Infórmese sobre el progreso que MCAS está realizando para la revisión oficial solicitada por la presidenta del condado de Multnomah, Jessica Vega Pederson.
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Sitio oficial de revisión del MCAS
Contenido
Reestructuración de la Unidad de Cuidado de Animales
- Estructura de informes de supervisión reorganizada y orientación de tareas
- Asignación de tareas por función
- Bloques programados/de tareas
- Encuentros y grupos de juego entre perros
- Programas especializados
- Programa de voluntariado
Actualizaciones de la revisión de rondas
Actualizaciones de enriquecimiento
- Especialista en felinos cambiado a especialista en vías y enriquecimiento
- Se agregó una junta de enriquecimiento para la admisión canina
- Procedimientos modificados para una limpieza y alimentación más eficientes
- Protocolos para gatitos
- Aumento del papel de los voluntarios
- Incorporación de traslados, acogida y voluntariado
- Abrió el edificio a adopciones presenciales
- Actualizaciones del procedimiento de rastreo de identidad
- Actualizaciones del árbol telefónico
General/Gestión/Administración/Instalaciones
- Centro de intranet centralizado para políticas, procedimientos y comunicaciones
- Comunicaciones por radio
- Estructuras de reuniones de liderazgo
- Estudio de dotación de personal
- Sistema de gestión de citas y registro de espera
- Seguridad en el sitio
- Terrenos/plantaciones mejorados
- Modificaciones y cambios de almacenamiento
Índice de recomendaciones de la revisión de la fase 1
- Recomendaciones de auditoría: parcialmente completas o incompletas
- Recomendaciones de Perros Jugando por la Vida (Parciales o Incompletas)
Fondo
Cuando la presidenta Vega Pederson inició la revisión de los Servicios para Animales del Condado de Multnomah, se comprometió a que las mejoras y los cambios no esperaran a la finalización del proceso de revisión. En cambio, los Servicios para Animales seguirían abordando los problemas operativos e implementando mejoras en tiempo real. Este documento se ha preparado para registrar los cambios y las mejoras realizadas desde el 1 de enero de 2023 hasta el 1 de junio de 2023. MCAS seguirá documentando los cambios y actualizándolo trimestralmente o según sea necesario.
Cuidado de animales
Reestructuración de la Unidad de Cuidado de Animales
Estructura de informes de supervisión reorganizada y orientación de tareas
El trabajo ahora se divide en "funciones de atención al público", es decir, funciones de admisión, funciones de adopciones y el equipo de salud animal. El personal ahora reporta a un supervisor de cuidado animal para las funciones de "funciones administrativas", que incluyen la limpieza de las perreras, la alimentación y las actividades de enriquecimiento.
Asignación de tareas por función
El cuidado de animales tiene deberes basados en su “rol” o asignación de equipo dentro del cronograma, por ejemplo, Patrulla Canina, enriquecimiento o apoyo a las mascotas.
Bloques programados/de tareas
Las tareas de Cuidado Animal se basan en la expectativa de una tarea de equipo, a diferencia de las tareas diarias individuales. Cuando se recibe una llamada o solicitud específica de Cuidado Animal, esta ahora se dirige a la función y no al individuo.
Ejemplo: La tarea de "Apoyo a las mascotas" tiene una lista de tareas que se repiten a diario. Una de ellas podría ser ayudar con la recolección y documentación de donaciones. Si se necesita apoyo en esta área, se enviará una llamada a "Apoyo a las mascotas en recepción".
Anteriormente, todas las tareas se detallaban en el cronograma, y si no se asignaba a nadie, la tarea no se completaba con fiabilidad. Además, el personal llamaba a personas específicas que sabían que responderían a la solicitud. El procedimiento actualizado ofrece mayor responsabilidad a los equipos que prestan funciones de soporte.
Encuentros y grupos de juego entre perros
Trabajamos continuamente para mejorar las habilidades del personal y permitir grupos de juego siempre que sea posible. Planeamos expandir este programa para que todos los perros estén lo más cerca posible del grupo de juego, además de trabajar para establecer un horario establecido.
