Justicia Comunitaria: Servicios Juveniles: Servicios de Datos
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Expedientes de Monitoreo Comunitario (JSD3-001): Documentan el monitoreo del departamento de menores que requieren supervisión estrecha hasta su audiencia o juicio. Los registros incluyen hojas de ingreso, correspondencia, informes de progreso, orden de detención preliminar, calendario de llamadas del menor, informes de monitoreo, expediente de advertencia e informe final.
Retención: Conservar hasta que el menor cumpla 30 años. (2007-0008/005)
Expedientes de Servicio Comunitario (JSD5-001): Documentan la participación del cliente en los programas de Reembolso del Proyecto y Servicio Comunitario. Los registros incluyen referencias al programa, registro de deudas/ganancias, informes de progreso, descripción del servicio comunitario o trabajo realizado, notas del caso y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar hasta que el cliente cumpla 18 años. (2007-0008/013)
Informe de Antigüedad de Casos del Fiscal de Distrito (JSD7-002): Documenta los casos que han estado abiertos en la Fiscalía durante 30 días o más. El informe se genera mediante el sistema de información TJIS e incluye el nombre del menor, el número de caso, la fecha de asignación y el fiscal asignado.
Retención: Conservar 1 año. (2007-0008/016)
Registros del Departamento de Menores (JSD4-001(a) y JSD4-001(b) y JSD4-001(c)) : Documenta todas las interacciones entre la División de Servicios para Menores y sus clientes y familias. Estos archivos de casos incluyen una variedad de registros y proporcionan documentación completa para varios programas. Gran parte de la información también se resume en el sistema de información en línea de la división. Los registros pueden incluir, pero no se limitan a: Planes de acción, Evaluaciones, Planes de libertad condicional/caso, Plan de seguridad, Registro de SO, Informes de incidentes, Autorización/Divulgación de información, cartas generadas por el consejero del tribunal de menores, referencias internas/externas, informes de tratamiento de alcohol y drogas, resultados de UA, informes de escuelas públicas/privadas, evaluaciones, es decir, salud mental, informes psicológicos, notas de progreso de los programas de tratamiento, resúmenes de alta, cartas a las víctimas, solicitud de la víctima de derechos y participación de la víctima, declaración de impacto en la víctima, solicitud de la víctima de restitución, recibos de pagos, carta de disculpa a la víctima, correspondencia relacionada y documentación de respaldo.
Retención: JSD4-001(a) YOB 1976 o anterior: conservar hasta que el cliente más joven en el expediente del caso cumpla 26 años; JSD4-001(b) YOB 1977 or later : conservar hasta que el cliente más joven en el expediente del caso cumpla 30 años; JSD4-001(c) Expedientes de casos de delincuentes sexuales: conservar hasta que el cliente cumpla 50 años. (2007-0008/010)
Registros de Certificación LEDS (JSD4-004) : Documenta la certificación de los empleados de la división para usar el sistema LEDS. Los registros incluyen documentación de capacitación, el Libro de Trabajo LEDS, exámenes y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 6 years after la baja del empleado. (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Validación de Transacciones LEDS/NCIC (JSD4-003(a) y JSD4-003(b)) : Esta serie documenta la auditoría y validación de las transacciones LEDS y NCIC relacionadas con menores. Los registros incluyen investigaciones de antecedentes, auditorías NCIC, documentación de validación y registros relacionados.
Conservación: JSD4-003(a) Investigaciones de antecedentes: conservar durante 30 días; JSD4-003(b) Otros registros: conservar durante 5 años. (2007-0008/012)
Registro de Delincuentes Sexuales (JSD4-002) : Documenta el registro de delincuentes sexuales según lo exige el ORS 181.595. Los registros incluyen una copia del registro enviada a la Policía Estatal y una copia impresa de la entrada de datos del LEDS. La información incluye el nombre del delincuente, el número de registro, el cargo e información relacionada.
Retención: Conservar 10 años. (2007-0008/011)