Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Diario de Recibos de Efectivo de Clientes de Public Guardian (ADS2-004) : Documenta los cheques o efectivo recibidos por o en nombre de los clientes diariamente. El diario indica el nombre del cliente, el importe y la descripción del dinero recibido. Incluye un diario de base de datos (desde 1996) e impresiones en papel.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Registros de Seguro Médico de Clientes de Public Guardian (ADS2-003) : Documenta la cobertura de seguro médico de los clientes y la tramitación de reclamaciones. Incluye facturas pendientes de pago, formularios de explicación de beneficios, formularios de certificación, correspondencia de reclamaciones, estados de cuenta y facturas.
Retención: Conservar durante 6 years after la última acción. (45 CFR 164.530(j))
Registros de Clientes del Tutor Público (ADS2-001(a) y ADS2-001(b)) : Documenta los servicios prestados por el Tutor Público en nombre de los clientes, así como su historial financiero, médico, social y legal durante el período de tutela (administración de personas) o curatela (administración de bienes). Incluye datos de gestión de clientes y casos, como planes, presupuesto e información sobre activos, e información sobre emergencias médicas; documentos legales, como órdenes judiciales, cuentas anuales, declaraciones de impuestos, inventarios de activos y pólizas de seguro de vida; datos financieros sobre fuentes de ingresos; historiales médicos y psicológicos; y correspondencia e informes de situación relacionados. También incluye un registro completo de la base de datos que incluye datos demográficos del cliente, información del caso, documentos y notas asociados, e información de seguimiento. Los casos pueden incluir registros tanto en papel como electrónicos.
Retención: ADS2-001(a) Información básica del cliente y del caso de PGTrack: conservar durante 20 years after la última acción del cliente; ADS2-001(b) Otra información: conservar durante 7 years after la última acción. (2014-0005/004)
Registros de Referencia de Clientes del Tutor Público (ADS2-002) : Documenta a los clientes referidos al Tutor Público y no aceptados. Permiten registrar el deterioro del bienestar de un cliente potencial y podrían utilizarse en demandas penales o civiles contra el condado. También pueden convertirse en un archivo de cliente activo. Incluye formularios de referencia y notas que documentan el resultado de la referencia.
Retención: Conservar 7 años. (2014-0005/005)