Casi todo el personal de atención a animales de la parte trasera de la casa ahora puede realizar encuentros entre perros.
Programas especializados
Se han agregado empleados temporales al programa de cuidado de animales de apoyo, específicamente apoyo administrativo al coordinador de crianza temporal y al coordinador de voluntarios.
Programa de voluntariado
Estamos explorando soluciones tecnológicas mejoradas para gestionar el programa de voluntariado.
Servicios para Animales llevó a cabo un evento de agradecimiento a los voluntarios el 20 de mayo de 2023.
Actualizaciones de la revisión de rondas
El proceso de revisión de rondas se actualizó para incluir notas claras en cada reunión, lo que facilita la coherencia y la comprensión de los pasos a seguir. Además, la implementación de la función de revisión de rondas en Shelter Buddy ha permitido comprender claramente qué mascotas se revisan cada día. Anteriormente, no se tomaban notas, lo que generaba confusión y malentendidos sobre los pasos a seguir.
Los horarios de revisión de rondas también se cambiaron de la tarde a la mañana, lo que permite completar las tareas el mismo día. Ahora hay un líder y un anotador dedicado, lo que, además de usar la función de revisión de rondas de Shelter Buddy, garantiza que se ingresen las notas y que la información no se pierda ni se olvide.
Actualizaciones de enriquecimiento
Especialista en felinos cambiado a especialista en vías y enriquecimiento
El puesto de Especialista en Cuidado Felino se cambió a Especialista en Caminos y Enriquecimiento para todas las mascotas. El objetivo de este cambio es agilizar el proceso de trabajo y la toma de decisiones sobre el enriquecimiento de las mascotas del refugio y de acogida.
Se agregó una junta de enriquecimiento para la admisión canina
Se ha agregado una pizarra en el área de admisión canina para documentar las actividades de enriquecimiento.
Procedimientos modificados para una limpieza y alimentación más eficientes
Se modificaron los horarios del personal de cuidado de animales para permitir más apoyo durante la mañana para la limpieza.
Según las recomendaciones de Dogs Play For Life (DPFL), la limpieza ahora comienza con las secciones exteriores de las perreras y luego con las interiores. El personal ahora prepara las perreras con comida y artículos de enriquecimiento al regresar al interior. Anteriormente, se alimentaba a los animales y luego se los dejaba afuera durante la limpieza.
Este enfoque tiene múltiples ventajas para ayudar a aliviar el estrés:
- Los perros ya no salen a primera hora de la mañana, cuando todavía está oscuro y frío, sino que salen más tarde, cuando hace un poco más de calor y hay más luz.
- Los perros no se colocan afuera con orina o heces en la sección de perreras al aire libre de la noche anterior.
- La parte interior de la perrera está equipada con enriquecimiento y comida cuando los perros regresan del exterior.
- La alimentación ya no es apresurada y los perros pueden comer a su propio ritmo.
Protocolos para gatitos
El personal se reúne dos veces por semana para revisar los protocolos de admisión de gatos, lo que permite un trabajo más claro, uniforme y ágil. Se actualizó la política de admisión y nos reunimos con cada unidad para asegurar su comprensión.
Aumento del papel de los voluntarios
Se ampliaron los roles de los voluntarios para incluir lo siguiente:
- Dotación de personal del mostrador de información
- Tareas de limpieza de la perrera
Incorporación de traslados, acogida y voluntariado
Se actualizaron los procedimientos para brindar una comunicación más clara sobre las expectativas de estos programas. Si bien este proceso aún está en curso, estamos revisando la información que proporcionamos durante la incorporación a estos programas. Nuestro objetivo es establecer expectativas claras desde el principio para poder responsabilizar a los voluntarios de acogida si no cumplen con dichas expectativas en el futuro.
