fondo de estipendios en eventos comunitarios; y los registros que documentan las remesas de los empleados para actividades que requieren el pago de cuotas.
Conservación: Registros de matrícula y asistencia: Conservar durante 2 años. Otros registros: Conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-0160 (8,24); 0110(2))
Registros de Capacitación y Educación para el Bienestar (BW-018) : Registros desarrollados por el Programa de Beneficios y Bienestar para educar y capacitar a los empleados sobre estrategias para mejorar su bienestar. Actualmente, la serie contiene una serie de videos desarrollados para la campaña Power Me. También incluye comunicados de información de HIPAA relacionados con parte del contenido de los videos.
Retención: Conservar 10 años (MOAR 166-150-0160 (24))