Salud animal
Oregon Humane se suma como socio del programa de vales para servicios veterinarios
En respuesta a la importante demanda de personal veterinario, MCAS está contratando a proveedores de servicios veterinarios de la comunidad para brindar servicios de esterilización y vacunación a las mascotas adoptadas, según sea necesario. OHS se incorporó como proveedor a principios de 2023, y su capacidad de programación para atender eficientemente a los adoptantes recientes es considerable. MCAS está organizando la prestación de muchos servicios necesarios previos a la adopción mediante el transporte desde y hacia el Hospital Veterinario Comunitario OHS. Los servicios incluirán esterilización y castración previas a la adopción.
MCAS está priorizando el programa de cirugías para centrarse en el control de la población, priorizando a las gatas, perras y conejas. Realizamos cirugías internas para animales que tienen opciones de rescate o traslado una vez esterilizados.
Se solicita a voluntarios y padres adoptivos que participen en una clínica de vacunación para gatitos adoptivos para ayudar a administrar tratamientos a los gatitos bajo nuestro cuidado y aliviar la carga del personal de salud animal.
Para brindar más cobertura veterinaria de jueves a domingo, estamos utilizando y ampliando el grupo de veterinarios de relevo.
Servicios de campo
Actualizaciones de Bite Quarantine
Cambios en la política de cuarentena domiciliaria para que coincida con los requisitos estatales: específicamente, ya no se permitirá la cuarentena domiciliaria si las mordeduras fueron graves, la mascota estaba suelta cuando ocurrió la mordedura, la mascota había sido clasificada previamente como potencialmente peligrosa o no está al día con la vacunación contra la rabia.
Casos de custodia protectora
Se han implementado procedimientos para que la comunicación con el público sea más clara. Esto incluye el desarrollo de una plantilla que utilizan los agentes de campo para comunicar el estado de los casos de custodia protectora y los próximos pasos. Este procedimiento actualizado también mejorará el debido proceso para los dueños de mascotas, así como la claridad en la toma de decisiones relacionadas con la notificación de infracciones.
Servicios al cliente
Abrió el edificio a adopciones presenciales
Los servicios de adopción en persona se reanudaron el 11 de enero de 2023. Durante la pandemia, todas las adopciones se evaluaron mediante un proceso de solicitud en línea y consultas telefónicas.
Actualizaciones del procedimiento de rastreo de identidad
Se implementó una política uniforme que todo el personal debe seguir al utilizar el rastreo de identificación para identificar mascotas con dueños desconocidos, es decir, número de intentos y número de días.
Actualizaciones del árbol telefónico
MCAS está trabajando con el departamento de telecomunicaciones y TI del condado para activar avisos mejorados en nuestro sistema de llamadas para que los clientes puedan tener una mejor experiencia y dirigir las llamadas al personal apropiado de manera más eficiente.
General/Gestión/Administración/Instalaciones
Centro de intranet centralizado para políticas, procedimientos y comunicaciones
Se ha creado una intranet para el personal del MCAS, que centraliza las comunicaciones, las políticas, los procedimientos y los materiales de capacitación. Actualmente se encuentra en proceso de configuración, capacitación e implementación.
Comunicaciones por radio
MCAS adquirió radios nuevos, impartió capacitación y los utiliza constantemente. Actualmente, la gerencia, el personal de línea y los voluntarios utilizan radios para gestionar el flujo de trabajo, la comunicación sobre la necesidad de asistencia y la respuesta ante emergencias.
Estructuras de reuniones de liderazgo
El calendario de reuniones de liderazgo se reajustó a quincenal y se actualizó la estructura para centrarse en actualizaciones generales con reuniones paralelas que se realizan según la información y las necesidades. Esto proporciona una mejor estructura que se centra más en la comunicación inmediata en lugar de esperar a discutir en un momento determinado. Anteriormente, todas las inquietudes y problemas solo se planteaban en el momento acordado en una reunión de liderazgo.
Cálculos de capacidad
El MCAS inició los cálculos de capacidad base para comprender claramente cuándo el MCAS tenía problemas de espacio. El objetivo es ampliar esto a una configuración con cálculos más claros (p. ej.: rojo, amarillo, verde) que ayuden a determinar las medidas que toma el MCAS.
Estudio de dotación de personal
Con base en la capacidad establecida del refugio, evaluamos las tendencias poblacionales diarias promedio del año civil 2022 y utilizamos fórmulas y recomendaciones de la Asociación Nacional de Cuidado y Control Animal (NCCA) y sus socios regionales. El MCAS realizó un estudio de dotación de personal para cumplir con las recomendaciones nacionales de limpieza y alimentación:
Resumen del estudio de dotación de personal
Sistema de gestión de citas y registro de espera
Wait-while es un software especializado de programación que ayuda a MCAS con el apoyo a las adopciones, las citas de voluntarios y otras citas. El software proporciona una lista de espera virtual y gestión de colas. Actualmente se encuentra en proceso de configuración, capacitación e implementación.
Seguridad en el sitio
Se agregó un guardia de seguridad en el lugar por cuestiones de seguridad y para establecer expectativas claras para el manejo de personas de interés.
Terrenos/plantaciones mejorados
Se han realizado mejoras en el sitio físico, que incluyen:
- Grava de guisante en el patio de juegos
- Mantenimiento mejorado del terreno
- Pintura fresca
- Nueva señalización ya instalada o encargada
- Coberturas temporales sobre perreras para perros al aire libre para protegerlas de las inclemencias del tiempo.
- Despliegue las mosquiteras en el frente de las perreras exteriores orientadas al sur para protegerlas del calor y la exposición al sol.
- Estacionamientos rediseñados
- Compra de una nueva carretilla elevadora
- Adquisición de un sistema de altavoces que facilitará el enriquecimiento auditivo de todas las mascotas bajo cuidado. Este sistema estará conectado a un programa informático con diversas opciones, como música y lectura en voz alta. Actualmente está pendiente de instalación.
Modificaciones y cambios de almacenamiento
Se han implementado los siguientes cambios para el almacenamiento:
- Mejoras en la sala de preparación de comidas, pintura, suministros de almacenamiento y un nuevo congelador.
- Adición de cobertizos para un almacenamiento más eficiente
Índice de recomendaciones de la revisión de la fase 1
Recomendaciones de auditoría: parcialmente completas o incompletas
- La nueva base de datos de animales debe incluir campos obligatorios que deben completarse para cada animal.
- La nueva base de datos de animales debería producir informes a los que el público pueda acceder en línea.
- Documentar claramente qué información se divulga sobre un animal en el momento de la adopción o transferencia del animal.
- Evaluar los procedimientos operativos existentes y asegurarse de que los empleados sepan cómo acceder a ellos y utilizarlos.
- Desarrollar e implementar procedimientos operativos estándar para las áreas que carecen de ellos.
- Mantener documentación de toda la capacitación.
- Realizar comprobaciones manuales para garantizar que no haya información contradictoria en los registros de los animales.
- Documente todas las preocupaciones de comportamiento y discútalas con los posibles propietarios antes de la adopción.
- Servicios para Animales necesita aclarar cómo decide si un animal es seguro. Observamos historiales médicos detallados que justificaban por qué se practicaba la eutanasia. Sin embargo, en el caso de los animales con problemas de comportamiento, observamos una falta de registros detallados. No fue fácil determinar los motivos de las decisiones. El registro diario del comportamiento de los animales y la documentación de los motivos de las decisiones contribuirían a la transparencia y la coherencia.
- Brindar capacitación continua a empleados y voluntarios sobre temas de seguridad en el lugar de trabajo, desde el manejo de conversaciones difíciles hasta situaciones de violencia en el lugar de trabajo.
- Brindar a los empleados del refugio, particularmente a los empleados de administración, capacitación sobre las reglas de personal del condado, que requieren que el lugar de trabajo sea respetuoso, profesional, seguro, acepte las diferencias culturales y esté libre de comportamiento inapropiado o abusivo.
- Establecer viviendas de contingencia para garantizar que el refugio pueda aceptar todos los animales traídos por los residentes del condado y los oficiales de control de animales de los servicios de campo.
- Remediar los problemas de salud y seguridad que Gestión de Riesgos identificó en su informe de Visita de Seguridad al Sitio lo antes posible.
- Implementar un programa de capacitación formal para el personal nuevo, así como capacitación continua.
- Mantener la documentación de todo el enriquecimiento proporcionado y realizar un seguimiento de esta información para garantizar que todos los animales reciban enriquecimiento de manera constante.
- Estudiar exhaustivamente las necesidades totales de personal y defender ante la Junta de Comisionados del Condado el aumento de personal según sea necesario para ayudar a proteger la salud de los animales bajo el cuidado del refugio , incluyendo:
- Instituir un programa de rondas diarias que incluya, como mínimo
- Un equipo de rondas que involucra a personas de diferentes unidades de refugio
- toma de decisiones diaria que sea claro y específico
- Documentación de las observaciones, decisiones y acciones de las rondas.
- Los documentos de planificación deben incluir una misión del proyecto clara y específica que se ajuste a los objetivos estratégicos más amplios, personal suficiente y apropiado, capacitación del personal, objetivos realistas y mensurables y un análisis de costos y beneficios.
- Asegúrese de que todos los animales sacrificados queden registrados tanto en los registros de medicamentos como en la base de datos de registros de animales.
- Proporcionar un programa de enriquecimiento integral a todos los gatos y perros en cada sección del refugio para garantizar que cada animal reciba contacto social diario, estimulación mental y actividad física.
Recomendaciones de Perros Jugando por la Vida (Parciales o Incompletas)
- Implementar tableros de paseo para realizar un seguimiento del enriquecimiento diario de todos los perros, enumerando los perros elegibles por ubicación y registrando cada salida.
- Fotografíe el tablero diariamente y archívelo electrónicamente para referencia futura.
- Priorizar el tiempo para que los técnicos de cuidado de animales (ACT) y los asistentes de cuidado de animales (ACA) participen en actividades de enriquecimiento con los animales a través de cambios de horario; los especialistas en cuidado canino (CCS) asesoren al personal apropiado; la gerencia mantenga el enfoque del personal.
- Reasignar el puesto de Especialista en Cuidado Canino (CCS) del 25% a evaluaciones de comportamiento, el 25% a actividades de enriquecimiento, el 25% a la supervisión del flujo de animales en el refugio y el 20% a la entrada de datos y la elaboración de informes al 80%-95% de su tiempo, garantizando el enriquecimiento de cada perro en las instalaciones, principalmente transfiriendo estas otras responsabilidades al personal voluntario o administrativo. También se utilizarán ACT, ACA y voluntarios para el enriquecimiento mediante el seguimiento con el CCS.
- Crear un puesto de coordinador de enriquecimiento canino para trabajar bajo el nuevo puesto de CCS para mantener emocional y conductualmente los grupos de juego diarios y otras oportunidades fuera de la perrera.
- CCS realiza un recorrido diario para garantizar que todos los perros elegibles que puedan pasearse lo hagan (y asigna esta responsabilidad a otro miembro del personal cuando CCS no está presente).
- Crea una lista de tareas diarias para garantizar que cada perro tenga cubiertas sus necesidades diariamente.
- Primero limpie el exterior y la parte trasera de las perreras (evite que los caninos vivan en su área de eliminación); asegúrese de que los desechos se eliminen con frecuencia durante el día.
- Pasar de una evaluación conductual estandarizada a un “sistema de puntos de control”
- Crear una política que impida a todos los cuidadores (personal y voluntarios) sacar a los perros del frente de las perreras.
- Continuar desarrollando una política que permita el acceso de voluntarios mentores a las perreras de admisión para apoyar el modelo Cada Perro, Cada Día (EDED) y promover la defensa y el entusiasmo de la comunidad.
- Exigir que los voluntarios y el personal utilicen el equipo de entrenamiento/caminata designado para cada perro.
- Considere programar bloques durante el día para el manejo y la participación de los perros para cerrar todas las guillotinas y brindar enriquecimientos en las perreras, mejorar la seguridad de los manejadores al permitir que los perros sean manejados en perreras menos estimulantes, reducir el estrés de los perros separándolos de los perros reactivos y facilitar que los candados estén fuera de las puertas de los pasillos en los horarios designados.
- Proporcionar capacitación para mejorar los grupos de juego.
- Prepare letreros plastificados de alerta/precaución para colgar en las jaulas (delantera y trasera) con la fecha del incidente y las iniciales de los informes, y actualícelos durante la inspección diaria del CCS. Registre los detalles del incidente en las hojas de monitoreo actuales.
- Proporcionar equipos de seguridad críticos para el manejo de perros rebeldes, como guantes de Kevlar y mosquetones.
- Realice un seguimiento de las interacciones con los perros para capturar conocimientos críticos sobre el manejo y la seguridad, pero evite el monitoreo innecesario o repetitivo que puede consumir mucho tiempo de manera improductiva.
- Hacer cumplir que las ACO proporcionen documentación de manejo de campo.
- Implementar el programa de enriquecimiento "Todos los perros, todos los días" (EDID) de DPFL
- Encuentre alternativas creativas para alojar perros durante más de 90 días.
- Reformule la perspectiva para hacer hincapié en que “¡Todos los perros, todos los días!” es algo que se puede lograr y es obligatorio.
- Separe a los perros más grandes en los informes estadísticos para tener una idea más clara de dónde el refugio puede concentrar sus esfuerzos para mejorar los servicios, ya que los perros más grandes son reconocidos como una “población en riesgo” comparativa a nivel nacional.
- Agregue una cobertura sustancial a todos los patios de juego.
- Considere agregar barreras visuales en la parte trasera de las perreras.
- Agregue una fuente de luz natural al edificio de seguridad para perros confinados en viviendas de larga duración.
- Dar especial énfasis al enriquecimiento de los perros en el edificio de admisión y todos los perros verdes y naranjas que actualmente no tienen ningún voluntario elegible para manejar.
- Crear incentivos para que el personal y los voluntarios realicen sesiones diarias de "clic para silencio" para enseñar y promover un comportamiento tranquilo en la perrera, reducir la reactividad de las barreras hacia las personas y crear una asociación positiva con los extraños.
- Implementar el programa “Dale un hueso a un perro” para perros en seguridad para brindar enriquecimiento sin contacto
- Considere iniciar un programa de “lectura para perros” con niños por la tarde para ayudar a promover un comportamiento tranquilo y silencioso en la parte delantera de las perreras mientras los perros salen de forma segura de la parte trasera para pasear y jugar.
- Crear un protocolo y señalización de “entrega” para perros más desafiantes (de guía a guía)
- Mantenga registros de enriquecimiento consistentes; considere registrar únicamente los incidentes significativos (tanto positivos como preocupantes) para identificar más fácilmente la progresión o la regresión. Asuma que todos los animales se encuentran bien, a menos que se indique lo contrario.
- Identificar claramente qué comportamientos necesitan fortalecerse para ayudar a estabilizar emocionalmente a un perro y/o hacerlo más atractivo para los adoptantes.
- Identificar claramente qué comportamientos deben disminuirse y/o extinguirse por seguridad.
- Redirigir los comportamientos auto-recompensados que deben reducirse
- Utilice Gentle Leaders; introdúzcalos durante las sesiones de juego si el perro no está acostumbrado a ellos; cree señalización que indique que los perros están aprendiendo a usarlos.
- Considere utilizar “entrenamiento con clicker” o algo similar para perros rebeldes; asegúrese de que reciban enriquecimiento.
- Abstenerse de depender de las relaciones para progresar en los comportamientos (guárdelo para cuando regresen a casa).
